O!task — для планирования и управления работой команды

На одном экране видна загруженность команды и статусы задач. Источник: otask.ru

O!task — сервис для ведения проектов ивент-агентства в одном месте. В нем удобно работать с командой, особенно, когда параллельно идут несколько мероприятий. С помощью сервиса можно быстро отследить, что уже сделано, где подходят дедлайны и кому из команды нужна обратная связь или помощь.

В O!task можно: 

  • вести задачи по проектам и разбивать их на подзадачи, чтобы не держать план мероприятия в голове или по чатам;
  • устанавливать сроки и приоритеты задач, прикреплять файлы и фиксировать обсуждения в карточках; 
  • контролировать время, которое уходит на задачи, и смотреть отчеты по проектам и сотрудникам, чтобы видеть фактическую загрузку;
  • вести базу знаний: регламенты, шаблоны документов, чек-листы и договоренности по работе с подрядчиками;
  • настраивать роли и доступы, чтобы каждый видел только то, что нужно для его работы;
  • вести сделки во встроенной CRM: воронки, компании, контакты и доступы менеджеров.

Работать в сервисе можно через веб-версию на macOS и Windows, а также через приложения для планшетов и компьютеров. Для простоты внедрения в O!task есть системные подсказки, онлайн-поддержка, видеоинструкции и статьи по каждому разделу.

Стоимость: есть 14 дней пробного периода. Дальше — три тарифа на выбор:

  • «Базовый» — 0 ₽, до 2 сотрудников; 
  • «Плюс» — 399 ₽ в месяц за одного пользователя, до 30 сотрудников; 
  • «Бизнес» — 459 ₽ в месяц за пользователя, до 1 000 сотрудников.

На всех тарифы доступен полный функционал и неограниченное количество проектов.

Яндекс Диск — для облачного хранения данных

Интерфейс облачного хранилища с папками по проектам. Источник: 360.yandex.ru  

«Яндекс Диск» — облачное хранилище, где агентство может собирать файлы по проектам и работать с ними вместе с командой и клиентами. Удобно, когда нужно обмениваться презентациями, сметами, договорами и медиаматериалами без пересылки по разным чатам и почте — все хранится в одном месте с разделением по проектам.

В сервисе можно: 

  • делиться папками и документами по ссылке вместо пересылки по почте или мессенджеру; 
  • настраивать доступ и роли: кто может редактировать, скачивать или просматривать материалы;
  • быстро находить файлы по названию, содержимому или тексту на изображении;
  • сохранять вложения из «Почты» и записи встреч из «Телемоста», если команда использует сервисы «Яндекс 360»;
  • сканировать документы через мобильное приложение и сразу сохранять их в облаке;
  • делать скриншоты и отправлять их коллегам ссылкой.

Файлы хранятся в облаке и передаются в зашифрованном виде, доступ к ним можно ограничить паролем и дополнительной проверкой входа.

Работать с «Яндекс Диском» можно через веб-версию и приложение для смартфона.

Стоимость: тариф «Для работы» — от 459 ₽ в месяц за пользователя.

Adesk — для управления финансами

Дашборд с ключевыми показателями бизнеса на главном экране, чтобы быстро проверить, всё ли в порядке. Источник: adesk.ru

Adesk — сервис финансового учета, который поможет держать под контролем деньги компании, вовремя реагировать на риски вроде кассовых разрывов и видеть, сколько прибыли приносит каждый проект или клиент агентства.

Регулярный финучет в ивент-агентстве можно выстроить даже без штатного финансиста и это не будет отнимать кучу времени. Сервис берет на себя рутинные процессы, поэтому не нужно собирать данные вручную и сводить таблицы самостоятельно.

Среди ключевых возможностей:

  • автоматизированный сбор операций из банков и их распределение по статьям учета; 
  • формирование управленческих отчетов — ДДС, ОПиУ и баланс на основе загруженных данных; 
  • встроенный ИИ-помощник для анализа нестандартных операций и подсказок по их распределению на основе похожих платежей; 
  • контроль дебиторской и кредиторской задолженности; 
  • аналитика по клиентам — кто приносит больше выручки и как меняет динамика оплат;  
  • согласование и анализ расходов с предупреждением о риске кассового разрыва; 
  • планирование финансовых потоков с помощью платежного календаря; 
  • интеграции с разными банками, системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и аналитики, эквайрингом, Google Sheets.

Внедрение не занимает много времени: в сервисе есть визуальные подсказки, база знаний и поддержка.

Работать в Adesk можно в веб-версии. Также доступно приложение для Android и iOS, в котором можно отслеживать показатели бизнеса, добавлять операции и анализировать ОДДС.

Стоимость: новым пользователям доступны 14 дней бесплатного использования сервиса после простой регистрации. Для дальнейшей работы — 3 тарифа на выбор:

  • «Эконом» — от 1 990 ₽ в месяц;
  • «Бизнес» — от 4 490 ₽ в месяц;
  • «Первый» — от 5 990 ₽ в месяц.

Читайте также: Как ивент-агентство снизило расходы на комиссии банка почти в 2 раза

Мегаплан — для управления взаимоотношениями с клиентами

Вся история взаимодействий с заказчиками и статусы сделок на одном экране. Источник: megaplan.ru

Мегаплан — система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для ивент-агентства. Помогает выстроить понятный процесс работы с заказчиками и не упустить детали при передаче проекта между менеджерами.

В сервисе можно:

  • вести единую базу клиентов с тегами и фильтрами, чтобы быстро находить нужные контакты;
  • фиксировать историю взаимодействия с заказчиком от первого обращения до закрытия проекта;
  • настраивать воронки продаж под разные типы мероприятий;
  • ставить задачи сотрудникам и контролировать сроки их выполнения;
  • получать напоминания о встречах, звонках и важных датах;
  • общаться с клиентами через почту прямо из системы, переписка сохранится в карточке;
  • настроить интеграцию «Мегаплана» с другими системами; 
  • вести базу знаний для хранения чек-листов, таймингов, инструкций по работе с подрядчиками и площадками.

Работать можно через веб-версию или приложение для Android и iOS. Систему можно внедрить самостоятельно с помощью инструкций в разделе «Справочный сервис» или обратиться к менеджерам, которые проведут аудит бизнес-процессов, подберут оптимальный тариф, настроят систему и обучат команду.

Стоимость: доступен бесплатный тестовый период 14 дней, тарифы и пакетные предложения.

Тарифы, стоимость указана за одного пользователя: 

  • «Базовый» — от 315 ₽ в месяц; 
  • «Расширенный» — от 630 ₽ в месяц; 
  • «Профессиональный» — от 1 050 ₽ в месяц.

Пакетные предложения для командной работы на базе тарифа «Расширенный» — от 30 000 ₽ за год за 5 сотрудников.

Unisender — для рассылок

Единое пространство для работы с письмами — от создания до верстки и аналитики. Источник: unisender.com

Unisender — сервис для создания и отправки email-рассылок. Помогает ивент-агентству поддерживать связь с клиентами, анонсировать мероприятия, прогревать аудиторию перед событием и получать обратную связь после него.

В сервисе можно:

  • загружать и сегментировать базу контактов по нужным критериям;
  • создавать письма в конструкторе с нуля или по готовым адаптивным шаблонам;
  • настраивать автоматические и триггерные цепочки писем;
  • проводить A/B-тесты и анализировать результаты рассылок;
  • добавлять формы подписки на сайт для сбора базы;
  • персонализировать письма для разных сегментов аудитории;
  • проверять письма на риск попадания в спам;
  • создавать одностраничные сайты с нуля, по шаблонам или через онлайн-генератор; 
  • интегрировать сервис с CRM, CMS и аналитическими системами.

Для пользователей Unisender доступна база знаний с подробными инструкциями по работе с сервисом. В ней есть 12 уроков — от регистрации и загрузки базы контактов до создания писем и запуска рассылки. Отдельные разделы посвящены настройке интеграций, работе с отчетами и выстраиванию коммуникации с клиентами через несколько каналов.

Стоимость: сервис предлагает четыре тарифа: 

  • «Фри» — 0 ₽;
  • «Лайт» — от 672 ₽ в месяц;
  • «Стандарт» — от 840 ₽ в месяц;
  • «Персональный» — от 30 000 ₽.

Event Booking — для поиска подрядчиков и локаций

Event Booking — платформа, где можно подобрать локацию или исполнителей для мероприятий.

Ивент-агентства могут: 

  • выбрать и сравнить разные варианты помещений — лофты, банкетные, конференц-, кинозалы, фотостудии и другие форматы; 
  • найти подрядчиков для кейтеринга, фото- и видеосъемки, трансфера и других задач; 
  • разместить предложения агентства на платформе, если они связаны с предоставлением локации, транспорта или фото- и видеоуслуг.

Стоимость: подбор мест и подрядчиков бесплатный. Если нужно размещение карточки услуги, доступны три тарифа — два из них с продвижением: 

  • «Бесплатный» — 0 ₽ в месяц;  
  • «Старт» — 900 ₽ в месяц;
  • «Премиум» — 2 700 ₽ в месяц.

Тамадоба — для интерактива и сбора контента с мероприятий

Так может выглядеть фотостена на мероприятии. Источник: tamadoba.tech

«Тамадоба» — сервис для вовлечения гостей и сбора «живого» контента во время мероприятия. 

Ивент-агентства могут предложить сервис клиентам для самостоятельного использования или включить в пакет услуг по умолчанию. Клиенты смогут получить дополнительные материалы в день мероприятия, помимо съемки от профессиональных подрядчиков.

В сервисе можно:

  • транслировать пользовательский контент на экран мероприятия; 
  • проводить конкурсы и голосования с использованием фото и видео и реакций на них;  
  • использовать встроенный ИИ для генерации и обработки изображений;
  • оформить фотостену в фирменном стиле;
  • модерировать контент через Telegram-бота;
  • скачивать единый архив фото и видео после события.

Гостям и организатору не нужно скачивать приложение, сервис открывается в браузере после сканирования QR-кода.

Стоимость: есть три тарифа для разового использования:

  • «Бесплатный» — 0 ₽;
  • «Базовый» — 800 ₽;
  • «ПРО» — 3 000 ₽

Также есть тариф «Бизнес» для ивент-агентств, который предлагает безлимитное количество мероприятий.