В 2019 Анастас открыл стоматологическую клинику в Санкт-Петербурге «Два дантиста» За это время он прошел путь от непонимания до стройной системы, которая позволяет ему зарабатывать. Даже сейчас, когда экономику в стране стабильной не назовешь.   

Особенности финансового учета в клинике

Мы уже неоднократно упоминали, что любой бизнес имеет свою специфику, которую нужно учитывать в том числе при выстраивании финансового учета. 

В стоматологических клиниках особенности такие:

  • Сложность учета расходов. С доходами всё понятно — поступления есть только от реализации услуг, а вот с расходами бывает сложно. Контрагентов много, расходы мелкие (из серии 0,01 г средства на одну процедуру), общая картинка по издержкам смазанная – по отдельности они кажутся не стоящими внимания, а в сумме могут ощутимо ударить по бюджету компании. 
  • Смещение графика поступлений. В стоматологиях остро стоит проблема начислений, потому что поступление денег не всегда совпадает с фактическим оказанием услуги, что влияет на результаты отчета ОПиУ. 
  • Частые дебиторские задолженности. В клиниках, которые оказывают долгосрочные услуги, например, установку брекетов или, скажем, протезирование, возникает дебиторская задолженность, которую надо отслеживать. 
  • Риск кассовых разрывов. Как и многие другие бизнесы, медицинские клиники подвержены кассовым разрывам – когда не хватает финансов, чтобы покрыть нужды стоматологии: выплатить зарплаты, закупить материалы, отремонтировать оборудование. 

Выстраивать управленческий учет в стоматологии нужно с учетом этих нюансов, иначе возрастает риск пополнить удручающую статистику по закрытию бизнесов — по данным Forbes в 2022 году закрылось на 14% больше компаний, чем открылось. 

Как понять, что пора внедрять финансовый учет

Тут сразу нужно сказать, что учет финансов — первое, что должен начать делать собственник клиники после открытия. А может еще до официального запуска компании. Но сразу вкладываться в настройку сложного ПО вовсе не обязательно. 

На первом этапе, когда вы только вникаете в финансовый учет, можно обойтись таблицами. Во-первых, это бесплатно, во-вторых, такой формат позволит вам вникнуть в тонкости и понять, как и зачем считаются разные показатели. 

Я бы сказал, что вести учет где-то в блокнотике или простой табличке можно, пока в стоматологии один-два кабинета. Клиентов и сотрудников в этом случае мало, поэтому заполнять таблицу не составляет труда. 
Анастас Кубус

Мы рекомендуем начать с отчета о движении денежных средств — это один из базовых отчетов собственника бизнеса, который помогает отслеживать потоки, вовремя замечать аномалии по расходам и видеть актуальные остатки на всех счетах, картах, кошельках. Дальше можно подключать ОПиУ, а также более специфические отчеты, связанные непосредственно с медициной. 

Когда растут объемы, кабинетов становится не один, а два-три, требуется программа, причем не только для финансов, но и для остальных процессов. Это, во-первых, сэкономит время, во-вторых, позволит избежать каких-то ошибок вроде «забыли внести закупку материалов» или «неправильно посчитали чистую прибыль».
Анастас Кубус 

Важно не упустить этот момент перехода — чем больше вы зарываетесь в таблицы, тем сложнее потом будет перенести данные. Если понимаете, что таблицы стали отнимать много времени, значит, пора!

Что отслеживать обязательно, если владеешь стоматологической клиникой 

  • Структуру расходов. Мы уже упоминали, что именно в расходах часто кроется основная проблема — некоторые издержки настолько мелкие, что кажутся незначительными. Но в учете финансов не бывает мелочей, поэтому под наблюдением должна быть каждая копейка. Составьте грамотную структуру расходов из статей и групп. Первичный анализ расходов проводите на уровне групп, а если заметили аномалии — «провалитесь» на уровень статей и посмотрите, какие из них показали рост. Так вы сможете не просто видеть изменения, но и понимать, куда воздействовать, чтобы не снижалась чистая прибыль клиники и деньги расходовались разумно. 
  • Рентабельность бизнеса. Чистая прибыль — это круто, но она не отражает эффективность компании. Для этого есть рентабельность – она показывает, имеет ли вообще смысл содержать клинику или выгоднее инвестировать деньги в открытие ресторана и часть положить в банк под проценты.
В нашей нише норма рентабельности держится на уровне 20%. Если расчеты показывают, что она ниже — это повод задуматься, всё ли вы делаете правильно. 
Анастас Кубус
  • Планы на будущее.Планируйте всё, что можете — визиты, расходы, чистую прибыль, открытие дополнительных кабинетов. Чтобы это не отнимало вагон времени, постарайтесь по максимуму автоматизировать процессы. Планирование — ваш иммунитет от кассовых разрывов и ошибок (например, несвоевременного масштабирования). 
  • Маркетинговые показатели. Отслеживать эффективность продвижения важно вообще в любом бизнесе и стоматология не исключение. Мало круто ставить брекеты или лечить кариес с гарантией на пломбу 10 лет — нужно еще и людям об этом рассказать.
Стоматологические клиники чаще всего открывают врачи, которые раньше работали в найме. Там был постоянный поток клиентов и казалось, что при открытии собственной стоматологии проблем с пациентами не будет. Но скоро выясняется, что мало быть классным специалистом — нужно еще и правильно продвигаться. Вкладывайтесь в маркетинг, мониторьте показатели и не ждите, что клиенты придут сами — даже сарафанное радио изначально надо подтолкнуть. 
Анастас Кубус

Кому доверить финучет в стоматологии

На начальных этапах многие предприниматели ведут учет финансов сами — это логичный шаг, который поможет вам погрузиться в тонкости, понять, какие показатели важнее всего отслеживать и в целом разобраться, чего в перспективе требовать от сотрудника, которому вы делегируете эту работу.

А дальше — выбор за вами.

  • Старший администратор. Вариант подойдет для небольших клиник, где работает 30-40 человек. Администратор видит все движения денег, может их отслеживать и оперативно вносить в какие-то отчеты или специальный сервис. 
  • Бухгалтер. Позже можно передать работу бухгалтеру. Если вы автоматизировали работу и перенесли учет в специальный сервис, это будет отнимать не так много времени — большую часть каких-то рутинных действий можно автоматизировать. 
  • Финансовый директор. Это решение для клиник со штатом и оборотом побольше, 80-100 человек. Финансовый директор поможет не просто вести учет, но и принимать какие-то решения, сняв с вас, как с собственника, задачу глубокой аналитики данных. 

Ошибки владельцев клиники: где теряются ваши деньги

Кризис, санкции, рост цен – это все очень важно, конечно, но часто владельцы стоматологий теряют деньги вовсе не из-за внешних факторов, а из-за собственных ошибок. 

Анастас выделил 5 основных – они касаются и учета, и каких-то более общих вещей. 

  • Неправильная работа с налогами. Чаще всего предприниматели начинают с упрощенки. Тут важно две вещи: первая — если вы выбираете объект доходы минус расходы, важно учитывать все-все траты, чтобы потом их подтвердить. Вторая — не забывайте, что УСН не резиновая и не пропустите момент, когда преодолеете порог по обороту. В какой-то момент компании становится дешевле перейти на ОСН, чем платить доначисления. 
  • Бесконтрольный вывод дивидендов. Это вообще проблема многих предпринимателей в начале пути. Некоторые просто выводят нужную сумму, другие – считают рентабельность и получившийся процент выводят в качестве дивидендов, не думая о завтрашнем дне. А ведь завтра может потребоваться ремонт кресла или нужно будет делать закупку материалов. И тогда: здравствуй, кассовый разрыв!
  • Некорректный расчет и учет запасов. В стоматологии высчитывать расходы на одну услугу очень тяжело, поэтому кто-то вообще не заморачивается и не считает — ну что эти 0,05 г? В итоге в расчетах возникают несостыковки, рентабельность искусственно снижается, а собственники клиник хватаются за голову и не понимают, как исправить ситуацию. Решение – в деталях!
  • Выдача зарплаты в виде процента от выручки. Врачи в клиниках часто работают за процент от оборота, но такой подход может обернуться неприятностями для собственника. Особенно сейчас, когда валюта нестабильна и постоянно меняется доля расходов в выручке. Планировать финансовые результаты, в том числе чистую прибыль, становится сложно и она (чистая прибыль) в зависимости от экономической ситуации может круто меняться. И часто не в лучшую сторону. 
  • Отсутствие планирования. Планирование первичных и повторных визитов, выручки, чистой прибыли, расходов – всем этим собственники клиник часто пренебрегают, особенно на старте. Но именно планирование помогает избегать неприятностей и быстрее растить компанию. 
И отдельно хочу сказать про вложения. Никогда не вкладывайте в то, что не приносит денег. Нет никакого смысла выкладывать стены мраморной плиткой, если её никто не увидит. Клиентам важнее, чтобы внутри было чисто, чтобы врач был опрятным и хорошо делал свою работу. А мраморные стены — это прикольно только в первый раз. За ними в вашу клинику точно никто не вернется, а за качественными услугами и грамотными специалистами – вернутся, поэтому лучше вложить средства в дополнительное кресло и классного врача. 
Анастас Кубус

Бонус: какие программы пригодятся собственнику клиники

Медицинская сфера имеет кучу нюансов, поэтому список необходимых программ тут нестандартный — отличается, скажем, от маркетингового агентства или строительной компании. 

Мы спросили Анастаса, какие сервисы он считает обязательными и почему. Получился вот такой список:

  • Специализированное ПО. Это программы и сервисы, которые учитывают специфику бизнеса в области медицины. Они помогают вести всю медицинскую часть – начиная от карт пациентов заканчивая оценкой эффективности работы отдельных врачей. 
Мы в «Два дантиста» используем IDENT — специализированный софт для стоматологических клиник. Тут мы ведем весь управленческий учет, связанный с пациентами, товарами. Также следим там за некоторыми финансовыми показателями — себестоимостью, дебиторскими задолженностями. 
  • Сервис финансового учета. Профильный софт для медицинских организаций не закрывает потребность собственника в финансовом учете. Зачастую там проблематично построить отчеты, предугадать кассовый разрыв или оценить динамику роста расходов. По этой причине в дополнение к специализированному сервису Анастас рекомендует добавить сервис финучета. 
Я уже больше года использую Adesk — он закрывает мою потребность в финансовом управлении. Конечно, можно исхитриться и синхронизировать IDENT с 1С, чтобы что-то там смотреть, но это сложно, дорого и неудобно. В Adesk есть все нужные отчеты, удобный дашборд, много фильтров — смотреть на финансы клиники я и мой партнер можем в разных плоскостях и принимать решения на основе цифр. 
  • Сервис управления задачами. Есть мнение, что в клинике управлять задачами не надо — сотрудники находятся в соседних кабинетах, а из задач у них — оказывать услуги клиентам. На самом деле сервисы управления задачами помогают наладить дисциплину, скоординировать работу всех сотрудников, а руководителю – отследить, на каком этапе находятся разные поручения.
Мы используем сервис Asana, хотя я знаю, что есть другие похожие программы. Сервис управления задачами помогает всем членам команды чувствовать друг друга, понимать, кто и чем занимается, куда идет компания и какие у нас планы. Очень крутой и важный инструмент.
  • Сервис для работы с клиентами — CRM. Управление взаимоотношениями с клиентами — это не только про обзвоны и проведение пациента через воронку продаж, это еще и классный сервис аналитики и планирования. Вы можете поднять исторические данные и посмотреть динамику, чтобы на ее основе поставить адекватные планы. 
В клинике для управления базой пациентов мы используем amoCRM. Сервис полезен и для взаимодействия с пациентами, и для аналитики, и для планирования. Например, на основе данных из amo мы можем прикинуть количество повторных визитов или вовремя напомнить клиенту о приближающейся процедуре.
  • Сервис для работы с задачами и бизнес-процессами. Управлять процессами внутри компании проще, когда они выстроены в наглядную структуру. Для таких задач хорошо подходят интеллект-карты или диаграммы — именно для них и нужны сервисы визуального планирования, вроде Miro или Аспро.Agile. 
Остались вопросы? Переходите в наш телеграм-канал, подписывайтесь и оставляйте вопрос в комментариях под любым постом — мы поможем разобраться.