Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Что такое автоматизация и зачем она нужна
Автоматизация позволяет компаниям работать эффективнее: сотрудники успевают выполнить больше задач, а у руководства появляется время для принятия управленческих решений и развития предприятия.
Каждая программа «заточена» под выполнение определенной задачи. Например, сервисы для ведения финансового учета помогают следить за деньгами компании, софт для автоматизации склада — отслеживать запасы сырья и товаров, а системы по информационной безопасности — предотвращать утечки данных.
Преимущества автоматизации процессов для бизнеса:
Сокращение издержек и повышение операционной эффективности. Использование ИИ, чат-ботов и сервисов помогает бизнесу снижать переменные затраты — те, которые зависят от объема работы. Например, в компании три менеджера по продажам обрабатывают 300 заявок в месяц. Если внедрить CRM-систему, которая автоматизирует учет заявок и сделок, предлагает шаблоны ответов и напоминает о звонках, сотрудники справятся с растущим потоком заявок, и пополнять штат не придется.
Автоматизация процессов позволяет бизнесу меньшим количеством ресурсов делать ту же самую работу, что повышает операционную эффективность и положительно влияет на показатель EBITDA.
Для инвесторов и покупателей автоматизированные процессы — это возможность быстрее и при меньших затратах завоевать большую долю рынка.
Если компания работает на большом рынке, инвестор понимает, что при автоматизированных процессах масштабироваться можно проще, быстрее, дешевле и с прогнозируемым результатом. Если в компании ничего не автоматизировано и все ведется в блокнотиках, инвестор спросит: «Как ты будешь обрабатывать в 100 раз больше клиентов?» — и ответа не будет.
Минимизация ошибок из-за человеческого фактора. Специализированный софт справляется с рутинными и повторяющимися задачами лучше и быстрее людей. Например, СЭД (система электронного документооборота) позволяет ускорить процесс создания и согласования счетов, договоров и других документов. Бухгалтеру не нужно каждый раз вручную вбивать реквизиты — система автоматически подставляет все данные контрагента и отправляет документ на утверждение руководителю.
Повышение устойчивости бизнеса. В малом бизнесе собственник держит все под личным контролем: ставит задачи, контролирует их выполнение и проверяет результат. Такой подход приводит к тому, что команда не способна действовать самостоятельно. Любая форс-мажорная ситуация, например, уход собственника или увольнение ключевого сотрудника, может парализовать работу компании.
Автоматизация помогает снизить зависимость от конкретных людей, будь то предприниматель или менеджер по продажам. То есть вместо ручного управления все этапы работы над задачей фиксируются в системе: каждый сотрудник знает свою зону ответственности, какие действия и в какой последовательности нужно выполнять для достижения результата и какие установлены сроки.
Подтверждение финансовой устойчивости. Потенциальный покупатель или инвестор после общения с собственником может запросить отчетность для самостоятельной проверки или с помощью финансистов. Когда предприниматель помимо банковских выписок, договоров и других документов предоставляет выгрузку сделок из CRM и отправляет структурированные финансовые отчеты — это показывает, что в компании все в порядке не на словах, а на деле.
Какой софт использовать для автоматизации
Некоторые предприниматели думают, что можно «допилить» Excel-таблицу с помощью программиста и подавать это как автоматизированный бизнес. Однако каким бы «навороченным» ни был Excel, он не заменит полноценную автоматизацию.
Если бизнес полностью оцифрован в Excel с формулами и макросами, это как временная «заплатка» — официально такой учет нельзя считать полноценной автоматизацией. Такая система может работать долго, особенно в небольших компаниях, но рано или поздно понадобится переход на полноценные решения, особенно при росте бизнеса.
В крупных корпорациях вроде «Газпрома» и «Лукойла» применяют софт от ведущих мировых разработчиков ПО, а также отечественные решения вроде 1С. Использование таких программ воспринимается как знак качества и надежности, поэтому поставить малоизвестное или самописное решение в такой среде невозможно.
Для микро-, малого и среднего бизнеса наличие брендового софта не играет ключевой роли, однако популярные решения дают определенное преимущество.
Если компания использует известный на рынке софт, новому владельцу будет проще поддерживать его работу и найти специалистов, которые помогут настроить его под нужные задачи. Не возникнет ситуации, что из-за форс-мажора программа останется без поддержки, и бизнес не сможет работать.
Например, с сервисом финучета Adesk умеют работать многие финансовые специалисты. Если бизнес использует его для ведения «управленки», то при аудите можно выгрузить ключевые отчеты в пару кликов и подтвердить финансовую устойчивость компании для потенциального покупателя или инвестора.
💡Для новых пользователей действует 14-дневный пробный период — регистрируйтесь по ссылке, чтобы протестировать возможности сервиса бесплатно.
Что автоматизировать, чтобы компания стоила дороже
Для большинства компаний приоритетные зоны — это финансы и продажи. Остальное зависит от ниши и специфики бизнеса. Например, торговые компании используют специализированные сервисы для автоматизации товарного учета, складских остатков и CRM, а рестораны и кафе выбирают решения, которые автоматизируют прием заказов, расчет с клиентами, работу кухни и склада.
Продажи. Когда компания растет, и клиентов становится больше, важно справляться с потоком заявок. В этом помогает CRM — она создает единое пространство для взаимодействия с клиентами: обращения из всех каналов поступают в систему, что позволяет менеджерам не упускать лидов и быстрее закрывать сделки. А руководители могут отслеживать конверсию в продажу, размер среднего чека, эффективность работы персонала и многое другое.
Финансы и бухгалтерия. Чтобы без ошибок и в срок отчитываться перед контролирующими органами, компании внедряют программы бухучета. Такой софт помогает бухгалтеру работать с первичными документами (счетами, актами выполненных работ, накладными и так далее), рассчитывать зарплаты, налоги и многое другое.
Управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции, помогают сервисы управленческого учета: софт показывает, сколько компания реально зарабатывает, какие направления приносят наибольшую прибыль, а какие тянут ресурсы.
Закупки. Для торговых и производственных компаний существуют сервисы, которые помогают вести учет остатков на складах, формировать заявки на закупку товаров и сырья, планировать поставки, налаживать маршрутизацию и контролировать доставку.
Представим две компании, в первой компании 10 человек все делают вручную: ведут в Excel доходы, расходы, технологические карты, фиксируют сделки и отгрузки товаров клиентам. Во второй компании для этих задач есть система управления запасами, учет финансов, складской учет и так далее. При одинаковых финансовых показателях — выручка 10 млн ₽ и прибыль 2 млн ₽ — вторая компания будет оцениваться дороже, потому что ключевые процессы — работа с клиентами, финансами и закупками — автоматизированы.
HR. Когда в штате компании работают более 100 человек, на помощь кадровику приходит автоматизация HR-блока. Это касается подбора кандидатов, онбординга новых сотрудников, хранения документов, расчета отпусков, больничных, составления системы мотиваций и оценки эффективности персонала.
Маркетинг. Сюда входит управление рекламными кампаниями, работа с подрядчиками и бюджетами, создание сайтов и контента, а также анализ эффективности рекламных кампаний.
Как правило, маркетинг автоматизируют компании, которые «заточены» на эту деятельность, например, e-com- и digital-проекты, или те, для которых маркетинговые активности являются существенными. В обычном бизнесе, где отдел маркетинга состоит из отдельного департамента, чаще всего глобальная автоматизация маркетинговых процессов не нужна.
Документооборот. Автоматизация документооборота необходима предприятиям, которые на постоянной основе работают с большим количеством документов — например, крупным торговым компаниям. Системе можно делегировать создание документов, их хранение, подписание, согласование у руководителя, формирование электронных архивов и поддержание в актуальном виде.
Компании с автоматизированными процессами могут оцениваться на 30–50% дороже. То есть коэффициент x1,5 — это цифра, на которую можно ориентироваться. Точная цифра зависит от ниши, направлений и других факторов.
Автоматизация бизнеса требует финансовых и временных затрат: нужно проанализировать текущие процессы, составить план внедрения, обучить команду работать по-новому и регулярно мониторить работу систем. Но это окупается: автоматизированные процессы помогают компании выполнять больший объем работы и сокращать затраты, что в итоге повышает операционную эффективность, прибыль и делает бизнес более устойчивым. А за предсказуемый и стабильный результат потенциальные покупатели и инвесторы готовы платить больше.
