Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Что такое автоматизация и зачем она нужна
Автоматизация позволяет компаниям работать эффективнее: сотрудники успевают выполнить больше задач, а у руководства появляется время для принятия управленческих решений и развития предприятия.
Каждая программа «заточена» под выполнение определенной задачи. Например, сервисы для ведения финансового учета помогают следить за деньгами компании, софт для автоматизации склада — отслеживать запасы сырья и товаров, а системы по информационной безопасности — предотвращать утечки данных.
Преимущества автоматизации процессов для бизнеса:
Сокращение издержек и повышение операционной эффективности. Использование ИИ, чат-ботов и сервисов помогает бизнесу снижать переменные затраты — те, которые зависят от объема работы. Например, в компании три менеджера по продажам обрабатывают 300 заявок в месяц. Если внедрить CRM-систему, которая автоматизирует учет заявок и сделок, предлагает шаблоны ответов и напоминает о звонках, сотрудники справятся с растущим потоком заявок, и пополнять штат не придется.
Автоматизация процессов позволяет бизнесу меньшим количеством ресурсов делать ту же самую работу, что повышает операционную эффективность и положительно влияет на показатель EBITDA.
Для инвесторов и покупателей автоматизированные процессы — это возможность быстрее и при меньших затратах завоевать большую долю рынка.
Если компания работает на большом рынке, инвестор понимает, что при автоматизированных процессах масштабироваться можно проще, быстрее, дешевле и с прогнозируемым результатом. Если в компании ничего не автоматизировано и все ведется в блокнотиках, инвестор спросит: «Как ты будешь обрабатывать в 100 раз больше клиентов?» — и ответа не будет.
Минимизация ошибок из-за человеческого фактора. Специализированный софт справляется с рутинными и повторяющимися задачами лучше и быстрее людей. Например, СЭД (система электронного документооборота) позволяет ускорить процесс создания и согласования счетов, договоров и других документов. Бухгалтеру не нужно каждый раз вручную вбивать реквизиты — система автоматически подставляет все данные контрагента и отправляет документ на утверждение руководителю.
Повышение устойчивости бизнеса. В малом бизнесе собственник держит все под личным контролем: ставит задачи, контролирует их выполнение и проверяет результат. Такой подход приводит к тому, что команда не способна действовать самостоятельно. Любая форс-мажорная ситуация, например, уход собственника или увольнение ключевого сотрудника, может парализовать работу компании.
Читайте также: 90% бизнесов ничего не стоят — исследование Adesk
Автоматизация помогает снизить зависимость от конкретных людей, будь то предприниматель или менеджер по продажам. То есть вместо ручного управления все этапы работы над задачей фиксируются в системе: каждый сотрудник знает свою зону ответственности, какие действия и в какой последовательности нужно выполнять для достижения результата и какие установлены сроки.
Подтверждение финансовой устойчивости. Потенциальный покупатель или инвестор после общения с собственником может запросить отчетность для самостоятельной проверки или с помощью финансистов. Когда предприниматель помимо банковских выписок, договоров и других документов предоставляет выгрузку сделок из CRM и отправляет структурированные финансовые отчеты — это показывает, что в компании все в порядке не на словах, а на деле.
Какой софт использовать для автоматизации
Некоторые предприниматели думают, что можно «допилить» Excel-таблицу с помощью программиста и подавать это как автоматизированный бизнес. Однако каким бы «навороченным» ни был Excel, он не заменит полноценную автоматизацию.
Если бизнес полностью оцифрован в Excel с формулами и макросами, это как временная «заплатка» — официально такой учет нельзя считать полноценной автоматизацией. Такая система может работать долго, особенно в небольших компаниях, но рано или поздно понадобится переход на полноценные решения, особенно при росте бизнеса.
В крупных корпорациях вроде «Газпрома» и «Лукойла» применяют софт от ведущих мировых разработчиков ПО, а также отечественные решения вроде 1С. Использование таких программ воспринимается как знак качества и надежности, поэтому поставить малоизвестное или самописное решение в такой среде невозможно.
Для микро-, малого и среднего бизнеса наличие брендового софта не играет ключевой роли, однако популярные решения дают определенное преимущество.
Если компания использует известный на рынке софт, новому владельцу будет проще поддерживать его работу и найти специалистов, которые помогут настроить его под нужные задачи. Не возникнет ситуации, что из-за форс-мажора программа останется без поддержки, и бизнес не сможет работать.
Например, с сервисом финучета Adesk умеют работать многие финансовые специалисты. Если бизнес использует его для ведения «управленки», то при аудите можно выгрузить ключевые отчеты в пару кликов и подтвердить финансовую устойчивость компании для потенциального покупателя или инвестора.
💡Для новых пользователей действует 14-дневный пробный период — регистрируйтесь по ссылке, чтобы протестировать возможности сервиса бесплатно.
Что автоматизировать, чтобы компания стоила дороже
Для большинства компаний приоритетные зоны — это финансы и продажи. Остальное зависит от ниши и специфики бизнеса. Например, торговые компании используют специализированные сервисы для автоматизации товарного учета, складских остатков и CRM, а рестораны и кафе выбирают решения, которые автоматизируют прием заказов, расчет с клиентами, работу кухни и склада.
Продажи. Когда компания растет, и клиентов становится больше, важно справляться с потоком заявок. В этом помогает CRM — она создает единое пространство для взаимодействия с клиентами: обращения из всех каналов поступают в систему, что позволяет менеджерам не упускать лидов и быстрее закрывать сделки. А руководители могут отслеживать конверсию в продажу, размер среднего чека, эффективность работы персонала и многое другое.
Финансы и бухгалтерия. Чтобы без ошибок и в срок отчитываться перед контролирующими органами, компании внедряют программы бухучета. Такой софт помогает бухгалтеру работать с первичными документами (счетами, актами выполненных работ, накладными и так далее), рассчитывать зарплаты, налоги и многое другое.
Управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции, помогают сервисы управленческого учета: софт показывает, сколько компания реально зарабатывает, какие направления приносят наибольшую прибыль, а какие тянут ресурсы.
Закупки. Для торговых и производственных компаний существуют сервисы, которые помогают вести учет остатков на складах, формировать заявки на закупку товаров и сырья, планировать поставки, налаживать маршрутизацию и контролировать доставку.
Представим две компании, в первой компании 10 человек все делают вручную: ведут в Excel доходы, расходы, технологические карты, фиксируют сделки и отгрузки товаров клиентам. Во второй компании для этих задач есть система управления запасами, учет финансов, складской учет и так далее. При одинаковых финансовых показателях — выручка 10 млн ₽ и прибыль 2 млн ₽ — вторая компания будет оцениваться дороже, потому что ключевые процессы — работа с клиентами, финансами и закупками — автоматизированы.
HR. Когда в штате компании работают более 100 человек, на помощь кадровику приходит автоматизация HR-блока. Это касается подбора кандидатов, онбординга новых сотрудников, хранения документов, расчета отпусков, больничных, составления системы мотиваций и оценки эффективности персонала.
Маркетинг. Сюда входит управление рекламными кампаниями, работа с подрядчиками и бюджетами, создание сайтов и контента, а также анализ эффективности рекламных кампаний.
Как правило, маркетинг автоматизируют компании, которые «заточены» на эту деятельность, например, e-com- и digital-проекты, или те, для которых маркетинговые активности являются существенными. В обычном бизнесе, где отдел маркетинга состоит из отдельного департамента, чаще всего глобальная автоматизация маркетинговых процессов не нужна.
Документооборот. Автоматизация документооборота необходима предприятиям, которые на постоянной основе работают с большим количеством документов — например, крупным торговым компаниям. Системе можно делегировать создание документов, их хранение, подписание, согласование у руководителя, формирование электронных архивов и поддержание в актуальном виде.
Компании с автоматизированными процессами могут оцениваться на 30–50% дороже. То есть коэффициент x1,5 — это цифра, на которую можно ориентироваться. Точная цифра зависит от ниши, направлений и других факторов.
Автоматизация бизнеса требует финансовых и временных затрат: нужно проанализировать текущие процессы, составить план внедрения, обучить команду работать по-новому и регулярно мониторить работу систем. Но это окупается: автоматизированные процессы помогают компании выполнять больший объем работы и сокращать затраты, что в итоге повышает операционную эффективность, прибыль и делает бизнес более устойчивым. За предсказуемый и стабильный результат потенциальные покупатели и инвесторы готовы платить больше, но таких компаний, которые реально чего-то стоят на рынке всего 10%. Остальные 90% невозможно адекватно оценить и продать.
