Отчеты, о которых пойдет речь в статье — это база, с которой стоит начать каждому предпринимателю, чтобы навести и поддерживать порядок с финансами бизнеса.

Лучший способ вести учет — это специальные сервисы. Во-первых, в них выстроена система для понятного управления деньгами: есть инструменты аналитики и планирования, визуализации данных. Во-вторых, сервисы автоматизированы: не нужно вручную заполнять таблицы и тратить время на обновление данных — они подтягиваются из учетных систем и банков в реальном времени.

Но если вы пока не готовы внедрять сервис — это нормально. Начните с обычных таблиц Google или Excel. Это поможет разобраться в структуре отчетов, начать фиксировать данные и на практике понять, как финансы связаны с управленческими решениями.

Мы подготовили бесплатные шаблоны ОДДС, ОПиУ, отчета по задолженностям и платежного календаря. Ниже расскажем подробно про каждый из них: зачем нужны, как заполнять и какие нюансы учесть, а в конце статьи оставим ссылку на скачивание бесплатных шаблонов.

Отчет о движении денежных средств

ОДДС — это отчет, который показывает, откуда и сколько поступило денег, куда они были потрачены и как изменился остаток на счете.

В отличие от банковской выписки, где все операции идут сплошным списком, в ДДС они структурированы по статьям и виду деятельности: операционной, финансовой, инвестиционной:

  • операционная: сюда входит все, что связано с основной работой компании — выручка, оплата поставщикам, налоги, зарплаты; 
  • финансовая: входят операции с займами, кредитами и распределением прибыли; 
  • инвестиционная: вложения в долгосрочные активы или продажа оборудования.

Эта структура упрощает анализ и помогает понять, сколько денег реально есть в компании, какие траты обоснованы, а какие просто «съедают» большую часть бюджета и хватит ли средств на запланированные расходы.

Также отчет полезен при планировании крупных инвестиций и подготовке к получению кредита, банки могут запросить в том числе этот отчет.

Как начать вести ОДДС

Шаблон не придется собираться с нуля — он содержит формулы, структурирован и готов к использованию

Чтобы начать учет — внести данные в рабочие листы, где это необходимо. Например, начальные остатки во вкладке «ОДДС». Далее — регулярно заполняйте во вкладку «Операции», указывая информацию о платежах и поступлениях. Лучше делать это ежедневно: так проще поддерживать актуальность данных и снизить риск ошибок из-за накопившегося объема.

Обратите внимание: для корректного формирования отчета, расходы нужно вносить со знаком «минус». Если о нем забыть, ячейка подсветится оранжевым — это сигнал об ошибке.

Дополнительно можно фиксировать запланированные поступления и платежи — так вы сможете вовремя заметить дефицит и предотвратить кассовый разрыв.

Еще важный момент: не совмещайте в одной таблице учет личных и рабочих денег. Это исказит отчет и затруднит анализ — будет непонятно, что именно стоит пересматривать в расходах.

Как пользоваться отчетом

Отчет о движении денежных средств помогает понять, что происходит с деньгами в компании здесь и сейчас: достаточно ли их, чтобы покрывать текущие обязательства? Для это нужно смотреть на:

  • Остаток на конец месяца. Если он стабильно уходит в минус — это сигнал, что денег не хватает. Нужно пересмотреть платежи или найти источник финансирования.
  • Операционный денежный поток. Показывает, окупает ли бизнес сам себя. Если по операционке стабильно уходит больше, чем приходит, значит, бизнес «проедает» деньги. Возможно, стоит оптимизировать расходы или пересмотреть ценовую политику.
  • Статьи поступлений и платежей. Это позволит увидеть, откуда приходит больше и какие статьи сильнее «съедают» бюджет, и на основе данных пересмотреть траты.
  • Темп роста доходов и расходов. Если расходы растут быстрее, чем доходы, финансовая устойчивость снижается. Это повод пересмотреть структуру затрат, отложить несрочные платежи или искать дополнительный источник дохода.

Отчет о прибылях и убытках

ОПиУ — это отчет, который показывает, сколько бизнес действительно заработал за период, с учетом всех доходов и расходов, связанных с основной деятельностью.

С помощью ОПиУ предприниматель может оценить прибыльность бизнеса, найти и закрыть нерентабельные направления, понять, есть ли необходимость оптимизировать расходы и возможность масштабировать бизнес.

Классическая структура отчета содержит следующие показатели:

  • Операционная выручка — сколько бизнес получил от продажи товаров или услуг.
  • Прямые расходы — затраты, связанные с производством или оказанием услуг.
  • Косвенные расходы — расходы, не относящиеся напрямую к проектам, но необходимые для работы бизнеса.
  • Операционная прибыль — разница между выручкой и всеми расходами.
  • Рентабельность — отношение прибыли к выручке, отражающее эффективность.

Как начать вести ОПиУ

Так в шаблоне выглядит лист «ОПиУ», где формируется отчет на основе внесенных данных в «Операциях»

В отличие от отчета о движении денежных средств, в ОПиУ не нужно вносить остатки на начало периода, он собирается на основе данных, которые вы указываете во вкладке «Операции».

Чтобы начать работу, внесите информацию о компании в лист «Справочники»: тут нужны данные о счетах, кассах, электронных кошельках, филиалах/проектах/направлениях, видах деятельности. Еще мы добавили в шаблон расчеты с собственниками и переводы между счетами для удобства внутреннего учета.

Не стоит создавать больше 4–5 направлений в одной таблице — документ станет громоздким, и анализировать данные будет сложнее.

Далее — обновите список статей в листе «Статьи ОПиУ»: удалите ненужные и добавьте те, которых не хватает.

Как пользоваться отчетом

Чтобы понять, приносит ли бизнес прибыль и какие направления работают эффективнее, анализируйте следующие показатели:

  • Выручку: насколько она стабильна и растет ли. Снижение может указывать на проблемы с продажами, маркетингом или сезонный спад. Проверьте, не стало ли меньше клиентов, заявок или повторных покупок.
  • Себестоимость продаж: сколько уходит на производство или закупку товаров и услуг. Рост себестоимости снижает прибыль. Причиной может быть подорожание материалов, аренды, логистики или увеличение количества возвратов.
  • Валовую прибыль: разница между выручкой и себестоимостью. Если показатель падает, значит, бизнес зарабатывает меньше и может не покрыть текущие расходы. Проверьте себестоимость, спрос, закупки, логистику и цены.
  • Операционные расходы: зарплаты, аренда, реклама. Если траты растут, а выручка нет, значит, бизнес неэффективно использует ресурсы. Выявите статьи, которые «тянут» бюджет, и пересмотрите структуру расходов.
  • Чистую прибыль: то, что остается после всех расходов. Если она снижается или уходит в минус — бизнес работает в убыток. Нужно выяснить, что изменилось: упали доходы или выросли расходы.
  • Маржинальность: показывает, какой процент выручки превращается в прибыль. Если показатель снижается, значит бизнес становится менее эффективным. Анализируйте маржинальность по направлениям или продуктам, чтобы понимать, что приносит деньги, а что — просто их тратит.
  • Динамику по периодам. Сравнивайте показатели с предыдущими месяцами. Это поможет отследить устойчивость бизнеса, выявить негативные тренды и вовремя среагировать.

Отчет о задолженностях

Дебиторка и кредиторка — это про долги. В первом случае — должны вам, во втором — вы. Отчет по обязательствам позволяет понимать, сколько реальных денег вы получите в будущем и сколько вам предстоит отдать. На основе этого, вы сможете:

  • избегать кассовых разрывов: вы видите, когда и сколько вам должны заплатить, и можете планировать платежи;
  • не терять деньги: вы в курсе, кто задерживает оплату, и можете вовремя напомнить о долге;
  • оценить финансовую устойчивость: если сумма того, что должны вам, примерно равна сумме того, что должны вы — это хорошо. Сильный перекос в одну из сторон сигнализирует о необходимости пересмотреть условия работы с клиентами или поставщиками.

Как начать вести отчет по обязательствам

Шаблон включает все нужные формулы — достаточно ввести информацию и поддерживать ее в актуальном состоянии

Добавьте список контрагентов и статьи, укажите для каждого тип — доход или расход. Затем записывайте все отгрузки и оплаты во вкладку «Операции». На основе этих данных будет обновляться информация на листе «Отчет по ДЗ и КЗ».

Как пользоваться отчетом

Для эффективного контроля за расчетами с клиентами и поставщиками, обращайте внимание на:

Соотношение дебиторки и кредиторки. Если вы должны больше, чем вам — это повод пересмотреть условия оплаты с поставщиками, активнее работать с напоминаниями клиентам об оплате и следить за сроками поступлений. Иначе может возникнуть кассовый разрыв и у вас не будет денег на обязательные платежи.

Сроки возникновения задолженности. Просрочка даже на несколько дней — это не просто задержка, а потенциальный риск для бизнеса. Не оттягивайте момент и сразу связывайтесь с должниками, напоминая о задолженности. Так выше шанс, что клиент перечислит деньги.

Актуальность данных. Если забудете внести долг или поставите не ту дату, данные в отчете будут искажены, а выводы — ошибочными. Поддерживать данные в актуальном состоянии и оперативнее реагировать на просрочки поможет разработка регламента по работе с должниками и назначение ответственного.

Платежный календарь

Платежный календарь — это план, в котором можно увидеть, сколько денег будет на счету в любой день, и избежать ситуации, когда платить надо, а средств нет.

С помощью платежного календаря можно понять, возможно ли предоставить клиенту скидку или пойти на уступки по условиям оплаты; определиться с суммой, которую можно безопасно вывести со счета компании; выбрать благоприятную дату для инвестиций, не рискуя операционной деятельностью.

Как начать вести платежный календарь

Так выглядит лист «Платежный Календарь» в шаблоне: красным отражены плановые расходы

Перед началом работы с шаблоном внесите начальные остатки, информацию о бизнесе, а далее — регулярно добавляйте плановые поступления и выплаты во вкладку «Плановые операции». Календарь будет формироваться на основе внесенных данных.

Как пользоваться платежным календарем

Регулярно проверяйте строку с плановым остатком на конец дня. Если сумма стала отрицательной, это сигнал о том, что денег не хватит на запланированные платежи. В календаре эта строка подсветится красным, а ниже появится предупреждение о кассовом разрыве.

Чтобы избежать нехватки средств, можно:

  • перенести часть расходов на другие даты;
  • запланировать дополнительные поступления;
  • договориться об отсрочке с поставщиками;
  • найти временное финансирование — например, за счет отложенных выплат или займа.

Следите за актуальностью данных. Если план не совпадает с фактическими операциями, начальные остатки нужно скорректировать вручную. Особенно важно это делать после выходных, праздников и больших выплат — иначе вы не увидите реальную картину.

Где получить шаблоны и начать учет

Шаблоны ОДДС, ОПиУ, отчета по обязательствам и платежного календаря с примерами, рекомендациями и подробными инструкциями можно скачать по этой ссылке. Это бесплатно и полезно, ведь отчеты помогут привести деньги бизнеса в порядок, а вам — начать эффективно управлять с опорой на данные, а не на ощущения.