Система для ведения финансового учета: критерии выбора

Интеграции с внешними сервисами. Перед выбором системы управленческого учета убедитесь, что она подключается к нужным вам программам. Например, системам аналитики, CRM, 1C, системам управления предприятием и другому бизнес-софту. Интеграции избавляют от ручного ввода данных, сокращают количество ошибок и делают учет более точным.

💡Многие сервисы предоставляют открытый API, с помощью которого вы сможете создавать дополнительные интеграции с внутренними системами компании — например, автоматизировать передачу данных из CRM или программы складского учета прямо в сервис. Для настройки может понадобиться помощь программиста.

Функционал. У каждой компании своя специфика ведения финучета, и система должна соответствовать требованиям бизнеса. Перед выбором сервиса убедитесь, что в нем есть нужные функции. Например, строительным компаниям и маркетинговым агентствам важно вести учет по каждому проекту, а продавцам маркетплейсов — видеть актуальный остаток «живых» денег, чтобы планировать закупку.

Техническая поддержка. При внедрении сервиса финучета могут возникнуть вопросы: как собрать нужный отчет, как настроить интеграции и так далее. Хорошая техподдержка помогает получить ответы на любые вопросы и быстро освоиться в системе.

Один из способов узнать, как работает техподдержка — отправить запрос и посмотреть, что вам ответят. Если вместо ответа присылают только ссылку на статью в базе знаний — это не лучший знак.

База знаний. Разобраться в системе без постоянного обращения в техподдержку поможет база знаний. Она должна отвечать на основные вопросы пользователя: как добавить сотрудника, как настроить интеграцию с банком, как сформировать отчет и так далее.

В идеале база знаний состоит не только из статей: в ней должны быть инструкции, обучающие видео, чек-листы — так вы сможете выбрать удобный для себя формат.

Интерфейс. Если вы не финансист, и учет вели в блокноте или в таблицах, обратите внимание на интерфейс: он должен быть удобен в работе и визуально приятен. Оцените рабочий экран: представлены ли на нем необходимые инструменты, насколько удобно в них ориентироваться, можно ли настроить под себя. Хороший интерфейс не перегружен лишними элементами и помогает сосредоточиться на главном — цифрах и показателях.

💡Полезно, если в системе есть встроенные подсказки, например, как создавать отчеты или настраивать интеграции с банком. Это упрощает работу и помогает быстрее разобраться с сервисом, особенно начинающим предпринимателям.

Большинство сервисов предлагают бесплатный тест-драйв, который может длиться от нескольких дней до двух недель. Этого достаточно, чтобы разобраться, удобно ли вам работать в программе. Зарегистрируйтесь в разных сервисах и выберите тот, который закрывает потребности вашей компании и подходит по цене.

Если сервис предлагает такую возможность, запишитесь на онлайн-презентацию — на встрече специалисты расскажут о возможностях системы, с чего начать работу и как адаптировать ее под задачи бизнеса. Записаться на демо вы можете на сайте нужного вам сервиса.

Если вы прямо сейчас находитесь в поиске сервиса, предлагаем рассмотреть Adesk — он создан специально для предпринимателей, содержит все необходимые инструменты и помогает автоматизировать рутину. Ниже рассмотрим главные преимущества сервиса, чтобы вам было проще составить о нем представление.

Сервис подходит новичкам и предпринимателям с опытом ведения финучета

У Adesk понятный интерфейс, который освоит любой, кто умеет работать с офисными программами. Есть база знаний с обучающими видео и статьями, которые помогут разобраться с любой задачей: как составлять отчеты, вести учет остатков на складе, настраивать внешние интеграции и многое другое.

Зарегистрироваться в сервисе, загрузить выписки и построить первые отчеты можно за пару часов, а дополнительные функции освоить по ходу работы — визуальные подсказки помогут сориентироваться и произвести базовые настройки. Если возникнут вопросы, можно заглянуть в базу знаний или написать в службу поддержки.

Автоматизация вместо ручного ввода данных

Деньги в бизнесе постоянно движутся: клиенты прислали платеж, нужно заплатить за аренду, закупить сырье и выдать зарплаты. Все операции нужно разносить по статьям, и каждый раз делать это вручную долго и утомительно. На этот случай в Adesk есть правила автоматизации, которые позволяют распределять операции по статьям без вашего участия.

Работает это так: вы знаете, что каждый месяц 20 числа нужно выдать зарплату сотрудникам. Чтобы не распределять эту операцию вручную, достаточно один раз настроить правило: если в назначении платежа есть слово «заработная плата», то отнести его к статье расходов «Фонд оплаты труда». Создать правила можно за несколько кликов, и уметь программировать для этого не нужно.

Автоматизация экономит время и снижает риск ошибок — вам не нужно распределять повторяющиеся операции, а значит, останется больше времени на аналитику и принятие решений.

💡Автоматизировать можно разные действия: перевести часть суммы в фонд, разбить операцию на несколько частей, начислить на следующие месяцы, учесть в обязательствах и так далее. Чтобы применить правило к уже существующим операциям, достаточно поставить соответствующую отметку.
После создания правила сервис автоматически разнесет операции по статьям и проектам

У компании могут быть нетипичные или разовые операции, например, оплата представительских расходов или получение выплаты по суду. Их можно распределять вручную с помощью мастера распределения операций с ИИ: он анализирует похожие транзакции и предлагает подходящую статью для каждой операции.

Adesk интегрирован с банками, сервисами и гугл-таблицами

Adesk можно связать с расчетным счетом в банке, системами управления предприятием, CRM, эквайрингом, Roistat и другими сервисами. Программист для этого не нужен — все можно настроить самостоятельно за пару минут.

Бизнесу приходится работать с множеством разных сервисов, и сделать готовую интеграцию с каждым из них невозможно. На этот случай мы подключили Adesk к Albato — платформе, через которую вы сможете связать сервис с 800+ разными программами.

Если в списке интеграций нет нужной вам, используйте открытый и хорошо задокументированный API: ваши разработчики смогут связать Adesk с нужным сервисом.

Для тех, кто продолжает работать в Google Таблицах — например, вести учет рабочего времени сотрудников или рассчитывать себестоимость товара — в Adesk есть интеграция с Google Sheets. Вам не придется тратить время на сведение данных из десятков таблиц и делать выгрузку из разных сервисов, чтобы посчитать прибыль. После подключения интеграции данные из таблиц «подтянутся» автоматически — это избавляет от необходимости переносить данные вручную и снижает риск ошибок.

Техподдержка всегда на связи

Команда службы заботы Adesk поможет быстро освоиться в сервисе: подскажет, с чего начать, как провести первичные настройки, создать статьи расходов, настроить отчеты и другие инструменты. А если нужно — проведут презентацию продукта и покажут, как получить от Adesk максимум пользы.

Согласование платежей, чтобы расходы были прозрачными

Сотрудники присылают счета, как им удобно: одни скидывают фото в мессенджер, другие отправляют скан на почту, третьи приносят бумажный оригинал. Потом начинаются вопросы: согласован ли платеж, когда поступит оплата. Бухгалтеру приходится маневрировать между почтой, чатами и параллельно звонить руководителю, чтобы понять — проводить платеж или нет.

Для решения этой проблемы в Adesk есть функция согласования платежей. Вы можете настроить цепочку согласования — список лиц, которые должны одобрить заявку, прежде чем она попадет к бухгалтеру, и он проведет оплату. Согласующих может быть несколько, например, руководитель отдела и генеральный директор.

Например, маркетолог составляет заявку на пополнение рекламного бюджета. Сначала ее должен одобрить руководитель отдела и собственник бизнеса и только потом счет оплатит бухгалтер. Цепочка согласования может быть общая для всех отделов компании или у каждого своя.

После создания заявки можно проверить, не выходит ли трата за рамки бюджета на текущий месяц. Это помогает принимать взвешенные управленческие решения: если денег на счетах достаточно — оплатить сейчас, если есть риск кассового разрыва — отложить на потом или договориться об отсрочке платежа.

Telegram-бот, чтобы следить за финансами вне офиса

Не нужно все время сидеть за ноутбуком, чтобы контролировать денежные потоки. Подключите Telegram-бот и сможете вносить финансовые операции, отслеживать движение денег и согласовывать платежи прямо со смартфона — это удобно, когда вы в пути или нет доступа к компьютеру.

Чтобы видеть финансовую ситуацию в реальном времени, можно подключить Telegram-бот сотрудникам компании: они смогут самостоятельно вносить расходы и поступления, и операции будут присваиваться нужным статьям.

Также через бота можно получать выгрузку о финансовых результатах компании за неделю. А если у вас запланированы платежи, бот напомнит о них прямо в мессенджере

В Adesk есть полезные инструменты для бизнеса

Команда разработки постоянно развивает продукт и добавляет новый функционал, который помогает следить за финансами и зарабатывать больше. Например:

Smart Deposit — помогает приумножить нераспределенную прибыль, то есть свободные деньги, которые лежат на счетах компании. Он проанализирует плановые платежи и определит, какую сумму и под какой процент вы можете положить на банковский депозит.

Startup Pack — инструмент для стартапов, которые ищут финансирование или уже работают с инвесторами. Чтобы сохранить интерес к своему проекту и повысить шансы привлечь капитал, нужно регулярно напоминать инвесторам о своих успехах. Startup Pack облегчает эту задачу: расширение формирует финансовые отчеты, рассылает их по списку инвесторов и показывает, кто из них прочел документ. Это помогает понять, кто проявляет наибольший интерес к проекту.

Образец готового отчета для инвестора в формате PDF

В Adesk есть и другие инструменты, которые помогут эффективнее управлять финансами.

ДДС. Отчет о движении денег показывает, сколько денег пришло в компанию, на что их потратили и сколько осталось на счетах и в кассе.

ОПиУ. Отчет о прибылях и убытках демонстрирует реальную прибыль компании, какие направления зарабатывают больше всего и сколько денег можно вывести без вреда для бизнеса.

Платежный календарь позволяет заранее планировать поступления и траты, чтобы избежать ситуации, когда надо платить по счетам, а денег на счетах нет.

Если хотите попробовать эти и другие инструменты или навести порядок в финансах и начать вести системный учет, попробуйте Adesk: для новых пользователей доступна бесплатная пробная версия на 14 дней. Или записывайтесь на демо: персональный менеджер расскажет о возможностях сервиса, с чего начать работу и как адаптировать Adesk под задачи вашего бизнеса