Смысл философии Кайдзен 

Метод Кайдзен — это одна из методологий управления бизнесом. В переводе с японского «кай» — перемены, «дзен» — лучше. По сути, это изменение, улучшение. 

В 1986 году после выхода книги Масааки Имаи «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» термин «кайдзен» начал набирать популярность и расходиться среди бизнесменов. Автор пытался помочь японским компаниям выйти из послевоенного кризиса, что у него во многом получилось. 

Суть метода заключается в том, чтобы повышать качество продукта с минимальными затратами. Для этого Имаи предлагает привлекать сотрудников, поскольку они погружены во все процессы и знают, с чем нужно поработать, что улучшить. По мнению автора книги, командный труд и фокус на основных задачах — это ключ к успеху.

В основе философии Кайдзен лежит метод 5S, который помогает реализовывать её на практике. 

Система 5S как основа философии Кайдзен 

Система 5S направлена на постоянное улучшение бизнеса. В ее основе лежит 5 шагов к повышению качества рабочих процессов:  

  • Seiri — сортировка: у каждого сотрудника своя зона ответственности, инструменты и рабочие обязанности.  
  • Seiton — систематизация: «чистота» рабочих процессов. Задачи распределяем с учетом работы каждого сотрудника, чтобы один дополнял другого. Тогда процессы будут приводить к росту. 
  • Seiso — содержание в чистоте: убираем лишние задачи, чтобы фокус был направлен на работу здесь и сейчас. Такая очистка должна проводиться регулярно.
  • Seiketsu — стандартизация: создаем стандарт, который можно просто донести до каждого сотрудника.  
  • Shitsuke — совершенствование: постоянно развиваем бизнес и себя самих. Так или иначе любой процесс/продукт устаревает, поэтому нужна актуализация.

Система 5S направлена на организацию рабочего процесса в офисе или на производстве. Ее главные задачи — повысить концентрацию сотрудников, сохранить рабочий настрой и сэкономить время. 5S поможет стабилизировать ситуацию в команде и выйти на новый уровень. 

Чтобы запустить систему 5 шагов, стоит обратиться к нескольким методам и внедрить их в работу. 

Методы Кайдзен для командной работы 

В книге Масааки Имаи считает эти методы ядром философии Кайдзен. Их можно и нужно внедрять в бизнес-процессы: 

  • Анализировать целевую аудиторию: нужно анализировать обратную связь от своего клиента. Обрабатывая и внедряя изменения в процессы, вы не потеряете лояльную аудиторию и найдете новую. Для работы этого метода стоит поставить команде больше задач, которые связаны со сбором обратной связи. Обращайте внимание на плюсы и минусы, которые клиенты выделяют у продукта, и совершенствуйте его.
  • Не держаться за старое: освобождаемся от всего, что не относится к работе. Фокус на задачах — вот секрет успеха. Старайтесь сразу убирать в архив закрытые проекты, а долгосрочные задачи разбивать на несколько мелких. Так сотрудники будут концентрироваться на чем-то приоритетном, а не распыляться на всё подряд. 
  • Go to gemba: gemba, с японского «производство», т.е. фраза буквально означает — «отправляйся на производство». Суть метода проста: руководитель должен быть вовлечен в рабочие процессы. Старайтесь чаще узнавать у разных команд о текущих делах, например, сколько лидов сделал отдел маркетинга, сколько сделок закрыл отдел продаж. Если у вас производство, будьте в курсе, как и что производится, сколько времени на это тратится. Это поможет вам чувствовать, что всё под контролем. 
  • Позволять развиваться: давать команде возможность руководить процессом, раскрывать потенциал и умения. Старайтесь делегировать сотрудникам некоторые задачи, прислушиваться к их мнению. Давая возможность проявиться, вы создаете крепкую и преданную делу команду профессионалов.   
  • Управлять информацией: рассуждать и строить гипотезы нужно с опорой на реальные цифры. Руководитель должен знать, что происходит с компанией, какие сейчас показатели эффективности. Не пускайте всё на самотек — бизнес нуждается в вас. Поможет в принятии управленческих решений сервис финансовой аналитики для собственников и руководителей Adesk.

    С ним легко следить за денежными потоками и в режиме реального времени получать актуальную информацию о финансовом состоянии компании. На основе таких данных руководителю проще принимать правильные решения, которые приведут к росту прибыли и бизнеса в целом. Попробовать бесплатно →
  • PDCA или Цикл Деминга: суть в четырёх простых действиях: планирование, выполнение, проверка, действие. На этапе планирования вам необходимо выделить ключевые цели. В момент выполнения нужно реализовать план, например, сформировать ответственную команду или обучить сотрудников. На этапе проверки сравниваете ожидаемые и реальные показатели работы. И наконец действие — устранить выявленные проблемы и скорректировать работу, чтобы добиться желаемых результатов.

PDCA подойдет для проектной работы или для задач, в которых задействованы несколько человек. Этот метод поможет контролировать процесс и выявить его слабые стороны. 

Идем по стопам Toyota: метод Кайдзен на мировом рынке

Первооткрывателями в этой сфере были компания Toyota. В 1950 году они начали вести дела по методу Кайдзен, чтобы выйти из кризиса. Благодаря этой философии Toyota увидели, что можно сократить расходы за счет уменьшения отходов и вторичной переработки. Так появилась концепция бережливого производства, ставшая визитной карточкой компании.

Кроме того, Toyota начали поощрять сотрудников за идеи и инициативы. Компания стала стремительно расти. Этот пример показывает, что ощущение востребованности важно для сотрудника. 

Читайте также: HR-бренд: как и зачем формировать образ работодателя в глазах сотрудников

В IT-сфере метод тоже нашел себе применение. Джефф Сазерлент, один из создателей компании Scrum, взял ориентир на командную работу, вдохновившись Кайдзен. Так, он вместе с сотрудниками разбирал проблемы прошедшего периода и расспрашивал о трудностях в работе, что улучшило коммуникацию внутри команды. 

В России первыми протестировали метода Кайдзен КАМАЗ. В 2000-х компания внедрила бережливое производство, что позволило ей сэкономить несколько миллиардов рублей. В целом в России концепция еще не так распространена, но некоторые компании тестируют её на производстве — «Лукойл», «Алроса», Банк «Союз».  

Эти примеры показывают, что метод Кайдзен помогает компаниям реализовать особые подходы, которые повышают показатели и выводят бизнес из кризиса. Каждый руководитель берёт от философии то, в чем нуждается его бизнес. 

Чек-лист: метод Кайдзен и ваш бизнес 

Если вы хотите приблизить работу в команде к методу Кайдзен, вот список шагов для его внедрения в бизнес:

✅ Закрывать то, что уже закончено: архивируйте старые проекты, фокусируйтесь на новых;

✅ Фокусироваться на задачах: не распыляйте внимание, акцент на приоритетных моментах;

✅ Позволить сотрудникам высказываться: новые идеи и взгляды — это путь к масштабированию бизнеса; 

✅ Планировать: не торопитесь с решениями. Сначала PDCA, затем результат; 

✅ Делать чекапы работы: держите руку на пульсе, будьте в курсе того, что делает ваш бизнес;

✅ Самодисциплина: совершенствуйтесь, учитесь новому, чтобы развиваться и развивать свой бизнес;

✅ Привести к единому стандарту: наличие единого эталона поможет команде работать слаженно;

✅ Анализировать целевую аудиторию: тестировать гипотезы и выводить работающие.

Философия Кайдзен может помочь вашему бизнесу выйти на новый уровень. Главное — не бояться интегрировать новое и брать от методов то, что нужно именно вашей компании.