Автоматизируют рутину и повышают эффективность: 8 таск-менеджеров для бизнеса

Как выбрать программу для управления задачами

Функциональность. У большинства современных таск-менеджеров есть базовые инструменты для работы с задачами: создание списков дел, назначение исполнителей, установление сроков. Малому бизнесу с числом сотрудников до 10 человек и 2–3 проектами таких возможностей зачастую достаточно.

Если у предприятия десятки проектов и в них задействованы сотни человек, то могут понадобиться расширенные опции, которые сервисы предоставляют за доплату. Например база знаний для хранения документов и инструкций, модуль CRM для работы с клиентами, автоматизация повторяющихся процессов и так далее. Нужно учитывать это при выборе системы управления задачами.

Читайте также: Корпоративная база знаний: что это, зачем нужна и как ее организовать

Интерфейс. Чтобы сотрудники пользовались инструментом и не саботировали работу, интерфейс должен быть интуитивно понятен. Проще говоря, работать в нем должно быть так же удобно, как в офисных программах — Word или Paint. Большинство планировщиков задач предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют сравнить их между собой и выбрать подходящий вариант.

Интеграции. Если вам важно синхронизировать задачи между 1С и таск-менеджером или управлять продажами через CRM, обратите внимание на сервисы, с которыми интегрируется софт. Большинство решений на рынке можно связать с популярными сервисами вроде 1C, гугл-таблиц, мессенджеров. Проверить список доступных интеграций можно на сайте разработчика.

Техподдержка. Чем оперативнее служба поддержки отвечает на запросы, тем быстрее и с меньшими потерями пользователь может решить проблему. Чтобы выяснить, как работает техподдержка сервиса, можно почитать отзывы на сайтах, например, на Startpack или других отзовиках.

База знаний. Это раздел с пошаговыми инструкциями, ответами на часто задаваемые вопросы, обучающими статьями и видео, которые помогают команде быстрее освоиться в сервисе и не тратить время на переписку с техподдержкой.

Мы подготовили подборку из 8 систем для управления задачами, которые подойдут и стартапам, и крупным компаниям.

Shtab

В этом сервисе удобно управлять проектами: задачи можно распределять на канбан-доске, выстраивать на диаграмме Ганта или планировать в календаре. Для ежедневных дел есть To Do List и матрица Эйзенхауэра — они помогают отделять важные задачи от второстепенных и планировать день.

Повторяющиеся задачи не нужно каждый раз создавать заново: достаточно сделать шаблон — и система будет автоматически подставлять нужные данные, назначать исполнителей и выставлять сроки. Тайм-трекер фиксирует отработанные часы, что упрощает расчет зарплаты, а встроенная функция создания скриншотов помогает руководителю следить за продуктивностью команды.

Что интересного. Для внутрикорпоративных коммуникаций есть новостная лента, где сотрудники делятся событиями из жизни компании, публикуют документацию и просто общаются. Чтобы сотрудники имели доступ к задачам из любой точки, есть Telegram-бот: в нем можно создавать задачи, отвечать на комментарии и получать уведомления об изменениях.

Стоимость:

На бесплатном тарифе пользователям доступны 1 ГБ облачного хранилища, форматы визуализации в виде канбан-доски, таймлайна и списков, база знаний и другие функции. Главная фишка платного тарифа — возможность отслеживать рабочее время и делать скриншоты рабочего стола.

Kaiten

Kaiten — универсальный таск-менеджер, который помогает как в личных делах, так и в управлении проектами внутри команды. Задачи можно отображать в удобном формате: на канбан-доске, в диаграмме Ганта или в таблицах. Для анализа хода работы есть наглядные отчеты в виде графиков и диаграмм.

Сервис упрощает совместную работу с документами — участники могут редактировать файлы, добавлять вложения и обсуждать детали прямо в карточке задачи. А еще Kaiten интегрируется с Telegram: уведомления, создание и обсуждение задач доступны прямо в мессенджере.

Что интересного. В Kaiten можно хранить все рабочие инструкции, регламенты и важные файлы в единой базе знаний — важная информация всегда будет под рукой. Сервис также умеет автоматизировать рутинные процессы: например, если сотрудник завершает задачу, система сама переместит ее в нужную колонку. Это экономит время и избавляет команду от лишней ручной работы.

Стоимость:

В бесплатной версии сервис предлагает 30 инструментов для работы с задачами, что закроет потребности большинства компаний. Особенность платной версии — дополнительные модули на выбор. Например, автоматизация задач или диаграмма Ганта для планирования этапов работ.

Planfix

«Планфикс» подойдет как зрелому бизнесу, так и молодым компаниям, которые активно растут и хотят вести коммуникации и строить бизнес-процессы на одной платформе. Для управления задачами в сервисе есть 400 инструментов, а из дополнительных опций — модуль CRM для управления продажами и работой с клиентами.

Для ускорения работы с задачами, можно настроить автоматическую цепочку согласований: когда исполнитель отметит задачу как выполненную, система отправит ее на согласование нужным сотрудникам по установленному порядку. Каждый следующий участник процесса получает уведомление только после того, как предыдущий подтвердит или отклонит задачу.

Что интересного.Для руководителей есть две полезные функции: дашборды, которые наглядно показывают загрузку команды, и отчеты по проектам для отслеживания бюджета и сравнения плановых и фактических показателей.

Стоимость:

Из интересных особенностей бесплатной версии — создание задач прямо из почты. Достаточно отправить письмо и оно автоматически превратится в задачу. В платной версии доступно больше возможностей, среди них — отображение структуры компании, управление правами доступа к задачам, разные способы планирования дел и диаграмма Ганта.

Битрикс24

Битрикс позволяет предприятиям управлять всеми процессами на одной платформе, которая становится полноценным виртуальным офисом. Сотрудники видят свои поручения, сроки по ним, цепочку согласующих и все нужные файлы. А если что-то непонятно, можно позвонить коллеге прямо из карточки или назначить встречу через календарь.

Удобный интерфейс позволяет руководителям мониторить все проекты на одном экране и при необходимости «проваливаться» в отдельные задания, чтобы понаблюдать за ходом работ. Есть настройка шаблонов для автоматизации повторяющихся задач.

Участники могут создавать открытые и закрытые проекты: открытые видят все члены команды, к закрытым доступ только по приглашению.

Что интересного. Битрикс поддерживает интеграции с 4 000+ внешних сервисов, включая мессенджеры, почтовые клиенты, облачные хранилища, интернет-магазины и многое другое. Также есть встроенный AI-ассистент, который пишет тексты, создает изображения, делает выжимку из комментариев к задаче и в целом ускоряет работу с задачами.

Стоимость:

Бесплатный тариф предлагает обширный функционал: есть инструменты для совместной работы, мессенджер для коммуникаций, CRM-модуль для работы с клиентами. В платной версии доступно больше возможностей для автоматизации продаж и ведения клиентской базы, а также для управления проектами и задачами.

Делегируйте задачи таск-менеджеру, а финансовую рутину — Adesk

Cервис распределит расходы по статьям и направлениям компании, составит отчеты и построит графики. Вам останется только анализировать результаты и принимать решения.

Попробовать бесплатно

Pyrus

Pyrus — это комплексное решение для управления бизнес-процессами в одном месте. Здесь ведут проекты с помощью таск-менеджера, работают с клиентской базой в CRM, оформляют кадровые документы через КЭДО и организуют общий документооборот.

Задачи в системе представлены на канбан-досках, а руководители имеют доступ к дашбордам, которые показывают KPI сотрудников, степень загруженности команды и текущий статус задач. Также доступны настройки маршрутов согласования и система уведомлений, которая напомнит о важных дедлайнах и встречах.

Что интересного. В Pyrus есть десятки интеграций с разными сервисами, от 1С и КриптоПро до билайна и ВКонтакте. А если нужной нет в списке, можно предложить ее через форму обратной связи.

Стоимость:

В бесплатном тарифе участники могут связывать задания между собой, контролировать сроки, наблюдать за прогрессом на досках, в списках или календаре. Количество задач не ограничено, а также доступна интеграция с облачными сервисами для работы. Единственный недостаток — 1 ГБ места для хранения файлов.

Платные тарифы начинаются от 415 ₽ в месяц за участника и дают больше возможностей. Например, графический редактор бизнес-процессов и функцию автоматического распределения задач по правилам, а размер файлового хранилища составляет 100 ГБ.

Мегаплан

Мегаплан — это экосистема из разных решений для бизнеса, от планировщика задач до CRM-системы. Сервис позволяет управлять всеми процессами на одной платформе, автоматизировать рутину и отслеживать эффективность команды.

Вся работа с проектами строится на канбан-досках, поручения распределяются между сотрудниками автоматически, а для типовых и повторяющихся заданий, можно настроить шаблон для экономии времени. Система следит за дедлайнами, напоминает о них исполнителям, а если появились изменения, уведомляет о них.

Другой полезный инструмент — дашборды, которые можно настроить под себя. Например, можно вывести на экран задачи в работе, статистику по продажам и личные дела.

Система поддерживает интеграции с разными сервисами. Например, можно связать Мегаплан с мессенджерами, чтобы все входящие запросы попадали в систему автоматически. Это упрощает коммуникацию и ускоряет работу с клиентами.

Что интересного. Прямо внутри сервиса можно переписываться с коллегами через встроенный мессенджер, созваниваться по видео и планировать встречи с помощью календаря. Если хотите создать базу знаний для сотрудников, сделать это также можно в Мегаплане.

Стоимость: от 454 ₽ в месяц за участника.

Все возможности платформы можно бесплатно протестировать в течение 14 дней.

Strive

В Strive можно создать рабочее пространство, где члены команды совместно ведут проекты и задачи, работают с документами, следят за сроками и распределяют нагрузку между собой.

Работать с поручениями можно по-разному: распределять их по датам в календаре, использовать списки или отслеживать на диаграмме Ганта, чтобы видеть прогресс. В карточке задания можно оставить комментарий, прикрепить файл или документ, а завершенные этапы отмечать в чек-листе.

Что интересного. Чтобы новички быстрее вникали в процессы, в Strive можно создать систему регламентов, это упрощает обмен знаниями и экономит время на обучение сотрудников. Каждому отделу можно создать собственное рабочее пространство, чтобы избежать ненужных пересечений.

Стоимость:

В бесплатной версии нет лимита на количество задач и проектов, только на рабочие пространства (до 3) и количество регламентов (до 10). В платном тарифе все опции доступны без ограничений.

LeaderTask

Сервис помогает как в личном планировании, так и в управлении крупными проектами. Рабочие процессы можно организовать с помощью канбан-досок, списка задач и календаря, а для общения команды внутри системы есть встроенный чат. Работать можно онлайн или без интернета: в оффлайн-режиме сохраняются все изменения и синхронизируются при восстановлении соединения.

Если задачи приходят на почту — не проблема: можно сразу превратить их в карточки, не выходя из e-mail или браузера. Функция учета времени покажет, сколько часов уходит на выполнение работы, а уведомления напомнят о дедлайнах и встречах. Доступ к задачам можно настраивать для каждого участника отдельно.

Что интересного. Сервис работает на всех популярных платформах: Windows, macOS, iOS, Android, а также доступен в веб-версии.

Стоимость:

Бесплатная версия предназначена для использования на одном устройстве и ее функционал ограничен: создать можно не более 100 задач, вести одновременно 10 проектов и использовать 3 доски. В платной версии возможностей больше: неограниченное количество задач, досок и проектов, интеграция с Telegram, хранилище файлов на 2 ГБ и другие функции.

Какой таск-менеджер выбрать бизнесу