Откуда берутся убыточные проекты и клиенты

Проект — это группа операций, связанных с определенным клиентом, объектом или направлением деятельности компании.

Допустим, у вас маркетинговое агентство. Одновременно вы работаете с несколькими заказчиками, каждому оказывая свой набор услуг:

Первому — настраиваете контекстную рекламу и ведете социальные сети;

Второму — прокачиваете репутацию в интернете и наполняете контентом блог;

Третьему — оказываете полный перечень услуг.

Каждый заказчик — это проект, который имеет свой набор доходных и расходных операций. У каждого из них будет своя сумма расходов, рентабельность, прибыль, при этом какие-то проекты могут приносить много денег, а какие-то — не приносить вообще.

Проектный учет, то есть разделение операций по проектам, помогает собственнику бизнеса видеть:

  • какие проекты или клиенты приносят больше денег, а какие — не приносят вообще;
  • в каком направлении лучше масштабировать бизнес;
  • сколько можно потратить из предоплаты, которую внесли клиенты;
  • за какие задачи стоит браться, а какие — не выгодны для компании.

Когда проектного учета нет, этой информации у предпринимателя тоже нет. Но зато есть риск не заметить, что убыточный проект прикрывается прибыльным. И хорошо, если он просто не приносит денег — хуже, когда он «съедает» прибыль, полученную более успешными направлениями деятельности компании.

Из-за того, что мы изначально не вели учет по проектам, потеряли по меньшей мере 1,5 млн ₽. У нас был отдел сайтов, где работало 5 сотрудников на окладе. Когда внедрили Adesk и посмотрели цифры по направлениям, поняли — отдел не приносит нам денег, а даже наоборот «подъедает» прибыль от других проектов.
Денис Кудинов
соучредитель агентства Trafficmall

Как избегать убыточных клиентов и проектов

Тут вообще всё просто — нужно фиксировать финансовые операции, исходя из того, к какому проекту они относятся.

Например, в медицинской клинике можно назначить проектами отдельные услуги и фиксировать доходы и расходы по каждой. В компании по ремонту квартир считать траты и поступления по каждому объекту, а в IT-компании — по заказчику или виду оказываемой услуги.

Как реализовать проектный учет?

Можно в таблицах: создать классификатор, либо вести отдельный лист расходов-доходов по каждому проекту. Не забудьте, что данные должны сводиться еще и в общую таблицу — смотреть на компанию в разрезе важно, но и консолидированный отчет иногда не помешает.

Можно в специальном сервисе Adesk. В этом случае вам не придется придумывать, как реализовать проектный учет + работа с финансами будет отнимать меньше времени.

При этом у вас всегда будет информация по рентабельности каждого проекта (даже если их 50), структуре его расходов и доходов, сумме кредиторской и дебиторской задолженности.

Скриншот карточки проекта из сервиса Adesk 
Adesk сам считает все ключевые показатели по проекту: валовую прибыль, выручку, сумму расходов, рентабельность, баланс по обязательствам. В настройках можно выбрать период отображения данных, чтобы, например, посмотреть результаты за месяц или даже целый год

Как вести учет по проектам в Adesk и быстро замечать любые аномалии

Если у вас еще нет аккаунта в Adesk, пройдите простую регистрацию по ссылке →

После регистрации вы получите 14 дней полного доступа ко всем инструментам сервиса — сможете настроить учет и посмотреть, как он работает.

Если аккаунт уже есть, переходите к следующему шагу.

Шаг 1: первичная настройка

Сразу после регистрации:

  • Подключите интеграцию с банками, которые вы используете в бизнесе — так все операции по счетам будут попадать в сервис автоматически.
  • Добавьте структуру расходов и доходов вашей компании. Если структуры пока нет, прочитайте эту инструкцию — она поможет.
  • Внесите данные по проектам, которые сейчас есть вашем бизнесе. Решите, в каком разрезе вы хотите анализировать результаты — по клиентам, направлениям деятельности, филиалам, и исходя из этого, добавьте проекты в Adesk.

Шаг 2: разделите операции из банка по статьям и проектам

Если делать это вручную не хочется, сразу переходите к настройкам автоматизации — это правила, по которым сервис будет присваивать денежным операциям нужный проект.

Например, ваша компания занимается ремонтом помещений, и вы хотите видеть финансовые результаты по каждому объекту. Вы выделяете каждое помещение, как отдельный проект, и «говорите»  сервису:

всем входящим платежам от контрагента Смирнов А.В. нужно присвоить проект «Ремонт офиса на Солнечной», а если деньги пришли от контрагента Петров Б.К. — «Ремонт квартиры на Доватора».

Настроить условия можно по разным признакам: типу операции, расчетному счету, ИНН или наименованию контрагента, сумме, назначению платежа.

Настройка правил автоматизации в сервисе Adesk 
Действия сервис тоже может совершать разные: присваивать проекты и статьи, добавлять теги, разбивать платеж на несколько частей, переводить часть денег в фонд и так далее

Шаг 3: следите за результатами

Теперь вы можете в любой момент посмотреть рентабельность каждого из проектов и, если замечаете просадку, — оперативно принимать меры: пересматривать поставщиков, поднимать цены или отказываться от убыточного клиента/направления/продукта.

Наоборот это тоже работает — проектный учет поможет выделить лидеров среди клиентов или направлений деятельности, которые имеет смысл масштабировать.

С чем еще поможет Adesk проектным компаниям

Кроме карточки проекта, обязательно заглядывайте в отчеты ДДС и ОПиУ — там можно настроить группировку данных по проектам и оценивать их финансовые результаты относительно друг друга.

Скриншот отчетов в Adesk с группировкой по проектам

На рабочем столе сервиса можно настроить отображение диаграмм «Самые прибыльные проекты» и «Проекты в наименьшей рентабельностью».

Скриншот графиков из Adesk 
Графики подходят для быстрого анализа, когда времени на углубленный отчет нет. Некоторые пользователи также используют их для презентации в команде, например, когда подводят итоги года

А еще в Adesk мы предусмотрели два типа группировки:

  • Проекты
  • Сделки

Проекты подходят для компаний, которые оказывают услуги долгого цикла, закупают материалы без перемещения на свой склад и хотят видеть аналитику по каждому заказу, клиенту, направлению.

Кстати, делить по проектам нужно только прямые расходы. Косвенные (те, что относятся к компании в целом, например, зарплата маркетолога или закупка вкусняшек в офис) нужно учитывать иначе, чтобы не исказить учет. Как правильно обращаться с косвенными расходами, рассказали в статье.

Сделки подойдут, если вам нужно оценивать себестоимость материалов, доставки упаковки, перемещать товары на свой склад для последующей перепродажи или вести учет услуг, состоящих из нескольких частей. В сделке выручка и прибыль считаются на основе отгруженных товаров или оказанных услуг, а не по поступлениям денег.

Карточка сделки в сервисе Adesk 
Карточка сделки отличается от карточки проекта — вместо рентабельности тут маржинальность, а вместо расходов — себестоимость

Проектный учет в Adesk поможет вам быть в курсе реальной эффективности клиентов, проектов и направлений. Если какая-то услуга или конкретный заказчик начнут приносить меньше — вы увидите это, если где-то случится просадка — об этом также будет известно до того, как компания столкнется с последствиями. У вас, как у руководителя, появится база для принятия решений, способных улучшить положение бизнеса.