Еще до всей этой истории с коронавирусом мой друг-предприниматель потерял свой бизнес. У него были клиенты, но в один момент на счетах просто не осталось денег. Недавно мы с ним встретились, подняли старые финансы и оказалось, что у него большая часть средств постоянно висела в дебиторке, а самый масштабный проект по факту почти не приносил прибыли. Бизнес выглядел успешным, а на деле был черной дырой, в которую утекали деньги.

Друг планирует начать новый бизнес. Мы с ним подумали и определили, куда чаще всего утекают деньги. Получилось семь таких «протечек», и хотя бы одна обязательно есть в любом бизнесе. В статье расскажу, что это за протечки, как их вовремя заметить, устранить и больше никогда не допускать.

1. Нерентабельные проекты, направления и клиенты

Обычно у бизнеса есть несколько клиентов, проектов и направлений работы. Они неравнозначны: одни приносят меньше денег, другие требуют больше времени, к третьим приходится привлекать подрядчиков.

Деньги за разные проекты и направления часто приходят одним платежом, и сложно бывает понять, на чем именно и сколько вы заработали. Если проектов 10–20, легко не заметить, что один из них не приносит деньги, а только вгоняет вас в долги.

Пример из моей практики: дизайнерская компания в рамках проекта, помимо всего прочего, предлагала клиентам съемку моушен-видео. Съемку передавали на подряд, причем на подрядчика примерно в трети случаев уходило больше денег, чем заплатил за видео клиент. В рамках всего проекта казалось, что выгода есть, но без видео маржа была бы выше.

Как заметить и устранить

1. Учитывать доходы и расходы по каждому клиенту, направлению или проекту. Подписывать назначение входящих платежей, например: «100 тысяч за рекламу» или «200 тысяч за первый проект».

2. Вычитать расходы на каждый конкретный проект или направление. Например, сумму, которую вы заплатили подрядчику.

3. Учитывать время на проект и смотреть, насколько он трудозатратен. Бывает, что расходов немного, но пока вы закрываете один проект за 500 тысяч рублей, могли бы закрыть десять по 100 тысяч каждый.

Однажды я работал со строительной компанией, которая как раз начинала вести управленческий учет по отдельным проектам. Руководители компании быстро поняли, что им невыгоден целый класс клиентов: малые подрядчики. При работе с ними маржа составляла всего 10%, а платежи шли по полгода, так что денег в бизнес такие клиенты толком не приносили.

4. Перед стартом нового проекта составить бюджет: рассчитать, сколько вам заплатят, какую сумму придется отдать подрядчикам, как много времени вы потратите. Заложить в план непредвиденные расходы и форс-мажоры: лучше чуть занизить выгоду, чем завысить. Такой план поможет не упустить выгодный проект и, наоборот, не взяться за невыгодный.

2. Значительная дебиторская задолженность

Часто договоры составляют так, что клиенты имеют право заплатить вам с большой отсрочкой. Так работают многие крупные компании или сезонный бизнес: отсрочки платежей иногда растягиваются на годы. В итоге получается, что вы делаете работу, платите подрядчикам и своим сотрудникам, а денег не видите.

Бывает и хуже: клиент, несмотря на договор, вообще не платит, будь то случайно или с умыслом. А вы уже отгружаете ему новые товары и выставляете новые счета.

Такие моменты часто остаются без внимания, потому что платежей много и удержать все в голове сложно. Например, у меня есть знакомый маркетолог: он выставляет клиенту счет и сразу про это забывает. А когда клиент заплатит, и случится ли это вообще, — загадка.

У одной транспортной компании, с директором которой я общался, ситуация с дебиторкой особенно сложная. Вот приходит заказ на поставку товара. Компания сразу выплачивает дальнобойщику часть суммы, а оставшуюся часть — через 10 или 15 дней. Деньги за заказ компания получает только через три месяца, и сотруднику руководство по факту платит из своего кармана.

Как заметить и устранить

1. Вести строгий учет всей дебиторки. Сразу после выставления счета записывать, кто и сколько вам должен, когда крайний срок оплаты. Напоминать об оплате несколько раз, а не за день до истечения сроков.

2. Прописывать в договорах предоплату и мелкие платежи. Многим компаниям сложно заплатить сразу всю сумму — у них тоже деньги где-то в дебиторке или в товарах. А вот по частям они заплатят легко, и у вас на счету всегда будут деньги.

3. Назначить ответственного за дебиторку сотрудника. Например, не выплачивать менеджеру его процент за продажи, пока он не добьется оплаты. Тогда он сам будет заинтересован в том, чтобы деньги попали на счет компании как можно скорее.

3. Вы тратите не свои деньги

Когда на счет приходит предоплата, велик соблазн потратить ее на текучку. Потом происходит форс-мажор: клиент отказывается от проекта или остается недоволен результатом и требует вернуть деньги. Деньги для возврата приходится вынимать из других проектов. В итоге проблема только усугубляется, и рано или поздно вы понимаете: средств не хватает, чтобы закупить материалы или заплатить сотрудникам.

Дизайн-студия получила 130 тысяч рублей в качестве аванса за разработку логотипа. Директор студии сразу обновил пару компьютеров своим сотрудникам и заплатил подрядчику за старый проект. А через три дня клиент отказался от логотипа и попросил вернуть предоплату.

Как заметить и устранить

1. Отмечать, из каких именно источников вы тратите деньги. Не бывает ли так, что вы тратите предоплату до сдачи проекта?

2. Относить полученные деньги к доходам компании только после того, как клиент подпишет акт о приемке выполненных работ. До подписания акта вообще не вводить деньги в финансовый поток компании и считать, что их нет. Можно распределять деньги через фонды: вносить предоплату в отдельный фонд и записывать, что средства на счету есть, но пока они не ваши.

4. Часть денег «зарыта» в товарах на складе

Слишком часто бывает, что руководство компании плохо знает, какие товары лежат на складе, сколько они стоили в закупке и по какой цене их можно продать. Неучтенный товар может лежать годами и не приносить прибыли просто потому, что о нем забыли.

Иногда товары покупают в неподходящее время: когда они подорожали или еще не нужны, или когда скакнул курс доллара к рублю. Такое происходит, если вопросы закупа отданы рядовым и некомпетентным сотрудникам: они не понимают, что, когда и по какой цене покупать.

Был случай, когда управляющий недавно открытой кофейни перед своим отпуском закупил кофе — хотел «закрыть все дела». Когда через неделю настало время платить людям зарплату, денег на нее не хватило. При этом кофе на складе еще оставался, ничто не мешало докупить его потом.

Как заметить и устранить

1. Составлять упрощенный балансовый отчет, в котором видно, сколько у вас денег, сколько дебиторки, сколько кредиторки, сколько товара и других активов закуплено. Для составления такого простого отчета не надо быть гуру учета или профессиональным бухгалтером. 

2. Деньги от закупки товара учитывать не в расходах, а в активах — так вы точно будете знать, сколько денег лежит на складе и сколько вы можете заработать.

3. Регулярно проводить инвентаризацию: отслеживать, сколько на складе товара, как давно он там лежит. Потом анализировать, почему определенный товар залежался и что с ним делать. 

4. Если обнаружили залежавшийся товар, устроить с ним акцию или распродажу, чтобы высвободить застоявшиеся деньги.

5. Из бизнеса выводят больше денег, чем допустимо

Деньги пришли на счет, акты подписаны, все кредиты, долги подрядчикам и зарплаты вроде бы выплачены. Оставшиеся деньги кажутся «свободными», и их просто выводят из бизнеса как дивиденды. Но потом происходит что-нибудь непредвиденное: всплывает старый забытый долг, резко поднимается аренда, возникают проблемы с клиентами. Приходится выкручиваться — брать кредит, сокращать сотрудников, уменьшать объемы производства.

Я сам совершил такую ошибку, хотя обычно очень аккуратно обращаюсь с деньгами. У меня не было фиксированной зарплаты, и я забирал из бизнеса гораздо больше, чем следовало. На большой дистанции получилась существенная сумма, которую стоило потратить не на себя, а на развитие бизнеса. Я бы без этих денег обошелся, а вот бизнесу они бы пригодились гораздо больше.

Как заметить и устранить

1. Осознавать, что деньги бизнеса — это не личные деньги владельца и учредителей. Нужно откладывать подушку безопасности, выделять средства на развитие бизнеса, учитывать будущие траты — и только потом выводить деньги и тратить их на личные нужды.

2. Планировать доходы и расходы минимум на квартал и выводить деньги только с учетом этих планов.

3. Даже если вы собственник, стоит назначить себе конкретную зарплату как директору, заложить эту зарплату в расходы и выплачивать точную сумму. Если бизнес принес больше денег, сумму сверх зарплаты отложить на развитие. Если денег стало стабильно больше, можно поднять себе зарплату, но не выводить деньги бездумно.

6. Вы переплачиваете за сервисы, товары и услуги

У бизнеса много расходов: на аренду, товары, зарплаты, какие-то мелочи вроде канцелярии, кофе или программ, нужных для работы. Все это складывается в общую сумму расходов. Если не следить за всеми статьями отдельно, легко не заметить, что много денег уходит на ПО, которым вы почти не пользуетесь. Или что за аренду вы платите гораздо больше, чем ваши конкуренты.

У меня были клиенты, которые посчитали расходы на банковское обслуживание и с ужасом обнаружили, что платят тысячи рублей комиссии за платежные поручения и другие операции. В год сумма получилась больше 30 тысяч — вроде бы немного, но для стартапа это серьезные расходы. Раньше эти комиссии казались небольшими и как-то терялись в общих расходах. В итоге компания сменила банк и теперь экономит внушительную сумму.

Как заметить и устранить

1. Заносить все расходы по категориям, вплоть до покупки мелкой канцелярии, подписок на сервисы и банковских комиссий. Оценить, не тратите ли вы слишком много.

2. Посмотреть, какие условия предлагают ваши или другие поставщики: готовы ли они дать скидку или предоставить какие-нибудь выгодные условия.

Вернемся еще раз к кофейне, о которой я говорил выше. Владельцы покупали кофе по 1 500 ₽ за пачку, а потом узнали, что могли бы покупать за 1 300 ₽, — нужно было просто взять на одну пачку больше. Суммарная скидка получилась бы выше, чем стоимость этой новой пачки.

3. Посмотреть, не тратите ли вы деньги на ненужные приложения или сервисы, не переплачиваете ли сотрудникам, можете ли перенести какие-то работы на аутсорсинг.

7. Вы не пользуетесь депозитами

Если у вас есть свободные деньги, со временем они теряют ценность из-за инфляции. Это тоже протечка, потому что ваши деньги дешевеют: миллион, отложенный в прошлом году, в этом стоит гораздо меньше.

Как заметить и устранить

1. По отчетам отследить, есть ли у вас всегда фиксированная сумма на счету в виде финансовой подушки или какого-то кассового остатка. Положить эти деньги на депозит, чтобы на них понемногу капали проценты.

Я сам долго не знал о депозитах для бизнеса, хотя у меня часто на счету лежали крупные суммы, которые уходят очень медленно. Сейчас я кладу такие деньги в банк и в месяц получаю примерно 20 тысяч рублей — покрывает мелкие расходы вроде уборщицы в офис.

Чтобы видеть все эти протечки, нужно внимательно считать все деньги: сколько ушло, сколько пришло, сколько лежит на счету, сколько «зарыто» в дебиторке и товарах. Я сам использую для этого два инструмента: наш сервис Adesk, где я автоматизировано веду почти весь финансовый учет, и Excel когда нужно посчитать специфичную аналитику или построить финансовую модель. Тут все зависит от того, как вам привычнее и удобнее.

Помимо этой статьи у нас есть отличное видео на эту тему от Леры, нашего менеджера по продукту. Рекомендую к просмотру. Кстати, не забудьте подписаться на наш YouTube-канал.