Что такое ERP-система

ERP-система — это программа, которая объединяет и хранит данные компании в одном цифровом пространстве.

Данные могут быть разными: от складских остатков и производственных планов до финансовых отчетов и личных данных сотрудников.

С помощью ERP руководитель и сотрудники быстро получают информацию о бизнес-процессах в реальном времени. Например, хватает ли материалов на складе для новой партии товара и насколько загружено производство на данный момент. Для этого не нужно залезать в Excel-таблицы, искать бумажные документы или звонить менеджеру — достаточно зайти в систему и получить все данные за пару кликов.

Если обобщить, ERP — это цифровой «слепок» компании, всех ее активов и процессов. Система помогает упорядочить работу с информацией, снизить операционные затраты и увеличить прибыль бизнеса.

Скриншот интерфейса «МойСклад» — таблица заказов покупателей с номерами, статусами, суммами, контрагентами и датами. 
Интерфейс системы управления ресурсами предприятия МойСклад. Источник: startpack.ru

Чем отличается CRM-система от ERP

CRM заточена под автоматизацию продаж. Она помогает менеджерам работать с клиентами: хранит контакты, показывает этапы сделок, напоминает о задачах. Цель внедрения CRM — выстроить эффективный процесс продаж и увеличить доход компании.

ERP-система охватывает не отдельные процессы, а всю деятельность бизнеса. Она помогает управлять финансами, складом, производством, персоналом, объединяет и хранит информацию, а также формирует отчеты для собственника и руководителя о текущей ситуации. Суть ERP в том, чтобы снизить траты, избавить сотрудников от рутины и помочь руководителям и собственнику бизнеса принимать решения на основе фактов, а не догадок.

Как понять, что компании пора внедрять ERP

ERP выбирают компании разного масштаба, чаще всего из сфер торговли, производства, логистики, которым нужно хранить и обрабатывать большие объемы данных и наладить коммуникацию между отделами.

Что касается малого бизнеса, ERP не всегда нужна: если в компании небольшой штат сотрудников и нет сложных процессов, можно обойтись без нее. Например, использовать CRM для контроля продаж, а финансы вести в облачном сервисе.

Когда бизнес расширяется, сотрудников, клиентов и направлений становится больше, а процессы усложняются, стоит рассмотреть ERP. Вот четыре признака, которые указывают на то, что пора внедрять систему:

  • У собственника нет актуальных данных. Чтобы принимать решения, предпринимателю нужна полная картина: сколько выручки за сегодня, хватает ли товара на складе, доставили ли товар клиенту и так далее. Пока все отделы соберут нужную информацию и передадут ее, могут пройти дни, и в результате собственник может получить устаревшие данные. 
  • Сотрудники работают в разных программах, которые нельзя связать между собой. Например, менеджер использует Excel, маркетинг — онлайн-таблицы, а бухгалтерия — 1С. Из-за этого сотрудники не могут сразу получить нужную информацию от коллег — приходится все уточнять лично, и работа замедляется.
  • Компании не хватает возможностей текущих решений. По мере роста бизнеса накапливается большое количество информации, которое нужно обрабатывать и хранить, и делать это в таблице Excel становится проблематично. 
  • Сотрудники тратят много времени на повторяющиеся задачи. Рутина не только отнимает время, но и часто приводит к ошибкам в отчетах и других документах.

Преимущества ERP системы для малого бизнеса

Основные «боли», которые бизнес закрывает с помощью системы управления ресурсами предприятия, следующие:

Автоматизация процессов. ERP возьмет на себя часть задач и освободит сотрудников от рутины. Например, отследит складские остатки и автоматически сформирует заявку поставщику, если количество запасов дойдет до минимума. Кроме того, в ERP есть встроенные шаблоны документов: счетов, актов, договоров, накладных, поэтому не придется каждый раз заполнять их с нуля. Это снижает риск ошибок из-за человеческого фактора и экономит время.

Прозрачные отчеты и аналитика. Все данные в системе упорядочены и доступны в реальном времени. Руководитель может быстро получить наглядные отчеты по отделам, сравнить ключевые показатели и увидеть, как расходуются ресурсы, какие направления приносят прибыль, а какие убыточны.

Безопасное хранение данных. Разработчики ERP-систем уделяют внимание безопасности систем, например, регулярно выпускают обновления, которые закрывают возможные уязвимости ПО для вирусов. Это снижает вероятность взлома и утечек данных.

Синхронизация отделов между собой. Все данные о работе компании сводятся в одно место, поэтому сотрудники знают, что происходит. Это помогает избежать ситуации, когда отдел продаж заключил договор с клиентом, а товара на складе нет. В ERP менеджеры видят все складские остатки и при необходимости могут зарезервировать товар или составить заявку на производство нужного количества.

Из чего состоит ERP-система

Система управления предприятием состоит из трех компонентов: платформы, модулей и базы данных.

Платформа. Это основа для управления всеми ресурсами компании. Здесь сосредоточены базовые функции и руководство по работе с системой.

Модули. Это отдельные блоки, каждый из которых выполняет свою задачу. Компания может отбирать их исходя из своих задач и не переплачивать за лишний функционал.

Например, малый бизнес может автоматизировать ключевые процессы: управление финансами и запасами. Модули можно связывать друг с другом, чтобы обеспечить обмен данным между отделами. Например, информация о продаже товара сразу отображается в модуле складского учета, финансах и CRM-системе.

База данных. Тут происходит обработка и хранение всей информации компании. Они могут поступать в ERP из Excel-таблиц, бумажных документов или рабочих программ и далее распределяются по нужным модулям. Например, баланс, бюджет, доходы и расходы пойдут в финансовый модуль.

Вот базовые модули, которые есть в большинстве ERP-систем:

  • Бухгалтерия и финансы — помогает отслеживать денежные потоки и планировать расходы. В реальном времени можно увидеть, какая выручка за сегодня, сколько нужно заплатить поставщикам, хватит ли денег на закупку сырья и так далее.
  • Управление персоналом — автоматизирует работу HR-отдела: помогает считать зарплату, составлять графики и учитывать рабочее время.
  • Поставки — помогает управлять закупками, логистикой и прогнозировать спрос. Например, если на складе закончилась краска, система автоматически сформирует заказ на покупку. Менеджеру останется выбрать поставщика и проконтролировать оплату и доставку.
  • Производство — показывает, какие ресурсы задействованы в работе, сколько материалов и оборудования используется, и помогает координировать работу цехов.
  • Управление проектами — отслеживает бюджеты проектов, следит за дедлайнами и распределяет задачи по сотрудникам. 
  • Управление складом — показывает всю цепочку движения товара: от поступления на склад до отгрузки клиенту.

Также существуют специализированные модули для различных сфер бизнеса: строительства, автосервисов, общепита и других.

Какие ERP существуют: обзор российских решений

Системы различаются по типу лицензии и способу поставки.

По лицензии бывают два вида:

  • С закрытым исходным кодом (проприетарные) — то есть изменять его может только компания-разработчик программы, она же занимается поддержкой решения.
  • С открытым исходным кодом (open-source) — такие системы позволяют дорабатывать функциональность под задачи бизнеса, если в компании есть профильные специалисты.

По формату установки ERP бывают:

  • «Коробка» — компания единоразово оплачивает софт и устанавливает его на собственные серверы.
  • Облако — бизнес ежемесячно платит за подписку и получает доступ к облачной версии.
  • On-premise — программа устанавливается на серверы компании, оплата также по подписке.

Большинство ERP-систем поддерживают все три формата поставки.

3 российские ERP-системы для бизнеса

1С:ERP — это система для комплексного управления бизнесом c разнообразным функционалом. Помогает наладить различные процессы в компаниях: от бухгалтерии и закупок до производства и финансового учета. Например, сотрудники смогут создавать заказы на производство или поставку, а также рассчитывать затраты на закупки. Руководители смогут составлять бюджет и контролировать его исполнение. Система снимает с сотрудников часть рутины и ускоряет согласование между отделами.

МойСклад — решение подойдет для малых и средних компаний, которые занимаются производством, торгуют оптом и в розницу и для онлайн-магазинов. Система позволяет решать разные задачи: от обработки заказов и контроля за финансами до закупок и учета складских остатков.

МойСклад можно связать с разными сервисами, среди которых — маркетплейсы, службы доставки, телефония, интернет-магазины и банки. Также в системе можно маркировать товары благодаря интеграции с «Честным знаком».

Компас. ERP-система подходит компаниям разного масштаба и видов деятельности, но чаще всего ее внедряют на производстве. У системы понятный интерфейс, в котором разберется любой, кто умеет работать с офисными программами.

В решении есть все необходимые модули: финансы, склад, кадры, документооборот, учет активов и CRM. Все блоки связаны между собой, что помогает контролировать процессы. Для крупных производств и рекламных агентств разработчики выпускают специальные обновления с учетом специфики бизнеса.

Советы по внедрению ERP

Оцените, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в первую очередь. Перед выбором системы определите, как устроена работа в компании: где хранятся данные, как ими обмениваются, где есть узкие места, которые тормозят работу. Также обратите внимание, какие программы уже используются и какой результат приносят. Это поможет выбрать ERP с нужным функционалом и не переплачивать.

Организуйте плавный процесс перехода на ERP. Сотрудники привыкают работать в одних и тех же программах годами, и внедрение нового сервиса может вызвать стресс и даже сопротивление. Объясните команде, какие задачи решает система, как она упростит их работу и какие выгоды принесет компании. Также проведите обучение: покажите, как работать в новой системе и дайте время на адаптацию.

Продумайте, кто будет внедрять и поддерживать работу ERP-системы. Если у вас нет айтишников в штате, лучше обратиться к разработчикам системы или интеграторам — это компании, которые помогают внедрять IT-решения, в том числе ERP. Опытные специалисты не только настроят систему, но и помогут бизнесу выжать максимум из ее возможностей.

Изучите, какие интеграции есть у системы. ERP должна интегрироваться с программами, которые компания использует в работе, например, таск-трекерами, бухгалтерскими программами или сервисами финучета.

Не ожидайте мгновенных результатов. Система управления предприятием — это не волшебная таблетка, благодаря которой все процессы наладятся. Нужно время на то, чтобы настроить систему, обучить сотрудников ей пользоваться и адаптировать ее под бизнес-процессы по ходу использования.