Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Почему специализированного ПО недостаточно для качественного учета
У медицинских организаций есть специализированные сервисы, которые позволяют вести все бизнес-процессы в режиме одного окна (спойлер: на самом деле не все). У Анастаса такой софт тоже есть – почти сразу после открытия в клинике стали использовать IDENT, специальный сервис для стоматологий. Там можно вести карты пациентов, следить за данными по оплатам, смотреть аналитику по помещениям и даже отслеживать зарплаты. Финансовый блок тоже есть, но он не закрывает потребности собственника бизнеса.
В IDENT есть оплаты услуг, клиентские данные, аналитика по посещениям, информация по выручке и зарплатам и даже отчет ДДС, но нет блока расходов. Нельзя посмотреть отчет о движении средств с учетом всех расходов компании: на материалы, зарплаты, содержание клиники, рекламу.
Поэтому для финансовой аналитики клиникам необходимы какие-то сторонние сервисы. Примерно через 2 года после начала работы, когда основные бизнес-процессы в компании выстроили, Анастас начал искать сервис, который закроет его потребность в финансовой аналитике. Он попробовал несколько, но в итоге остановился на Adesk.
Сервис очень интуитивный — не требуется какого-то сверхъестественного обучения. Я что-то пощелкал, посмотрел и понял, как всё работает. Пару раз возникали вопросы — писал в поддержку и девочки подсказывали, как лучше сделать.
Кратко по расходы стоматологии
Отдельно хотим остановиться на расходах стоматологии, потому что у них есть своя специфика — их много и они мелкие. Разумеется, речь идет не о содержании клиники или рекламе, а о расходах на материалы и расходники.
Собственники клиник, особенно в начале своего пути, часто допускают одну ошибку — считают мелкие расходы несущественными. И особенно часто это касается материалов — они расходуются небольшими порциями, поэтому кажется, что это неважно. В итоге финансы не бьются, а руководитель ломает голову, почему так происходит.
Я не знаю ни одного предпринимателя, который бы не следил за расходами, но в стоматологической клинике расходы мелкие, поэтому много внимания нужно уделять их группировке.
И мы согласны с Анастасом! Все деньги, потраченные на бизнес, должны учитываться. А чтобы не анализировать каждые полграмма средства, важно правильно создать структуру расходов.
Что это значит?Что вам необходимо выделить основные статьи расходов и собрать их в укрупненные группы, чтобы оценивать траты компании целиком по определенной категории, а не следить за каждым граммом.
Читайте также: Как выстроить учет финансов в стоматологической клинике
Ниже вымышленный пример, как может выглядеть структура расходов в стоматологической клинике. Такая группировка облегчит анализ расходования средств — вы сможете видеть траты крупными мазками, а если потребуется — «провалиться» на уровень ниже и посмотреть, из-за чего случились какие-то аномалии.
+1 причина внедрить учет в клинике как можно раньше
Мы могли бы сказать, что у Анастаса внедрение прошло легко, быстро и вообще уже через час он смотрел готовые отчеты, но это не так.
Я потратил много времени на настройку правил автоматизации, чтобы всем операциям автоматически присваивались нужные статьи. К тому моменту, когда я внедрял Adesk, у нас скопилось много контрагентов, вырос список расходных статей — все это нужно было настроить и распределить.
Правила автоматизации — это условия, по которым сервис определяет, какую статью присвоить операции или, например, на какую дату начислить платеж. Настроить правила нужно один раз — дальше Adesk будет сам распределять все расходы и доходы по установленным условиям.
Да, я помучался с внесением всех своих данных и настройкой, но зато сейчас могу видеть, что происходит с деньгами клиники. Я слежу за динамикой по выручке, нахожу «слепые» зоны, анализирую расходы — можно посмотреть статью и какую долю она занимает. Часто обращаюсь к графикам на дашборде — очень удобно. Всё это позволяет мне понимать, двигаемся ли мы в выбранном направлении.
Пример Анастаса подтверждает — чем раньше компания внедряет сервис финучета, тем проще настроить всё в сжатые сроки и быстрее перейти к аналитике.
