Ошибка 1: искать непонятно кого

Приступать к поиску сотрудника без понимания, кто именно и для чего нужен, — опрометчиво. Во-первых, будет сложно составить понятное описание вакансии, во-вторых, процесс поиска растянется и приведет к множеству лишних откликов.

💡 Дано: отделу продаж нужен помощник для отправки коммерческой корреспонденции, бухгалтеру — человек для общения с контрагентами по закрывающим документам, остальным сотрудникам — для заказов канцелярии, обслуживания техники и поддержания порядка в офисе.

Очевидно, что команде нужен офис-менеджер, но этих данных недостаточно, чтобы найти сильного специалиста.

В разных компаниях офис-менеджер подразумевает разный уровень ответственности, самостоятельности и набора компетенций. Обобщенное описание вакансии приведет к большому количеству нерелевантных откликов, на разбор которых уйдет много времени. Также возрастает риск взять человека, который вместо разгрузки всем усложнит работу, в итоге — увольнение и снова поиск.

✅ Что делать: проанализировать потребности команды и на основе этого составить портрет кандидата. Это можно сделать с помощью ответов на три вопроса: какие задачи должен закрывать специалист? Какие навыки нужны для этого? Какие личные качества важны?

Читайте также: Где малому бизнесу искать сильных специалистов

Ошибка 2: не систематизировать процесс найма

Неупорядоченные процессы — это минус вайб, минус деньги и репутация, если речь про найм. Кандидаты могут быстро заметить, что в компании нет порядка, и выбрать другого работодателя.

💡 Дано: в рекламное агентство требуется менеджер по продажам. Собственник сам публикует вакансию, отвечает на отклики и проводит собеседования, но только при наличии времени между другими задачами. Системы нет: каждый этап происходит как получится. В итоге часть резюме теряется, кандидаты неделями ждут обратной связи, а процесс закрытия вакансии растягивается.

✅ Что делать: установить сроки для каждого из этапов процесса и назначить ответственных — кто просматривает отклики, ведет первичную коммуникацию, проводит интервью, принимает финальное решение и отправляет оффер. Ведение единой базы резюме и статусов по ним, например, в таблицах или CRM, тоже облегчает и упорядочивает работу с кандидатами.

Читайте также: Что важно знать предпринимателям, которые формируют команду и управляют ей без HR

Ошибка 3: не использовать инструменты оценки кандидата

Если не оценивать навыки и качества кандидата, можно попасть в ловушку: на собеседовании соискатель произвел приятное впечатление и красиво рассказал о своем опыте, а на практике не справился с простейшей задачей.

💡 Дано: маркетолог проходит отбор в студию дизайна, впечатлив работодателя портфолио. Через пару месяцев работы лидов становится меньше, трафик проседает, а аудитория в соцсетях перестает вовлекаться.

После разбора причин выясняется, что раньше сотрудник занимался только подготовкой макетов и текстов, а не полной настройкой и ведением рекламных кампаний. Работодателю приходится снова искать подходящего специалиста, тратить на это деньги и время.

Читайте также: Об одном из способов оценки эффективности персонала

✅ Что делать: использовать простые и доступные инструменты оценки. Это может быть:

  • тестовое задание на основе ключевых задач, короткое и приближенное к реальной работе;
  • практический тест: звонок клиенту по скрипту, сверка документов, настройка небольшой рекламной кампании;
  • кейс: разбор ситуации с вводными прямо на собеседовании, где кандидат объясняет свои шаги и логику;
  • структурированное интервью: одинаковый набор вопросов для всех кандидатов и сравнение ответов по важным для вас критериям.

Ошибка 4: принимать решение без проверки фактов

Иногда кандидаты сознательно приукрашивают резюме и рассказывают то, что выгодно звучит, но не всегда соответствует действительности.

Если без проверки взять человека, может оказаться, что он не занимал заявленную должность или вообще ушел с прошлой работы из-за конфликта.

💡 Дано: в небольшой стартап требуется бухгалтер, который может полностью вести бухучет от начисления зарплаты до предоставления отчетности в органы. Фаундер сам проводит собеседование с кандидатом. Должность на последнем месте работы в резюме — главбух, а причина увольнения — закрытие организации. Собеседование проходит хорошо, кандидат нравится, и его принимают.

Через некоторое время коллеги начинают жаловаться на ошибки в начислениях и грубость бухгалтера, а контролирующие органы — на несвоевременную и некорректную отчетность.

Оказалось, на прошлой работе бухгалтер вел только узкий участок, хоть и занимал должность старшего специалиста, а ушел не из-за «закрытия фирмы», а после конфликта, который сам же и спровоцировал.

✅ Что делать: задавать уточняющие вопросы о прошлом месте работы и причинах ухода. Слушать, как кандидат отзывается о руководителях и коллегах, чрезмерная критика — тревожный сигнал. Связываться хотя бы с последним работодателем кандидата для уточнения реальных задач, уровня ответственности, личностных характеристик и причин ухода.

Читайте также: Как создать классную команду и эффективно управлять ею — 7 советов от основателя Pyrobyte

Ошибка 5: выбирать кандидата с меньшими зарплатными ожиданиями

Желание сэкономить на найме понятно: у малого бизнеса и стартапов бюджет ограничен. Но дешевый кандидат может в итоге обойтись компании дороже, чем соискатель, запросивший бóльшую зарплату. В итоге расходы на обучение, исправление ошибок и повторный поиск будут выше, чем если сразу вложиться в подходящего специалиста.

💡 Дано: студия йоги ищет администратора, который будет работать с клиентами, записью, открытием и закрытием смены и другими задачами. По результатам отбора подходят два кандидата, которые одинаково устраивают работодателя по опыту, навыкам и личным качествам.

Один обозначает ожидания от 50 000 ₽ на руки, второй готов работать за 35 000 ₽. Работодатель выбирает того, который дешевле.

Через несколько месяцев сотрудник теряет мотивацию, становится пассивным и увольняется. В итоге — новые поиски специалиста, повторное обучение, потерянные время и деньги.

✅ Что делать: оценивать вероятные последствия экономии и искать способы, как не выйти за рамки бюджета, но привлечь замотивированного сотрудника. Например, предлагать кандидату гибкие условия: частичную или проектную занятость, гибридный или удаленный формат работы, персональный план развития.

Читайте также: Как мотивировать сотрудников без денег: 8 способов

Ошибка 6: не учитывать ценности команды

Если новый сотрудник не разделяет корпоративную культуру и ключевые ценности, он может быстро стать источником конфликтов и ухудшения качества предоставления услуг.

💡 Дано: в кофейню наняли бариста. Он отлично справляется с работой: быстро и вкусно готовит напитки, но отношение к клиентам у него сухое, безучастное и моментами раздражительное, хотя на собеседовании произвел приятные впечатления.

В команде, где ценится дружелюбная атмосфера и внимание к гостям, это создает напряжение и вызывает негативные отзывы. В итоге сотрудника приходится увольнять и заниматься поиском снова.

✅ Что делать: проговаривать ценности компании на собеседовании.

  1. Формулировать, что для организации критически важно — клиентоориентированность, командное взаимодействие, аккуратность. 
  2. Приводить примеры рабочих ситуаций и уточнять, как кандидат будет себя вести.
  3. Стажировать кандидатов перед оффером: это покажет, как человек ведет себя в реальных условиях, а коллеги смогут поделиться впечатлением.

Ошибка 7: размыто озвучивать условия сотрудничества

Если условия работы и оплаты обозначены расплывчато, велика вероятность недопонимания и конфликтов, которые приведут к текучке и порче репутации компании.

💡 Дано: небольшая пекарня в поиске кондитера выставила в свои соцсети вакансию с таким текстом:

Нужен кондитер, график сменный, возможны ночные смены, оплата по результатам собеседования, задачи стандартные: выпечка и оформление тортов.

Владельцу пекарни удается собрать отклики и даже нанять сотрудника. Кондитер вскоре сталкивается с тем, что ночные смены — правило, а не исключение, регулярно приходится подменять пекаря, а к стандартным задачам добавляется обязанность придумывать новые десерты. Сотрудник чувствует себя обманутым, быстро теряет мотивацию и уходит.

✅ Что делать: прозрачно описывать условия работы без «скользких» формулировок, не приукрашивать и не умалчивать, письменно фиксировать договоренности.

Ошибка 8: не онбордить сотрудника

Самостоятельная адаптация нового сотрудника оборачивается для него стрессом и низкой продуктивностью, а для бизнеса — потерей денег, времени, ростом числа ошибок и текучкой.

💡 Дано: в онлайн-сервис по доставке еды нанимают специалиста поддержки, который на предыдущем месте также помогал клиентам. Работодатель решает, что раз опыт есть, можно не проводить вводное обучение, а скорее выводить сотрудника на линию.

Реальность оказывается другой: новичок не ориентируется в новой системе, отклоняется от скриптов, путается в статусах заказов и постоянно отвлекает коллег вопросами.

В итоге на исправление ошибок и консультирование уходит больше времени, чем ушло бы на обучение, команда устает, а клиенты оставляют жалобы.

✅ Что делать: подготовить простую программу онбординга. Обозначить задачи и зоны ответственности, дать доступ к инструкциям и материалам, назначить наставника. В первые недели проводить короткие встречи для обсуждения прогресса и сложностей.

Ошибаться — нормально, если извлекать из этого уроки и внедрять на их основе решения, которые минимизируют вероятность повтора таких ситуаций. Для процесса найма это значит — выстроить понятную систему, где на каждый этап назначен ответственный, используются инструменты для работы с кандидатами и предусмотрена адаптация новых сотрудников. Это снижает риск ошибок, экономит ресурсы и помогает сформировать стабильную, сильную и мотивированную команду.