Чтобы избежать путаницы, сначала введем основные определения, которых мы будем придерживаться в статье. 

Планирование — это оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей. Здесь всегда две составляющие: ресурсы и цели, которые достигаются с помощью ресурсов. 

Деньги в контексте планирования— это поступления от клиентов (приходы от клиентов, получение кредитов)  и выплаты (платежи контрагентам). Деньги ≠ прибыль.

Прибыль — часть выручки, которая остается у компании после выплаты всех обязательных расходов по завершении отчетного периода.

Нравится смотреть, а не читать? Всё об организации планирования рассказали в видео:

Планируем денежный поток 

Денежный поток — это совокупность движений поступлений и расходов компании. При его планировании необходимо учитывать две составляющие: входящие и исходящие платежи. 

Начнем с входящих.

Для грамотного анализа перед планированием советуем ответить ряд вопросов: 

  • Напоминаем ли мы клиентам о предстоящих платежах? 
  • Когда напоминанием о предстоящем платеже?
  • Кто нам платит? 
  • Как мы можем классифицировать клиентов? 
  • С какой периодичностью мы получаем платежи? 
  • Планируем ли мы получить кредит? Когда?
  • Какую предоплату и на каких условиях мы требуем от клиентов? 
  • На какие суммы ждем платежи?
После того, как вы ответите хотя бы на часть вопросов, вам станет понятнее, какие из платежей будут более предсказуемы, а какие — менее. Здесь вы можете понимать когда ждать платежи: кто-то проводит платежи по выходным, у кого-то для этого платежные дни, а есть компании с проектами на несколько лет и транши приходят крупными суммами раз в несколько месяцев. 
Дмитрий Фурье
Дмитрий Фурье
финансовый консультант

Вторая часть планирования денежного потока — работа с исходящими платежами. Казалось бы, спланировать их проще, ведь вы понимаете кому и когда должны заплатить. Но не все так очевидно. Прежде чем планировать исходящие траты, советуем также ответить на вопросы: 

  • Кому нам нужно платить регулярно?
  • Какие платежи наиболее срочные и критичные? 
  • С кем и как мы договариваемся об отсрочках платежей?
  • Кто просит предоплату? 
  • Какие расходы можно безопасно сократить или оптимизировать? 

Ответы помогут в составлении примерного плана исходящих платежей. 

Как внедрить планирование денег 

Любое внедрение протекает проще, если действовать пошагово. В случае с планированием можно ограничиться двумя шагами: созданием платежной дисциплины и внедрением конкретных инструментов. 

Шаг 1. Платежная дисциплина

Для формирования в компании платежной дисциплины необходимо:

  1. Установить платежный день. Вы назначаете один день платежным и обговариваете с контрагентами, что перечисляете оплату только в этот день. У вас появляется время собрать список платежей, получить оплаты, дать предварительную оценку для «платежного реестра» (оплатить, отложить, известить и т.д.). Вы не платите по счетам хаотично — это дисциплинирует и сотрудников, и контрагентов. 
  2. Ликвидируйте требования горящих платежей. Это запросы от сотрудников на срочные оплаты каких-либо счетов или покупки чего-либо, как правило в неформальной обстановке. Решается проблема введением заявок на выделение средств. С одной стороны, это дополнительная бюрократическая формальность, но с другой — это дисциплинирует команду. Сотрудник несколько раз подумает и соберет аргументы, а вы будете наглядно видеть куда и какая сумма была потрачена. А чтобы это не превратилось в стопку бумаг на вашем столе за каждую зубочистку, разработайте регламент, составления таких заявок.

Читайте также: Как победить согласование платежей в компании

Можно сделать еще проще — использовать специальный инструмент, предназначенный для согласования платежей. Такой есть в Adesk — сервисе финансового учета и аналитики для предпринимателей.  Инструмент помогает добиться прозрачности в расходовании средств и выстроить порядок согласования для каждого платежа или группы платежей. Без беготни, нервов и бумажной волокиты. 

Вы можете попробовать «Согласование платежей» в Adesk бесплатно — после регистрации у вас будет 14 дней на тестирование этого и других инструментов сервиса.

Попробовать бесплатно →  

Шаг 2. Внедрение инструментов планирования

Самым простым инструментом является платежный календарь. Он нужен для оперативного планирования и понимания, как изменяются остатки денежных средств по дням, какие планируются платежи, и есть ли вероятность кассового разрыва. 

Второй инструмент — бюджет движения денег. Это уже про тактическое планирование и длинные периоды, политические решения и лимиты. Бюджет меньше зависит от ежедневных операций, чем календарь.

Как внедрить платежный календарь 

Платежный календарь — это оперативная таблица, инструмент отчетности. Он позволяет разбить все финансовые операции по дням, управлять остатками и планировать траты.

С большой вероятностью, у вас в каком-то виде уже есть платежный календарь: это может быть график платежей, календарь движения средств, список оплат и так далее. Чтобы внедрить платежный календарь как систему, важно сделать несколько подготовительных шагов

  • Назначьте ответственных. Должно быть понимание, к кому идти с вопросами при необходимости. Не допускайте раздвоенности в счетах — согласование платежей всегда должно происходить через ответственных за статьи или области расходов.
  • Обеспечьте команду данными о факте. Чтобы ваши сотрудники понимали с чем работать и какую информацию вы от них просите, дайте им данные о реальном состоянии денежного потока вашей компании.
  • Планируйте достоверные входящие. Планируйте и вносите в календарь известное и достоверное, что произойдет с вероятностью 95%. Это могут быть платежи по выставленным счетам, утвержденные платежи, оплата абонентского сопровождения.
  • Планируйте недостоверные входящие. Выписывайте все, что может произойти с небольшой вероятностью — это планируется, чтобы иметь возможность тратить деньги позже. Например, приходы от клиентов, с которыми нет договоренностей, поступления, исходя из статистики вашей компании с поправкой на ожидание и так далее. 
  • Планируйте достоверные исходящие. Это все, что уже известно (зарплаты, платежи по графикам и договорам) и то, что уже в планах и подтверждается намерением сотрудников.
  • Планируйте недостоверные входящие. Это оплаты, зависящие от входящих платежей. К примеру, выплаты по проектам, которые направляются на финансирование работ по этим проектам. Входящие платежи, которые будут использованы на этом проекте.
В отдельный пункт работы над планом вынесите планирование форс-мажоров. В мире финансистов есть два мнения: одни, говорят что какой-то запас на случай ЧП лучше заложить, другие считают, что если ты закладываешь бюджет на форс-мажор, то ты планируешь эти события, а ты, по идее, должен, наоборот, не допустить появления непредвиденных обстоятельств. Я думаю, здесь каждая компания сама решает для себя, чего-то универсального нет.  
Дмитрий Фурье
Дмитрий Фурье
финансовый консультант

   Вот примерный список, к чему стоит быть готовыми:

  • повышение цен у поставщиков;
  • сезонность;
  • маркетинговые активности (распродажи, розыгрыши); 
  • риски; 
  • курсы валют и их динамику (если у вас есть операции с валютой);
  • санкции /ликвидации/ банкротство партнеров, клиентов;
  • болезни и отпуска ответственных;
  • запуски новых продуктов, отделов. 

Основная функция платежного календаря — помогать планировать ближайшее будущее. Чем лучше вы его ведёте, тем точнее прогноз. Платежный календарь считается рабочим, когда он структурирован по статьям отчета ДДС, запланированные операции быстро находятся, а данные вносятся своевременно и регулярно.  

Читайте также: Что такое отчет ДДС и как его составить, если вы не бухгалтер

Как составить бюджет

Многие понимают бюджет под негативным значением «ограничение или лимит», но на самом деле, это отличный инструмент, который поможет в достижении целей.

Чтобы процесс составления бюджета не вызывал у вас страх начните работу пошагово: 

  • Оцените то, что было раньше. Исторические данные позволяют отследить как двигались доходы и расходы, есть ли сезонность и какая. Анализ за прошедший период позволит вывести закономерности, выделить повторяющиеся события, влияющие на ваш денежный поток. Анализируем бюджет на сегодняшний день.
  • Посмотрите на доходы и расходы сейчас. Необходимо определить, что повлияет на ваш бюджет в ближайшем будущем. При анализе учитывайте риски, использование трендов, проведение экспериментов и дальнейшее их введение на постоянной основе, и прикидывайте, сколько денег нужно. 
  • Прогнозируйте наперед. Складывая анализ бюджетов прошлого и настоящего, составьте план. Здесь нужно учесть все долгосрочные цели компании, заложить поправки в периодах и их сроки, расходы на обучение (желательно заложить повышенную стоимость), командировки и офисные нужды. 
  • Решите, где реализовать бюджеты. Здесь все зависит от ваших предпочтений: подумайте, какая степень детализации вам нужна, как часто будут вноситься изменения, нужен ли доступ сотрудникам, один будет бюджет или несколько. Выбор за вами: от современных программ до ежедневника. 

А дальше — работайте над точностью

Главная метрика планирования — его точность. Считается, что точность ниже 80% или выше 105% — это не очень хороший показатель. Неплохо, если у вас получается планировать с точностью 85–90%, а идеально, когда показатель колеблется от 95 до 100%. При этом на любой результат нужно реагировать не «круто/плохо», а «почему так получилось?», «что мы можем сделать сейчас, чтобы не допускать такого в будущем?» или «как повторять этот успех каждый раз?».

В конце концов, не так важна цифра. Куда важнее, насколько она управляема и прогнозируема.