10 лет из 12 учет финансов вели в Excel – использовали формулы, фильтры и макросы, каждый раз тратя на подбивание итогов месяца 2-3 дня. 

Я просто не знал, что существуют такие сервисы для учета финансов, как Adesk. Таблица была понятным и функциональным инструментом, хотя времени, а иногда и нервов, отнимала массу.
Сергей Белоусов, генеральный директор ООО «Браво»

В 2020 году Сергею предложили попробовать инструмент для финансового учета, созданный на базе онлайн-платформы для бухгалтерии. С этим сервисом не задалось, но опыт все равно был полезным – именно благодаря ему появилось понимание: учет финансов может быть простым, понятным и быстрым. 

Внедрение

В 6 вечера я вбил в Яндексе “управленческий учет” и увидел Adesk, а уже в 7 часов у меня были отражены все операции за последний год. Я открыл отчет и обалдел, насколько всё удобно.

Кроме Сергея, освоить сервис потребовалось бухгалтеру и финансовому директору компании. Оба сотрудника также без труда разобрались с функционалом.

Сразу видно, что люди, которые разрабатывали Adesk точно знают, что они делали – все четко и понятно.

Несколько месяцев сервис использовали для учета расходов. Траты разделили по статьям и отслеживали: сколько тратится на рекламу, сколько на аренду. Учет продаж вели, как и прежде в CRM – это было привычно, хотя порой и неудобно. 

Потом Сергей решил вести в Adesk учет по проектам, но не стандартным способом – он разработал свою систему, которая позволила привязать показатели к разным менеджерам, чтобы рассчитывать их бонусы. 

У меня есть задача – фиксировать все движения по сделкам с привязкой к менеджеру. То, что в Adesk называется проектом – у меня это менеджеры. Своя система есть и для работы с остатками, продажами, логистикой. Схема запутанная, но она куда информативнее, чем таблицы.

Результаты

Главный плюс, который я извлек из внедрения сервиса Adesk – экономия времени. Если раньше я тратил на подбивание итогов 3-4 дня, то теперь справляюсь за 2 часа. Конечно, сервису еще есть куда развиваться – хочется больше инструментов для товарного бизнеса, но даже в том виде, который есть сейчас – это классно, удобно и функционально.

За счет чего Сергею удалось сэкономить так много времени? 

  • Интеграция с банком – все операции по подключенному счету автоматически распределяются по статьям расходов. «Считывание» происходит по контрагенту или даже тексту в платежке – операция со значением «ИФНС» автоматом уходить в статью «Налоги», а платежка с текстом «аренда» отправиться в «Содержание офиса». Когда операций 1-2 в неделю – эта функция не кажется такой важной, а если 20 в день, как бывает у Сергея, – это ощутимо экономит время. 
  • Отчеты – чтобы посмотреть отчет о движении денег или дебиторской задолженности достаточно нажать две кнопки. Никакого блуждания по многочисленным таблицам в поисках нужной информации. 
  • Деление по проектам – операции можно дробить, разделять, привязывать к разным проектам. Это помогает экономить время и получать достоверные отчеты, а не среднюю температуру по бизнесу.

Сергей и его сотрудники все еще используют таблицы для некоторых дел, но финансовым учетом теперь занимается Adesk. У руководителя получилось освободить больше времени для управленческих решений – получится и у вас. Тем более, как подтверждает опыт «Браво» – начать никогда не поздно.