Коротко: есть три варианта, где маркетинговое, рекламное, кадровое и другое агентство может организовать ведение финансового учета. Первый — таблицы. Этот инструмент подойдет, когда нет ежедневного потока финансовых операций и важно с минимальными вложениями внедрить учет. Второй — финансовые программы по типу 1С. Это решение для крупных агентств с несколькими направлениями и постоянным потоком платежей и поступлений. Третий вариант — облачные сервисы учета. Они подходят и новым, и действующим агентствам, которым важны скорость и простота внедрения системы, автоматизация процессов и доступ к готовым инструментам для анализа прибыли, контроля денежных потоков и финансового планирования.

Зачем агентству вести финучет

В агентском бизнесе увеличение количества заказов и выручки не всегда приводит к росту прибыли. Например, маркетинговое агентство может вести клиента за фиксированную ежемесячную плату, но постепенно объем задач увеличивается: появляются дополнительные согласования, правки, внеплановые работы. Стоимость услуг остается прежней, а времени и ресурсов на выполнение заказа уходит все больше.

Есть и другая особенность: в рекламных, маркетинговых и ивент-агентствах часть клиентского бюджета может предназначаться для оплаты размещений, производства материалов, услуг подрядчиков и других расходов. Поэтому общая сумма поступлений не всегда отражает реальный заработок компании.

Сроки расчетов с клиентами тоже могут различаться: одни вносят предоплату, другие оплачивают услуги только после завершения проекта или в конце месяца. При этом агентству нужно рассчитываться с сотрудниками и подрядчиками по своему графику, который не всегда совпадает с датами поступления денег от клиентов. 

Системный финансовый учет помогает собственнику агентства:

  • Оценивать реальную прибыль. Сопоставлять доходы от услуг с расходами на их оказание и понимать, сколько агентство заработало за месяц, квартал или другой период. При этом учитывать не только прямые затраты на заказы, но и расходы на содержание бизнеса. 
  • Контролировать затраты. Отслеживать расходы на штатных специалистов, подрядчиков, сервисы, аренду и другие нужды агентства. Это помогает замечать перерасход, пересматривать бюджеты и находить возможности для экономии. 
  • Анализировать прибыльность проектов и направлений. Сравнивать финансовые результаты отдельных клиентов, заказов и услуг. Например, выяснить, что крупный клиент приносит небольшую прибыль из-за высокой трудоемкости заказов, или разработка сайтов генерирует большую прибыль, чем продвижение в соцсетях, хотя выручка по ним примерно одинаковая. 
  • Планировать обязательные платежи и предупреждать кассовые разрывы. Рассчитывать, сколько потребуется на зарплаты, налоги, подрядчиков и другие выплаты, и сравнивать эту сумму с ожидаемыми поступлениями от клиентов. Так можно заранее увидеть, когда денег на обязательные платежи может не хватить.
  • Принимать решения о распределении прибыли. Оценивать, сколько средств останется после предстоящих расходов и обязательств, какую сумму можно вывести из бизнеса, а какую — направить на найм сотрудников, развитие новых направлений или расширение агентства.
❗️ Важно не путать

Наличие бухгалтерского учета в агентстве не отменяет потребности в управленческом.

Бухгалтерский — это про соблюдение закона. Он нужен для расчета налогов, отражения хозяйственных операций, подготовки и сдачи обязательной отчетности в контролирующие ведомства. Для принятия управленческих решений собственнику агентства данных БУ недостаточно.

Чтобы решать внутренние задачи компании, нужен управленческий учет. С его помощью можно оценить выгодность сотрудничества с конкретным клиентом, пересмотреть стоимость услуг или запланировать расширение команды.

Эти два вида учета дополняют друг друга, но не заменяют.

Какие вопросы должен закрывать финучет в агентстве

Финансовый учет эффективен, когда есть цель. Сам по себе реестр платежей и поступлений мало что дает собственнику. Другое дело, когда он использует эти данные, чтобы выяснить, кто сколько денег принес агентству, кому и сколько оно заплатило, а затем анализирует результаты и принимает решения.

Вот основные вопросы, на которые финучет дает ответы предпринимателю:

❓ Сколько у нас денег и куда они уходят?

Понимание, сколько в агентстве есть денег и на что оно их тратит, позволяет собственнику вовремя замечать рост расходов и находить возможности для экономии. Также контроль денежных потоков полезен для планирования будущих операций и предупреждения кассовых разрывов.

Эту информацию можно получить с помощью отчета о движении денежных средств (ДДС). Он собирает фактические поступления и списания по всем источникам хранения средств, распределяет операции по статьям учета и показывает, сколько денег было в начале периода, сколько поступило, было потрачено и осталось.

Читайте также: Отчет ДДС в агентстве: зачем нужен и как построить

❓ Сколько мы заработали?

Собственнику важно понимать, как работает компания: приносит ли агентство и конкретные клиенты / направления прибыль и насколько она соответствует объему вложений. Это позволяет вовремя заметить убыточные направления и решить, как с ними поступить — например, перераспределить ресурсы, поднять цены или вовсе отказаться от того, что не приносит отдачи.

Получить эти данные можно в отчете о прибылях и убытках (ОПиУ). Он показывает финансовый результат — прибыль или убыток, на основе этой информации можно сделать вывод, с какими клиентами / по каким направлениям агентству выгоднее работать.

Читайте также: Отчет о прибылях и убытках для агентства: зачем нужен и как составить

💡 Комплекс ДДС и ОПиУ поможет разобраться, почему прибыль есть, а денег на счете нет

Сопоставляя данные о том, сколько агентство заработало с учетом признанных доходов и расходов, и сколько денег фактически поступило и было потрачено, можно выяснить, почему положительная прибыль не сопровождается ростом денежных остатков.

💡 Комплекс ДДС и платежного календаря будет полезен для понимания, хватит ли денег на обязательные выплаты

ДДС покажет, сколько денег есть у агентства сейчас, а платежный календарь — как эта сумма будет меняться с учетом предстоящих поступлений от клиентов и запланированных расходов. На основе этой информации можно рассчитать остатки средств на конкретные даты, заранее обнаружить риск кассового разрыва и принять меры, чтобы вовремя рассчитаться по обязательствам.

❓ На чем мы зарабатываем?

Агентства, как правило, предлагают несколько видов услуг и одновременно работают с разными клиентами. Выручка по направлениям может быть примерно одинаковой, хотя затраты на выполнение заказов — различаться.

Например, в агентстве «Желтый склон» популярны две услуги — ведение соцсетей и разработка стратегий.

Ведение соцсетей стоит дешевле, но клиентов больше, поэтому за месяц оба направления приносят примерно одинаковую выручку. Однако для предоставления первой услуги требуется постоянная работа дизайнеров, редакторов и SMM-специалистов, а разработкой стратегий занимается небольшая команда, которая тратит на заказы меньше времени.

В результате после учета расходов выясняется, что второе направление приносит агентству значительно больше прибыли.

Увидеть такую разницу помогает учет по проектам и направлениям. Он дает возможность отдельно учитывать доходы и затраты на каждый заказ, включая работу сотрудников и подрядчиков.

Читайте также: Увеличили выручку с 500К до 3,5 миллионов — кейс агентства Enjoy Digital

❓ Как изменились финансовые показатели?

Изменения финансовых показателей помогают оценить результаты принятых решений. Например, как повлияли на прибыль запуск новой услуги, расширение команды, реклама в новом канале или пересмотр цен. Если результат оправдал ожидания, решение можно использовать и дальше. Если нет — разобраться в причинах, скорректировать подход или отказаться от него.

Для этого используют план-факт и анализ динамики финансовых показателей. План-факт показывает, насколько фактические доходы, расходы и прибыль соответствуют запланированным. Анализ динамики помогает проследить, как от месяца к месяцу меняются выручка, прибыль, рентабельность, ФОТ и другие показатели.

Где можно вести финансовый учет агентству и как выбрать нужный вариант

Есть три основных варианта, где можно вести учет в агентстве — это Google Таблицы и Excel, 1С и облачные сервисы. У каждого есть преимущества и ограничения. Рассказываем, на что стоит обратить внимание при выборе, чтобы не потратить впустую деньги и время.

Google Таблицы и Excel

Если у вас небольшое агентство с несколькими постоянными клиентами, редкими платежами и небольшой командой, можно начать с таблиц.

В таблицах можно:

  • Вести учет поступлений и расходов. Записывать операции, распределять их по статьям, клиентам и проектам, отслеживать остатки на счетах.
  • Собирать управленческие отчеты. Создать ДДС, ОПиУ, платежный календарь и другие инструменты. Можно использовать формулы и сводные таблицы, чтобы автоматически рассчитывать показатели на основе внесенных данных.
  • Планировать бюджеты. Например, составить смету расходов на рекламную кампанию, а затем сравнить ее с фактическими затратами.
  • Работать совместно. В Google Таблицах и Excel с облачным хранением несколько сотрудников могут редактировать один документ. Например, менеджер вносит данные об оплатах клиентов, а собственник проверяет отчеты. 

Для такого учета не нужно внедрять специальную программу, оплачивать подписку и работу специалиста поддержки. Можно скачать готовые шаблоны управленческих инструментов, внести данные агентства и сразу начать работу. В набор входят: 

  • ДДС;
  • ОПиУ;
  • Платежный календарь; 
  • Отчет о задолженностях; 
  • Финмодель. 

👉 Скачать бесплатные шаблоны для агентства

По мере развития агентства может стать сложнее поддерживать актуальность и корректность данных в таблицах — количество клиентов и операций увеличится, ручное заполнение и сверка данных начнут занимать всё больше времени в ущерб другим задачам.

Еще один нюанс — совместная работа и безопасность данных. Когда таблицу редактируют несколько сотрудников, кто-то может случайно удалить формулу, добавить лишний ноль или стереть значение в ячейке. Чтобы избежать таких ошибок, можно ограничить редактирование отдельных ячеек или листов.

С конфиденциальностью сложнее: настройки доступа на просмотр распространяются на весь документ, поэтому скрыть отдельные данные от сотрудника не получится. Например, менеджеру нужно работать с платежами клиентов, а данные о зарплатах руководства ему видеть нельзя. В таком случае придется разделять информацию по разным файлам.

1С и похожие учетные программы

Если у вас агентство со сложной системой учета, большим штатом, несколькими юрлицами или подразделениями, стоит рассмотреть комплексные решения 1С. Особенно если помимо управленческого важно в одной системе объединить другие виды учета и данные разных отделов.

В 1С можно:

  • Объединять разные виды учета. Вести бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, рассчитывать зарплаты, работать с кадровыми документами и готовить обязательную отчетность. Еще можно связать между собой данные разных отделов, чтобы сократить повторный ввод информации.
  • Вести учет по нескольким юрлицам и подразделениям. Раздельно учитывать операции, доходы, расходы и обязательства каждой компании, а затем оценивать результаты всего агентства.
  • Анализировать затраты и финансовые итоги. Учитывать расходы на сотрудников, подрядчиков и другие нужды агентства, распределять их между заказами и направлениями, рассчитывать себестоимость услуг, прибыль и рентабельность.
  • Планировать и контролировать финансы. Составлять бюджеты, сравнивать плановые показатели с фактическими, согласовывать платежи и контролировать расчеты с клиентами и подрядчиками.

Возможности 1С не ограничиваются готовыми функциями. Программу можно дорабатывать под особенности агентства: настраивать дополнительные отчеты, права доступа сотрудников, обмен данными с CRM (с англ. Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами) и другими системами, но это требует дополнительных ресурсов.

Сначала нужно выбрать конфигурацию, настроить ее под процессы агентства, перенести данные и проверить корректность учета. Для внедрения комплексной системы, а также для дальнейших доработок и обслуживания программы, может потребоваться помощь специалиста по 1С.

Еще возможно понадобится обучение сотрудников: бухгалтеру, финансисту, руководителям отделов и другим пользователям, кто планирует работать в 1С, нужно освоить функции в программе.

Специализированные облачные сервисы управленческого учета

Если работа с таблицами стала отнимать слишком много времени, а внедрять сложную финансовую программу не хочется, можно перейти на специализированный облачный сервис.

💡 Этот вариант также подойдет агентствам, которые только начали работать, но хотят сразу организовать полноценный управленческий учет.

Для запуска таких сервисов обычно не нужен программист или отдельная техническая инфраструктура — достаточно зарегистрироваться, настроить учет под агентство и подключить необходимые интеграции.

В облачных сервисах можно:

  • Автоматизировать учет операций. Поступления и списания загружаются из подключенных банков, а распределение платежей по статьям учета можно настроить с помощью правил автоматизации. Это сокращает ручную работу и помогает поддерживать финансовые данные в актуальном состоянии.
  • Получать готовую отчетность. ДДС, ОПиУ, управленческий баланс и другие отчеты формируются на основе данных учета. Не придется самостоятельно создавать таблицы, настраивать формулы и каждый месяц собирать отчеты из разных файлов.
  • Вести учет по проектам и направлениям. Учитывать доходы и затраты на каждый заказ, сравнивать финансовые результаты клиентов и разных видов услуг. Например, отдельно оценивать прибыль от разработки сайтов, ведения соцсетей и организации мероприятий.
  • Планировать финансы. Составлять бюджеты, сравнивать плановые показатели с фактическими, контролировать задолженности и планировать будущие платежи. Платежный календарь поможет заранее замечать риск нехватки денег на обязательные выплаты.
  • Организовать совместную работу. Подключать сотрудников к учету и разграничивать права доступа. Например, предоставить менеджеру возможность работать с платежами по проектам, не открывая ему всю финансовую информацию агентства.

Стоит учитывать, что облачные сервисы обычно работают по платной подписке, а набор функций и возможностей настройки зависит от конкретного продукта.

Перед выбором стоит проверить, поддерживает ли сервис нужные банки и программы, можно ли настроить учет под особенности агентства и хватает ли предусмотренных инструментов для ваших задач.

Вариант Кому и для каких задач подходитЧто важно учитывать
Google и Excel ТаблицыСамостоятельный учет в небольшом агентстве с ограниченным количеством операций. Нужно регулярно вносить и проверять данные, поддерживать структуру файлов.
1С и похожие программыКомплексный учет, объединение данных разных отделов, нескольких юрлиц и видов учета в крупных агентствах. Комплексный учет, объединение данных разных отделов, нескольких юрлиц и видов учета в крупных агентствах. 
Облачный сервис управленческого учетаАвтоматизация финансовых операций, готовая отчетность, учет по проектам и финансовое планирование для агентств разного размера, которым важно сразу выстроить упорядоченную систему учета. Обычно требуется платная подписка и доступ к интернету. Перед подключением важно проверить, есть ли в сервисе нужные агентству функции.

Как агентству вести финучет в Adesk

Adesk — сервис управленческого учета, в котором можно автоматизировать обработку операций и получать готовую аналитику.

В сервисе есть инструменты для контроля движения денег, оценки прибыли, учета по проектам и планирования. Рассмотрим, как они работают и чем полезны агентствам.

Интеграции и автоматизация: для минимизации ручной работы

В агентстве платежи могут проходить через банки, онлайн-кассы и эквайринг, а информация о клиентах и заказах храниться в CRM. Adesk поддерживает интеграции с этими системами, чтобы данные о расчетах не приходилось искать и сопоставлять вручную.

Также в Adesk есть интеграция с Google Таблицами, которая позволяет автоматически передавать нужные показатели из таблиц в ОПиУ.

Для работы с финансами с телефона предусмотрены боты в мессенджерах: через них можно добавлять операции, проверять остатки и получать напоминания о платежах.

Если нужной интеграции нет, ее можно разработать с помощью открытого API Adesk.

ДДС и ОПиУ: для контроля денег и прибыли

В Adesk оба отчета формируются на основе данных учета, поэтому их не нужно каждый раз собирать вручную. Достаточно перейти во вкладку «Аналитика», выбрать нужный отчет и период и нажать на кнопку.

ДДС показывает, откуда пришли деньги в агентство, на что их потратили и как изменился денежный остаток. Например, можно отдельно посмотреть расходы на рекламные размещения, подрядчиков, оплату труда и содержание офиса, а затем сравнить их за разные периоды.

ОПиУ показывает выручку, расходы и финансовый результат агентства. Для корректного расчета Adesk может учитывать доходы и расходы по датам их начисления, а не только по датам оплаты. Для этого важно корректно отражать начисления в учете.

Это особенно полезно при работе с авансами и постоплатой, когда момент оказания услуг не совпадает с датой расчета с клиентом.

Читайте также: Как работать с предоплатами и не попасть в кассовый разрыв

Чтобы быстро оценить финансовое состояние агентства, можно посмотреть данные на рабочем столе Adesk:

На дашборде отображены ключевые показатели: выручка, прибыль, рентабельность, денежные остатки и графики их изменения

Учет по проектам: для оценки прибыльности заказов

Для каждого заказа в Adesk можно создатьотдельный проект и учитывать связанные с ним поступления и расходы. Например, для рекламной кампании можно отдельно учитывать оплату от заказчика, расходы на размещения, подрядчиков и другие работы. Это поможет оценить, сколько агентство заработало на конкретном проекте после вычета затрат.

Проекты также можнообъединить по направлениям: SMM, разработка сайтов, организация мероприятий и другие. Тогда в ОПиУ получится сравнить результаты не только по проектам, но и по направлениям.

❗️ Важно правильно распределять между проектами общие расходы, в том числе затраты на сотрудников, которые работают сразу с несколькими клиентами. Иначе расчет прибыльности будет неточным.

Платежный календарь и бюджеты: для планирования

Платежный календарь учитывает ожидаемые поступления и предстоящие выплаты. Это помогает понять, хватит ли денег на обязательные расходы к определенной дате.

Например, агентство может запланировать оплату подрядчикам, зарплаты и налоги, а затем посмотреть, хватит ли на них денег с учетом поступлений от клиентов.

💡 Регулярные платежи, например за аренду и подписки, можно настроить один раз — в дальнейшем они будут повторяться автоматически.

Если средств окажется недостаточно, Adesk покажет дату возможного кассового разрыва и сумму нехватки: 

Это даст время принять меры — перестроить график платежей, напомнить клиентам о задолженностях или найти дополнительный источник финансирования

Бюджетирование помогает планировать доходы и расходы как по агентству в целом, так и по отдельным проектам. Допустим, на организацию мероприятия предусмотрен определенный бюджет: можно распределить его между площадкой, оборудованием, подрядчиками и другими статьями, а затем отслеживать выполнение плана.

Клиенты и задолженности: для контроля обязательств

В Adesk можно отслеживать расчеты с заказчиками и подрядчиками, выставлять счета и контролировать задолженности. Это полезно агентствам, которые одновременно ведут много клиентов, работают по предоплате или предоставляют отсрочки платежей.

Например, можно посмотреть, какие клиенты еще не рассчитались за оказанные услуги и какие обязательства агентству предстоит выполнить перед исполнителями.

Для контроля расходов предусмотрено согласование платежей. Руководитель может назначить ответственных за утверждение разных групп затрат, например рекламных бюджетов или оплаты услуг подрядчиков.

Читайте также: Снизили расходы на комиссии банка почти в 2 раза — кейс ивент-агентства Лира

Adesk AI: для решения финансовых задач

В Adesk есть ИИ-агент, который работает с финансовыми данными компании и отвечает на вопросы на понятном языке.

Например, его можно попросить:

  • обработать файл — собрать отчет или распределить операции из выписки по статьям учета; 
  • объяснить, почему за последние три месяца снизилась рентабельность агентства; 
  • рассчитать, как увеличение ФОТ повлияет на прибыль; 
  • сравнить расходы по направлениям и спросить, как их можно сократить;
  • составить отчет или разработать инструмент, которого нет в Adesk, и добавить его в интерфейс сервиса для регулярной работы.
Это помогает сократить время на обработку информации и заранее оценивать, как управленческие решения могут повлиять на финансовые показатели

Сколько стоит Adesk

Стоимость подписки начинается от 2 490 ₽ в месяц.

Можно начать работу с пробного периода: после простой регистрации вам будут доступны без ограничений все возможности Adesk в течение 14 дней.

За это время можно подключить счета, добавить проекты, настроить учет и понять, насколько сервис подходит вашему агентству.

💙 Попробуйте Adesk бесплатно →

Часто задаваемые вопросы про ведение финучета в агентстве

Где лучше вести финансовый учет агентству?

Зависит от размера агентства, количества операций и задач, которые нужно решать с помощью учета:

  • Для небольшого агентства с несколькими клиентами и редкими платежами может быть достаточно Excel или Google Таблиц. 
  • Если компания крупная и нужно объединить бухгалтерский, налоговый, кадровый и управленческий учет, стоит рассмотреть 1С.
  • Когда важно контролировать финансы, считать прибыль по проектам и получать готовые отчеты без сложного внедрения, подойдет специализированный облачный сервис, например Adesk.

Какие финансовые отчеты нужны агентству?

Начать стоит с двух основных отчетов — ДДС и ОПиУ. Первый покажет, сколько денег поступило, на что их потратили и сколько осталось. Второй поможет оценить выручку, расходы и прибыль агентства за период.

Еще будет полезно подключить платежный календарь, отчет о задолженностях и план-факт, с помощью которых можно контролировать будущие выплаты и выполнение бюджетов.

Нужно ли вести управленческий учет, если уже есть бухгалтер и его отчеты?

Да, так как бухгалтерских данных недостаточно для решения внутренних задач агентства.

Бухгалтерский учет нужен для отражения хозяйственных операций и подготовки обязательной отчетности. Управленческий помогает оценивать результаты бизнеса с той детализацией, которая нужна собственнику: по отдельным клиентам, проектам, направлениям и периодам.