Среди наших клиентов много компаний из диджитал-сферы: веб-студии, разработчики приложений и электронных курсов, рекламные агентства полного цикла. Задачи у них разные, а проблемы одни и те же: низкая рентабельность проектов, горящие сроки, нехватка профессиональных исполнителей и долгие согласования. Эти нюансы влияют на управленческий учет.

Сверяйте медиапланы с нагрузкой на команду

В рекламном бизнесе как на рыбалке — то пусто, то густо. И когда в агентство приходит сразу несколько клиентов, отказывать им не хочется: уйдут к конкуренту и не вернутся. Особенно часто такое бывает перед праздниками и в конце года, когда компании запускают рекламу по всем фронтам и добивают бюджеты.

В итоге работы много, людей не хватает, дедлайны поджимают и все в огне. Вы не справляетесь с обязательствами, а репутация агентства страдает.

Что делать

  • Поднимите цены для новых клиентов. Проектов будет меньше, а заработать на них вы сможете столько же или даже больше. Зато будете работать без нервов и авралов.
  • Наймите больше фрилансеров перед сезонными пиками рекламной активности. Тех, кто хорошо справится с работой, можете пригласить в команду, когда будете расширять бизнес.
  • Создайте календарный план работ. Его можно построить с помощью диаграммы Ганта в Excel, «Google Таблицах» или другом сервисе. Календарный план показывает, кто чем занят и когда освободится. Не нагружайте людей новыми задачами поверх текущих, иначе сроки будут сорваны везде.
6 советов по ведению управленческого учета в агентстве

Еще календарный план поможет понять, кто чаще всего нарушает дедлайны. Например, вы делаете лендинг и сроки увеличиваются из-за постоянных правок веб-разработчикам. Тогда нужно уделять больше времени техническому заданию. А если каждый раз приходится ждать, пока освободится дизайнер, пора искать второго специалиста.

Проверьте, потянете ли вы новые проекты финансово

Допустим, исполнителей у вас хватает. А вот с деньгами на старте не очень: клиенты дали предоплату 20%, а остальные деньги на зарплату и расходы по проектам нужно еще где-то найти.

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве
В октябре и ноябре компании грозит кассовый разрыв — с отрицательным сальдо не на что будет оплачивать аренду, зарплаты и прочие расходы

Что делать

Распланируйте финансы, еще когда обсуждаете новую задачу. Составьте платежный календарь и посчитайте, хватит ли у вас денег на реализацию всех проектов. Если нет, договоритесь с клиентами увеличить предоплату или оплачивать каждый этап работы отдельно.

В Adesk мы сделали так, чтобы клиенты могли запланировать доходы и расходы по проекту и с помощью удобного графика оценивать свои финансовые возможности на всем его протяжении.

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве
Если составить такие планы по всем проектам, станет понятно, что происходит в компании в целом

Платите фрилансерам без ошибок и задержек, чтобы сохранить команду

Одно дело, когда все сотрудники работают в штате и на окладе, и совсем другое, когда на вас работают ИП, самозанятые и обычные физлица. Каждый месяц они выполняют разные задачи и получают разные суммы. Платить им нужно на электронные кошельки, карты или счета. Кто-то берет оплату по часам, кто-то — за работу под ключ: готовый лендинг или настройку таргетированной рекламы.

Когда таких специалистов много, правильно рассчитать и выплатить гонорары фрилансерам становится труднее, а ошибиться — проще.
На то, чтобы со всем этим разобраться, уходит уйма времени. А если ошибетесь, в лучшем случае будете постоянно отвлекаться на сообщения «Где деньги, Лебовски?», в худшем — потеряете хороших спецов.

Что делать

Записывайте все обязательства перед подрядчиками. Можно сделать таблицу с начислениями по каждому фрилансеру в Excel или «Google Таблицах»:

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве

Можете делать это самостоятельно или выдать шаблон подрядчикам и поручить менеджерам проектов сверять работы и гонорары.

В Adesk уже есть специальная форма для учета обязательств перед контрагентами. Можно учитывать, сколько должны вы, а сколько — вам. Пригодится, если фрилансер берет предоплату.

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве

С таким учетом вы всегда будете платить деньги вовремя и без ошибок. Заработаете славу хорошего работодателя, и у вас не будет проблем с нехваткой хороших исполнителей.

Ведите бюджет по каждому направлению и проекту

SEO-продвижение, проведение рекламных кампаний в соцсетях, работа с репутацией, рассылки — клиент может заказывать одну услугу, несколько или сразу все. Без учета непонятно, как распределяются расходы по направлениям.

Возможно, в каком-то из них вся прибыль уходит в ноль на оплату гонораров, а другое приносит большую прибыль и могло бы стать вашей специализацией на диджитал-рынке.

Что делать

Определите рентабельность каждых проекта и направления. Выясните, чем заниматься выгоднее, что можно оптимизировать, а от чего лучше отказаться. Как это сделать, я подробно расписал в статье о поиске нерентабельных проектов.

Кратко повторюсь. Например, вы ведете рекламную кампанию на YouTube и в Instagram, для которой пришлось делать видеоролик. Вы получили от клиента 150 тысяч рублей, потратили на производство ролика, настройку рекламы и показы 140 тысяч рублей. Кажется, что по итогу вы в плюсе на 10 тысяч рублей.

Но при детальном рассмотрении оказывается, что создание ролика съело половину прибыли:

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве

В таком случае вы можете:

  • Вычеркнуть создание роликов из своих услуг и работать уже с готовым материалом от клиента. Рентабельность проекта вырастет до 14%, но клиент может уйти туда, где все делают под ключ.
  • Сократить свои расходы на создание видео — поискать менее «жадных» операторов и монтажеров.
  • Найти студию, которая сделает видео дешевле, чем вы, и взять ее на субподряд.
  • Увеличить стоимость услуги.

Отслеживайте перерасход бюджета по проектам

Допустим, вы целый месяц отрабатывали автоматизацию бизнес-процессов для корпоративного портала. С IT-директором все согласовали, но на тестах подтянулись директор по персоналу, коммерсанты, производственники, и каждый насыпал вам правок. Теперь нужно доплачивать разработчикам, хотя бюджет уже давно распланирован.

Что делать

Бюджетируйте проекты: заранее запланируйте доходы и расходы по каждому проекту и старайтесь держаться в рамках. Составить плановый и фактический бюджет тоже можно в Excel или «Google Таблицах».

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве

Бюджетирование помогает решать проблемы до того, как они стали фатальными и испортили ваши отношения с клиентом или сотрудниками. Например, в следующий раз при разработке сервиса вы можете:

  • Внести в договор только одного ответственного за проект. Он будет согласовывать проект и отсекать лишние правки ради правок. А если клиент настаивает на двух и более «согласователях», увеличьте стоимость проекта на 10–20%.
  • Разбить большой проект на короткие ясные шаги. Например, разработать базовую версию приложения, а все пожелания собрать в бэклог и добавлять отдельно — уже со своими сроками и ценами.
  • Прописать в договоре возможность изменить стоимость работы, если сроки увеличились по вине клиента. Например, после третьей итерации правок стоимость вашего часа работы удваивается.
  • Обсудить с клиентом почасовую оплату. Такой вариант подходит для нестандартных задач, когда сложно оценить объем и сроки заранее.
В Adesk для анализа проектов предусмотрен раздел «Бюджеты», в котором можно спланировать деньги по всему агентству или по отдельным проектам. Если внести сюда постоянные статьи доходов и расходов, вы потратите на бюджетирование в разы меньше времени.

Учитывайте длительные согласования и задержки окончательного расчета

Диджитал-примета: чем крупнее заказчик, тем дольше будут согласовывать проект. Дольше всего принимают работу заказчики со словами «газ», «нефть», «рос» и «гос» в названиях. Они же, как правило, работают по постоплате и нередко переводят деньги только через 2–3 месяца после подписанных актов. Агентству все это время нужно на что-то жить.

Что делать

Используйте платежный календарь, чтобы отслеживать движение денег. Вносите в него все поступления и расходы. Вы сможете спрогнозировать кассовый разрыв и успеете что-нибудь предпринять:

  • Расставить платежи по очередности. Подумайте, какие платежи можно перенести без ущерба для проекта, а какие нужно обязательно оплатить в срок.
  • Ускорить поступления. Позвоните клиентам, от которых ждете следующего транша, — возможно, они пойдут вам навстречу и переведут деньги раньше срока.
  • Разбить обязательные платежи на несколько частей. Например вы должны были заплатить за съемку и монтаж видео для клиента 50 тысяч рублей. Попросите подрядчика разбить платеж на два месяца. Вот у вас уже есть деньги заплатить таргетологу за настройку рекламы по другому проекту.

В Adesk отследить кассовые разрывы еще проще — сервис автоматически создает график «Деньги бизнеса» по данным плановых операций:

6 советов по ведению управленческого учета в агентстве

И не забывайте о регулярной работе с долгами клиентов — в одной из статей я уже рассказывал о том, как контролировать дебиторку.

Даже если ваше агентство пока совсем небольшое, не пренебрегайте управленческим учетом. У него есть неочевидный, на первый взгляд, бонус. Когда вы решите масштабироваться, учет и планирование помогут вам привлечь инвестиции. Ведь цифры — лучший аргумент для инвестора, который хочет отбить вложенные деньги в обозримые сроки.