Истории  из жизни предпринимателя

Пример 1. К вам в коридоре подходит сотрудник и говорит, что срочно нужны деньги на внедрение какого-нибудь сервиса. По закону жанра, оплатить его нужно было еще вчера. Говорит, о супер важности этого сервиса, о том, что это сто процентов изменит работу, повысит эффективность и принесет много денег. 

Но вас поймали в то время, когда вы не в фокусе, не работаете над этим вопросом, не погружены в детали. Вдобавок в разговоре вы видите, что сотрудник явно позитивно эмоционирует в предвкушении денег, а это может повлиять на объективную оценку ситуации. Нужно время подумать, взвесить, проанализировать. 

Пример 2. Ситуация усложняется, когда оплатить всё и сразу возможности просто нет — компания недавно открылась, кризис грянул, деньги повисли в дебиторке, в общем — каждая копейка на счету. 

В подобных случаях приходится выбирать из нескольких запросов:  Таня просит бюджет на CRM для HR отдела, SMM просит деньги на Систему автопостинга, а маркетингу срочно нужна Pro-подписка на каком-то сайте. Кажется, что все инструменты полезны, но выбрать придется один. Но как выбирать? 

Любая из приведенных выше ситуаций или каких-то других, связанных с согласованием платежей, решается отладкой этой системы. 

Как организовать согласование платежей в компании

Не спешите разрабатывать очередной регламент — возможно, это и не нужно. Ваша задача — донести до команды, какой набор данных и от кого вам нужен, чтобы принять решение о выделении денег. 

Задача: Создать дисциплину в цикле выделения денег

Для решения по платежу нужна следующая информация:

  • От кого исходит заявка. Важно понимать, кто инициирует платеж.  Возможно, нужно будет обсудить детали или запросить дополнительную информацию. 
  • Срочность, приоритет. Насколько срочно счет должен быть оплачен. Так не будет вопросов, почему счет Пети оплатили, а Вася всё ещё ждет. Можно ввести внутреннюю систему оценки:

Hight 🔥 — нужно было еще вчера. Если платеж не произойдет, это затронет работу, или остановит её. 

Medium 😐—  спешки нет, но скоро заявка может перейти в разряд high — есть время на то, чтобы подкопить средства. 

Low 🤔 — не срочно, не затрагивает повседневную работу, но может её улучшить.

  • Сумма. Тут всё просто: нужно указать, сколько денег нужно по заявке. Это поможет не попасть в кассовый разрыв. Чтобы действовать наверняка,  можно заглянуть в платежный календарь и посмотреть, когда вы сможете выделить необходимую сумму. 
  • Какую проблему решает платеж.  Компания вкладывает и тратит деньги, для того чтобы извлекать прибыль, поэтому любой расход должен быть обоснован. Как подключение нового софта или приобретение кофемашины повлияет на эффективность компании? Возможно, сотрудники станут продуктивнее или аналитика будет занимать меньше времени. 
  • Альтернативы. Аналогичные товары или услуги предлагают десятки компаний, поэтому важно убедиться, что сотрудник нашел действительно выгодное предложение. Или, может, есть более доступные альтернативы — на всякий случай. 
Такая заявка попадает на ваш стол, вы выносите решение и согласованные платежи передаются бухгалтеру. Вот и всё!

Подобный подход решает все те проблемы, которые мы осветили в начале:

  • Нет эмоциональной окраски — вы можете объективно воспринимать информацию.
  • Есть аргументы — сотрудник объяснил, как это повлияет на работу, какие выгоды для компании. Вам не нужно тратить ресурс на самостоятельный поиск выводов. Если что, всегда есть альтернативы, если основной вариант не подошел.
  • Счет приложен к заявке. Согласованные запросы будут оплачены в срок, так как не придется ждать документы на оплату и в десятый раз перекраивать платежный календарь. 

А если согласующих несколько?

В примерах выше мы ориентировались на компании, где решение «покупаем/не покупаем» принимает генеральный директор.  Но чем больше команда, тем сложнее становится цепочка. 

Сотрудник → руководитель отдела → операционный директор → финансовый директор → генеральный директор → бухгалтер

Звеньев в такой цепочке может быть разное количество, но всё, что больше двух, очень усложняет процесс. 

  • Кто должен согласовывать?
  • А в каком порядке?
  • А как передавать, что счет согласован?
  • Инициатору придется бегать по этажам или писать каждому согласующему на почту?

Если согласующих несколько, лучше использовать для этого специальный сервис или не переплачивать за ненужный софт и совместить все процессы, связанные с финансами компании, в Adesk. 

Adesk — это сервис финансового учета и аналитики для бизнеса. В нем есть всё, что важно современному предпринимателю: управленческие отчеты, гибкие настройки, удобный дашборд, возможность учета по проектам и, конечно, согласование платежей. 

Вы можете настроить разные цепочки согласования в зависимости от ситуации и внутреннего устройства компании. Например, определить порядок согласования хозяйственных платежей или настроить согласующих для маркетинговых расходов.

Как это работает:

  • Вы создаете цепочку для нужной группы расходов, например « Закупка воды в офис»
  • Выбираете, кто из сотрудников может инициировать такие заявки, например, только администратор или администратор и руководители отделов. 
  • Назначаете согласующих: кто и в каком порядке будет получать заявку на рассмотрение. 
  • Устанавливаете сотрудника, который будет оплачивать уже согласованные заявки, например, бухгалтера.  

Важно, что заявка переходит на новый этап только после успешного прохождения всех предыдущих. Если кто-то из согласующих вынес отрицательное решение, запрос откатывается назад. Ситуации, когда операционный директор был против покупки 20 антистресс-игрушек, а их все равно купили, исключены.

Уведомления о новых заявках, требующих согласования, будут приходить на электронную почту — так вы точно ничего не пропустите. А чтобы процесс стал еще удобнее, можно подключить телеграм-бот — там будут и уведомления, и возможность согласовать или отклонить заявку, не выходя из мессенджера. 

Подробнее о том, как работает согласование платежей в Adesk, рассказали в видео 👇

Основатель Adesk Степан Родионов о функции «Согласование платежей»

Правильная форма заявки и порядок согласования значительно упрощают принятие решения об оплате, дают полное понимание необходимости платежа, позволяют сделать сопричастными других сотрудников и получить обратную связь от них.  Это повышает платежную дисциплину, и упрощает подведение итогов месяца, когда мы разбираемся из-за чего та или иная статья бюджета повела себя аномально.

А главное, у руководителей больше нет необходимости принимать решения на эмоциях, не в то время и не в том месте, а значит качество использования денег компании будет расти!