Зачем ИТ-компании вести учет

Управленческий учет нужен собственнику, чтобы понимать, как себя чувствует бизнес сейчас и чего ожидать в будущем. Он отвечает на вопросы:

  • сколько компания зарабатывает?
  • на что тратит деньги?
  • какие проекты и клиенты приносят прибыль, а какие — только «съедают» ресурсы?

Управленческий учет помогает ИТ-компании:

Держать расходы под контролем. В IT большую часть расходов занимают зарплаты разработчиков, дизайнеров и других специалистов. Из-за этого затраты на ФОТ могут достигать 70% всех расходов. Если выручка упадет, а зарплаты останутся на прежнем уровне, компания рискует уйти в минус.

Отчеты помогут разобраться со структурой расходов компании: какой процент составляют постоянные затраты, например, маркетинг, налоги и зарплаты, а какой — переменные, связанные с конкретными проектами.

Оценить, сколько реально зарабатывает компания. Сколько прибыли приходится на каждый потраченный рубль, понять сумму чистой прибыли и какую ее часть можно вывести в качестве дивидендов, отложить в резервный фонд или реинвестировать в развитие.

Планировать денежные потоки. IT-компании могут получать оплату по-разному. Самые распространенные варианты: за фактически отработанные часы (Time & Materials) или за результат (Fixed Price).

Во втором случае оплату за услуги компания получает частями, а не сразу. Например, клиент заказывает разработку приложения, вносит предоплату, а остаток выплачивает после выполнения каждого этапа работ или после завершения проекта. Из-за этого выручка поступает неравномерно, а постоянные расходы платить нужно ежемесячно.

Управленческий учет помогает понять, когда и в каком объеме деньги поступят на счет, и заранее спланировать траты.

Оценить готовность к масштабированию. Способна ли компания к выходу на новые рынки или взять больше проектов: хватит ли ресурсов, насколько вырастут постоянные и переменные расходы и выгодно ли это вообще.

Как ИТ-компании наладить учет финансов

Этап 1. Составьте список статей доходов и расходов. Загрузите выписки со всех расчетных счетов компании и учтите траты и поступления наличными, если они есть. Операции занесите в Excel-таблицу или в сервис управленческого учета.

Этап 2. Соберите статьи в категории. Например, электричество, интернет и уборка офиса — это коммунальные платежи, а траты на продвижение в соцсетях относятся к расходам на рекламу. Главное — не увлекаться и не создавать слишком много статей, иначе анализировать их будет трудно.

Этап 3. Если категорий получилось много, сгруппируйте их по общим признакам. Например, зарплаты сотрудникам и отпускные пойдут в «Фонд оплаты труда», траты на содержание и аренду офиса — в «Административные расходы», а контекстная реклама и SMM — в «Маркетинг».

Фиксируйте доходы и расходы компании по этой структуре, чтобы видеть полную картину движения денег: откуда приходят средства, на что они уходят и как меняется финансовое состояние бизнеса.

Этап 4. Внедрите инструменты управленческого учета. Отчет о движении денежных средств (ДДС), отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), баланс, учет проектов и платежный календарь.

  • ДДС — отражает денежные потоки: сколько денег поступило и выбыло из компании и сколько осталось на расчетных счетах и в кассе.
  • Платежный календарь показывает, кто и когда должен заплатить и какие расходы планируются. Это позволяет избежать ситуации, когда клиент задерживает оплату, а денег на счетах для оплаты расходов нет.
  • Учет по проектам — позволяет оценить рентабельность отдельных заказов и их вклад в финансовый результат компании. 
  • ОПиУ — сколько действительно заработала компания и какую часть прибыли можно вывести без риска попасть в кассовый разрыв.
  • Баланс показывает, чем владеет бизнес и насколько эффективно распоряжается ресурсами. Например, у IT-компании это могут быть лицензии, права на программное обеспечение, новенькие макбуки разработчиков и дебиторка — деньги, которые компании должны клиенты.
    Также в отчете видно, за чей счет были приобретены активы, а также кому и сколько должен бизнес: задолженность перед подрядчиками или сотрудниками, займы от фаундеров, неуплаченные налоги.

Когда клиентов становится много, вести финучет с помощью таблиц становится сложно: у каждого проекта может быть своя модель оплаты, стоимость разработки и график денежных поступлений.

Чтобы не запутаться в цифрах и видеть финансовую картину по каждому проекту, можно воспользоваться удобным онлайн-сервисом. Например, Adesk интегрируется с банками, сам загружает операции, распределяет их по статьям и проектам и на основе данных строит главные финансовые отчеты — ДДС и ОПиУ.

Сервис показывает структуру доходов и расходов компании и помогает понять, на что она тратит деньги и какие статьи можно оптимизировать. А платежный календарь подскажет, когда должна поступить оплата от клиентов, и предотвратит кассовый разрыв.

💡Не смешивайте деньги бизнеса и свои средства. Если собственник оплачивает шубу жене или отдых на море с корпоративной карты, это искажает финансовую картину: траты попадут в отчеты, и правильно рассчитать прибыль и выручку будет сложно. Заведите правило: личные расходы оплачивать со своей карты, а траты компании — по счету.

Финучет в ИТ-компании: главное

  • Управленческий учет нужен собственнику бизнеса, чтобы принимать взвешенные управленческие решения: отказываться от проектов с наименьшей рентабельностью и выбирать наиболее прибыльные, оптимизировать расходы, искать точки роста бизнеса и в итоге зарабатывать больше.
  • Чтобы контролировать расходы и доходы, создайте справочник статей. Соберите банковские выписки, зафиксируйте траты наличными и на основе операций придумайте статьи. Если их получилось много, объединяйте их в крупные категории: например, аренду офиса в «Административные расходы», а зарплаты разработчикам — в «Фонд оплаты труда».
  • Для системного финучета нужно пять инструментов. ДДС покажет, сколько денег есть у компании и на что она их тратит; платежный календарь — планировать поступления денег и не допускать кассовых разрывов; учет проектов поможет узнать, сколько компания зарабатывает «чистыми» на каждом из них. ОПиУ — выявлять рентабельные и убыточные направления и чистую прибыль, а баланс — на какие средства развивается компания: собственные или кредитные, чем она владеет и за сколько это можно продать.