В подготовке этой статьи нам помогал бизнес-аналитик и финансист со стажем, 10+ лет Наталья Добровская.

Почему так важен контроль расходов в строительстве

Строительство — очень специфическая сфера, потому что, во-первых, проекты  растянуты по времени, во-вторых, включают несколько производственных циклов, внутри которых выполняются разные виды работ с разным набором материалов, инструментов, техники. Из-за этих двух факторов довольно сложно расчитать и финансовый результат объекта, и финансовые результаты каждого периода в течение срока стройки. Внести ясность и упростить процесс расчетов помогает правильный учет расходов в строительных компаниях. 

Если подойти к вопросу ответственно и начать не только учитывать расходы, но и планировать их, можно получить и другую информацию. Например, понимание объема имеющихся ресурсов, адекватность поставленных целей по компании, выполнение показателей. Кроме того, смета расходов помогает снизить риски — строительные работы с большей вероятностью будут выполнены в срок и в полном объеме.

Отсутствие планирования и контроля над расходами — прямой путь к снижению платежеспособности предприятия или еще хуже — банкротству. 

Финансовое управление в строительной компании основывается в том числе на разделении затрат на прямые и косвенные. Такой метод классификации помогает и в налоговом/бухгалтерском учете — чтобы правильно рассчитать налогооблагаемую базу, и в управленческом — чтобы правильно формировать себестоимость, прогнозировать результаты и эффективно управлять процессом, при необходимости корректируя стратегию. 

Какие прямые затраты важно контролировать в строительстве

Прямые — расходы, которые связаны со строительными работами по конкретному объекту, и которые участвуют в формировании себестоимости. 

К прямым расходам строительной компании обычно относятся:

  • Заработные платы, но не всё, а лишь тех сотрудников, которые заняты выполнением работ, то есть имеют прямое отношение к строительному объекту.
  • Страховые взносы с зарплат работников из прошлого пункта. 
  • Материальные затраты — стоимость строительных материалов, сырья, комплектующих. 
  • Аренда оборудования задействованного для строительства: краны, бетоносмесители и т.п, 
  • Прочие издержки — расходы на транспорт для строителей, страхование объекта, оплата работы субподрядчиков и другие расходы, связанные с объектом.
  • Амортизация основных средств, которые применяются для работ или услуг. 

Тут очень важно учитывать, что перечень прямых расходов может меняться во-первых, в зависимости от вида деятельности строительной организации (подрядчик, застройщик, техзаказчик), во-вторых — в зависимости от целей разделения. 

Что это значит от целей разделения? Например, вы или ваш бухгалтер делите расходы, чтобы правильно рассчитать налогооблагаемую базу. Налоговый кодекс дает компаниям право самостоятельно формировать список прямых расходов, но предупреждает: каждый расход в этом списке должен быть обоснован. 

Другое дело, если вы составляете структуру расходов строительной компании для целей управленческого учета. Тут нет правил и требований, поэтому классифицировать затраты вы можете так, как удобно, даже если это противоречит требованиям законодательства. Главное, чтобы информация была объективной и помогала вам принимать решения.

Неочевидным источником прямых затрат может быть исполнительная документация в строительстве. Все участники проекта обязаны сдавать акты испытания объектов и оборудования, геодезические схемы, письменные замечания застройщика и журналы учета строительных работ, которые часто должны быть подписаны и подрядчиком, и заказчиком, и надзорными органами. На распечатку и доставку такой документации тратится немало времени и денег. 

Компании, которые ведут управленческий учет и считают издержки, обычно сокращают эти расходы. Они не печатают документы и не отправляют их традиционным способом — вместо этого они используют специальные программы для работы с исполнительной документацией. 

Косвенные затраты в строительстве

Косвенные — расходы, не связанные с каким-то конкретным объектом строительства.

К косвенным расходам строительной компании относятся:

  • Административно-управленческие расходы — зарплата управленческого персонала, затраты на содержание офиса, командировочные и представительские расходы, реклама.
  • Некоторые налоги и платежи.
  • Аренда и ремонт непроизводственных помещений.
  • Обслуживание строительной техники.

Косвенные расходы в управленческом учете, как и прямые, признаются исходя из удобства для дальнейшего анализа. Если затраты классифицируются для целей налогового учета — важно придерживаться НК РФ. 

Как выстроить управленческий учет в строительстве

Правильный учет прямых и косвенных расходов — часть системы управленческого учета на предприятии. Строительные компании — бизнес с рядом особенностей, которые нужно учитывать при выстраивании управленческого учета:

  • Жесткий государственный контроль. Акты, соглашения, правила, нормативы — всё это сопровождает фирму на каждом из этапов. Любые неточности могут стоить бизнесу круглой суммы. 
  • Растянутый производственный цикл. Тут играет роль и сам характер выполняемых работ, и бюрократия, о которой мы писали выше. От заключения сделки до сдачи объекта иногда проходят годы. 
  • Уникальные проекты. Даже если вы строите дома по типовому плану, каждый объект будет иметь свои особенности, связанные, например, с местностью. Такая нестабильность делает расчет затрат тем еще квестом. 
  • Сметная работа. Строительные фирмы работают по заранее утвержденным сметам, выходить за рамки которых нельзя (ну или нежелательно). Это делает прогнозирование чем-то фантастическим — никогда точно не знаешь, во сколько обойдется проект. Особенно, когда рынок нестабилен. 
  • Сложности с автоматизацией бизнес-процессов. Из-за специфики строительных работ систематизировать и автоматизировать работу тяжело, а значит контроль и анализ происходит с опозданием. 

Чтобы управленческий учет стал базой для принятия решений, нужно не просто понимать все эти особенности, но и учитывать их при формировании отчетов, планов, бюджетов. Но тут есть очень тонкая грань — важно не превратить учет в бухгалтерский, иначе вся работа будет проделана зря. 

Данные управленческого учета должны быть:

  • Понятными. Старайтесь структурировать информацию так, чтобы сразу получать данные по основным показателям бизнеса: выручке, расходам, прибыли. 
  • Гибкими. То есть позволять оценивать не только прошлое или текущее состояние компании, но и прогнозировать результаты.  

Вот несколько советов, которые помогут вам внедрить управленческий учет в строительной компании:

  • Возьмите за основу бухучет — это поможет определиться, какие формы отчетности и планов нужны вашей компании. На этот скелет можно будет нанизывать данные о перемещении денег и разные управленческие инструменты. 
  • Обеспечьте оперативность внесения данных. Заранее продумайте, кто, как и в каком формате будет вести управленческую отчетность. Важно, чтобы информация попадала в отчеты оперативно — только так от управленки будет толк. Например, в управленческие отчеты можно вносить данные до получения оригиналов документов (на основании сканов, например), а не ждать, пока Почта России доставит вам подписанный экземпляр договора. 
  • Разделяйте прямые и косвенные расходы на начальных этапах строительства. Так вы избежите путаницы в будущем, а заодно сможете прикинуть объективные расходы на объект. 
  • Внедрите попроектный учет. Обязательно разделяйте финансовые потоки по проектам, но не «размазывайте» по ним косвенные расходы. Чем это чревато, писали в этой статье.  

Где вести управленческий учёт, если у вас строительная компания

Вы решили вести управленческий учет. Что дальше? Дальше нужно выбрать способ реализации — как и где вы будете фиксировать данные, строить отчеты, анализировать результаты. 

Рассмотрим три варианта:

  • Таблицы
  • Сложные программные решения
  • Онлайн-сервисы. 

Таблицы 

Это вариант для небольших компаний, в которых одновременно ведется не слишком много объектов. Технически в таблицах можно реализовать очень многое, но проблема в том, что работа там завязана на ручных действиях. Когда у вас всего один объект — это не сложно, но если вы одновременно ведете несколько проектов и нет финансового директора — от количества информации, которую нужно вносить, можно сойти с ума. 

Кроме того, в строительной деятельности и так хватает специфических таблиц, поэтому не всегда хочется обрастать новыми. 

Разные программные решения 

Есть разные отраслевые программные решения, которые дают гибкую всестороннюю аналитику, возможность учитывать все нюансы и процессы. Но тут есть две сложности:

  • Стоит такая программа, ее внедрение и настройка недешево, а зачастую требуется еще и помощь программиста, который адаптирует ее под ваши нужды. Готовые нишевые решения тоже есть, но даже они зачастую требуют доработок. 
  • Работать в них сможет далеко не каждый — обычно нужен отдельный человек, например, финансовый директор, который будет этим заниматься (а это + минимум 100 000 в месяц к расходам). 

Подобные программы — классный вариант для крупных строительных компаний с большим штатом, внушительными бюджетами, собственным производством.  

Онлайн-сервисы 

Онлайн-сервисы управленческого учета — это облачное решение, которое подойдет, когда таблиц уже недостаточно (или они отнимают много сил), но сложные технические решения — это слишком сложно и дорого. 

Для строительных компаний отлично подходит сервис управленческого учета и аналитики Adesk. Он помогает не просто систематизировать данные о финансах бизнеса, но и добиваться роста бизнеса —  строительной компании «Баня-МСК», например, удалось в 2 раза увеличить рентабельность. 

Внедряется сервис без программиста, а вести учет в Adesk может даже рядовой сотрудник, ну или сам руководитель, если это входит в круг его интересов. Вы можете вести учет по проектам (объектам), ставить планы по расходам и выручке, отслеживать валовую прибыль и рентабельность, контролировать обязательства по конкретному объекту строительства. 

Краткие итоги

  • В строительной компании затраты делятся на прямые и косвенные — такой подход к разделению помогает правильно формировать себестоимость и рассчитывать финансовые результаты — и промежуточные, и итоговые. 
  • Прямые расходы — затраты, связанные с объектом строительства и участвующие в формировании себестоимости, например, сырье или зарплаты строителей на объектах. 
  • Косвенные расходы — затраты, не связанные с конкретным объектом строительства, например, зарплата директора или аренда офиса.
  • Управленческий учет в строительной компании нужно выстраивать с учетом специфики бизнеса, но с поправкой на понятность для собственника или руководителя. 
  • Вести управленческий учет можно в таблицах, специальных программах или онлайн-сервисах, например, Adesk.