Бюджетирование в сфере общепита: как планировать финансы ресторана и кафе

Что такое бюджет ресторана и зачем его составлять

Бюджет — это план доходов и расходов на период: месяц, квартал или год. В него включают данные по выручке, расходам, налогам, кредитам и займам, дебиторке, складским запасам и другим показателям. В конце периода проводят план-фактный анализ: удалось ли заведению достичь плановых показателей, и если нет, в чем причины.

Бюджет иногда путают с финансовым планом, хотя это разные инструменты — главные отличия собрали в таблицу ↓

Бюджет строят двумя способами, и разница между ними в том, с чего начинают считать: с общей цели по прибыли или с конкретных статей расходов.

Сверху вниз. Собственник ставит цель и решает, сколько нужно заработать и потратить, чтобы ее достичь. Допустим, чистая прибыль придорожного кафе «Ромашка» — 100 000 ₽ в месяц при выручке 900 000 ₽, и владелец хочет удвоить показатель. Для этого выручка должна вырасти до 1 100 000 ₽. Дальше он раскладывает цель по статьям: 60 000 ₽ на продукты под возросший поток, 30 000 ₽ на дополнительную смену официанта, 10 000 ₽ на маркетинг. Команда получает готовые цифры и работает в этих рамках.

Снизу вверх. Команда сама считает, сколько нужно потратить и на какие ресурсы, чтобы достичь цели, а из суммы этих расходов складывается общий бюджет. Например, если цель — заработать больше, команда решает, что для этого нужно увеличить поток гостей: шеф-повар прикидывает, сколько продуктов закупить под возросший объем, управляющий — нужно ли расширять смену или нанимать еще одного повара, маркетолог — какой бюджет на рекламу понадобится, чтобы привлечь больше гостей. Собственник утверждает план или отправляет на доработку.

Подходы можно совмещать. Например, собственник задает ориентир, сколько прибыли компания должна получить, а управленцы и руководители отделов анализируют, сколько выручки нужно заработать, какие расходы понести и хватит ли в целом ресурсов для реализации плана. Если расчеты показывают, что поставленный ориентир нереалистичен, его корректируют и согласовывают новый бюджет.

После завершения периода результаты анализируют: смотрят, где возникли отклонения по выручке, зарплатам, аренде и другим статьям, и при необходимости корректируют дальнейший план.

Преимущества бюджетирования

Финансовое планирование помогает собственнику ресторана реализовывать намеченные планы, вовремя замечать нехватку денег и понимать, какую сумму отложить в резервный фонд.

Контролировать достижение поставленных целей с помощью план-факт анализа. Например, если ресторан планировал заработать 1 380 000 ₽ за октябрь, а к середине месяца выручка идет с отставанием от графика — это будет видно заранее, и собственник сможет принять меры: запустить акцию на непопулярные позиции меню, премировать официантов за допродажи или привлечь больше гостей спецпредложениями.

Заранее видеть кассовые разрывы и не допускать их. Бюджет показывает общую картину за месяц — сколько денег должны заработать и сколько потратить. Эти цифры становятся основой для платежного календаря — таблицы, в которой выручка и расходы разложены по конкретным дням. В результате собственник видит полную финансовую картину: бюджет отражает финансовые цели на период, а платежный календарь — не возникнет ли нехватки денег на конкретную дату.

Знать, сколько отложить в финансовую подушку. Это денежный резерв на случай, если выручка упадет или вырастут расходы. В бюджете видно сумму постоянных расходов за месяц — зарплаты персонала на окладе, аренды, оплаты сервисов и других обязательных платежей. Эта цифра показывает, во сколько обходится один операционный месяц, а значит — сколько нужно отложить на 3–6 месяцев.

Что нужно для составления бюджета

Соберите финансовые данные за прошлые периоды. Минимум 2–3 месяца по выручке и расходам. Данные можно взять из банковской выписки или учетных систем — например, Adesk, r_keeper, 1С. Если только открываете заведение, ориентируйтесь на средние отраслевые показатели. Например, средний чек и загруженность можно узнать в карточке ресторанов в 2ГИС или Яндекс Картах. Нормативы по фудкосту и ФОТ — у отраслевых экспертов.

Создайте структуру статей расходов. Распределите все финансовые операции по статьям — например, закупку овощей и мяса можно отнести на «Продукты», а таргетированную рекламу и SMM-продвижение — на «Маркетинг». Так будет видно, сколько именно уходит на каждую статью и что можно оптимизировать.

Разделите расходы на группы. Все затраты бизнеса можно разделить на переменные/постоянные и на прямые/косвенные. Какую классификацию использовать, зависит от того, что хочет узнать собственник.

Чтобы понять точку безубыточности — сколько нужно продать для выхода в ноль, — разделите затраты на переменные и постоянные. Первые растут вместе с продажами — например, фудкост. Вторые не зависят от выручки — аренда и оклад бухгалтера, шеф-повара и официантов всегда фиксированные, сколько бы блюд ни продали.

Если постоянные расходы кафе — 300 000 ₽ в месяц, а с каждого блюда после вычета переменных затрат остается 200 ₽, — нужно продать 1 500 блюд в месяц, чтобы покрыть все расходы компании. Всё, что выше, — прибыль бизнеса.

Чтобы узнать, сколько заведение зарабатывает на самом деле, разделите расходы на прямые и косвенные. Прямые относятся к конкретному блюду — например, стоимость ингредиентов для приготовления салата «Цезарь». Косвенные нельзя привязать к блюду, но они нужны для работы бизнеса в целом. Сюда входит аренда помещения, зарплата поваров и официантов, амортизация оборудования и так далее. Их распределяют условно, например пропорционально доле блюда в выручке.

Допустим, себестоимость ингредиентов для салата «Цезарь» — 105 ₽, а цена — 350 ₽. На первый взгляд кажется, что блюдо приносит 245 ₽ прибыли. Но если прибавить косвенные расходы — долю аренды, зарплату поваров и официантов — например, еще 130 ₽ на порцию, маржинальная прибыль окажется 115 ₽, а не 245 ₽.

Создайте учетную политику. Это документ, где зафиксированы ключевые понятия — например, что считается чистой прибылью, что операционной прибылью, а что маржой; кто предоставляет данные, кому и в какие сроки.

Как составить бюджет ресторана с нуля за 4 шага

Шаг 1. Зафиксируйте цель по прибыли. Опираясь на данные, собранные на подготовительном этапе, определите, сколько бизнес должен заработать в следующем периоде и какие расходы для этого понести. Например: на 10% больше среднего за последние три месяца или удержать текущие показатели.

Шаг 2. Проверьте реалистичность цели через финансовое моделирование. Прежде чем закладывать цель в бюджет, стоит составить финансовую модель — таблицу с ключевыми бизнес-показателями, которая показывает, что будет с прибылью при разных вариантах развития событий. К примеру, чтобы вырасти на 10%, можно поднять средний чек, провести больше банкетов в месяц, увеличить гостепоток с помощью маркетинга или снизить фудкост.

📃 Шаблон финансовой модели можно скачать по ссылке

Шаг 3. Посчитайте план по выручке и расходам. Выручку считают через число чеков в день, умноженное на средний чек, с поправкой на сезонность. Расходы распределяют по статьям, которые уже определили на подготовительном этапе, — переменные в процентах от выручки, постоянные и косвенные — фиксированной суммой.

Например, если ресторан определяет для себя максимальный уровень фудкоста — скажем, 28% от выручки — эта цифра и становится ориентиром в бюджете: чем больше выручка, тем больше сумма на закупку продуктов, но процент остается тем же. При плановой выручке 1 200 000 ₽ на фудкост закладывают около 336 000 ₽, а если выручка вырастет до 1 380 000 ₽ — около 386 400 ₽.

Постоянные и косвенные расходы, наоборот, ставят готовой цифрой: аренда 96 000 ₽ останется 96 000 ₽ независимо от того, сколько заработает ресторан.

Шаг 4. Сформируйте бюджет и анализируйте результаты. Составить бюджет недостаточно — его нужно регулярно сверять с фактом, чтобы вовремя замечать, что план по прибыли не выполняется или намечается перерасход по статьям. Это даст пространство для маневра — например, пересмотреть закупки, изменить цены и оптимизировать лишние затраты.

В идеальном мире план должен совпадать с фактом на 100%, но в реальности расхождения неизбежны. Для общепита отклонение 5–10 % — норма, но если показатель больше 15–20% — это повод разбираться в причине.

Где вести бюджет ресторану: 3 инструмента

Google-таблицы или Excel. Подходят, когда у вас одна точка и объем транзакций в месяц до 30. Если их больше, придется тратить часы на подбивание операций в таблицу.

Если вы или бухгалтер уверенно работаете с формулами и понимаете, как строить бюджет, таблицы дают полный контроль над финансами.

При этом, когда заведений станет больше, вырастет число транзакций и контрагентов, работа в таблицах может занимать 3–5 часов в неделю. Также при ручном вводе данных легко ошибиться и исказить реальную финансовую картину. В итоге есть риск принимать решения на основе недостоверных данных и навредить бизнесу.

Учетные системы для ресторанного бизнеса — iiko, r_keeper, Poster и подобные. Программы заточены именно под общепит: считают фудкост и себестоимость блюд напрямую из складских остатков и продаж, а ингредиенты по техкартам списывают автоматически при продаже. Показывают ABC-анализ меню — какие блюда приносят основную прибыль, а какие не пользуются спросом.

💡 Важно учитывать, что у большинства учетных систем в базовый тариф не входит бюджетирование и финансовый учет. Например, у r_keeper финансовые отчеты доступны в тарифе Клауд Макс, стоимость начинается от 8 500 ₽ в месяц. У iiko функция управления финансами доступна в тарифе Pro и выше — при этом вся линейка тарифов программы охватывает диапазон от 1 495 до 9 800 ₽ в месяц в зависимости от функций.

Специализированное ПО для финансового учета. Если хотите видеть полную картину по деньгам — сколько пришло, сколько ушло и сколько заработали на самом деле — рассмотрите сервис. Например, Adesk закрывает все задачи финучета:

Все отчеты в Adesk уже настроены экспертами — не нужно вручную выстраивать формулы, сводить таблицы или разбираться, как правильно посчитать ДДС или ОПиУ. Загрузили банковскую выписку — сервис сам распределил операции по нужным статьям и собрал готовую отчетность. В итоге вместо 2+ часов в день на учет уходит 15 минут.

👉 Начните пользоваться сервисом бесплатно 14 дней после простой регистрации по ссылке

Часто задаваемые вопросы по теме, как составить бюджет компании в сфере общепита

Какое отклонение факта от плана считается нормальным? До 5–10% — обычная погрешность. От 15–20% — существенное отклонение, требующее разбора причины.

Нужен ли бухгалтер, чтобы вести бюджет кафе? Нет — бюджет относится к управленческому, а не бухгалтерскому учету, поэтому вести его может владелец, управляющий или финансовый директор.

С чего начать, если бюджет раньше не составляли? С наведения порядка в фактических данных за последние 2–3 месяца — без этого шага план будет строиться на догадках.