Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Почему финансовый учет — это важно
Потому что без учета вы рискуете тратить время и ресурсы на проекты, которые не приносят прибыли, или упускать возможности для роста.
Финансовый учет позволяет избежать ошибок и управлять бизнесом осознанно. Не имея учета я, например, продолжала работать над убыточными проектами, не замечая этого, потому что не отслеживала их рентабельность. Финансовый учет — это не просто про цифры, это про понимание, как работает ваш бизнес и куда движутся деньги. Он помогает принимать решения на основе фактов, а не интуиции, и включает несколько ключевых инструментов.
Грамотно выстроенный и системный финансовый учет — инструмент, который:
- Помогает контролировать деньги.
- Показывает реальную картину дел.
- Дает возможность планировать будущее.
- Помогает принимать решения на основе фактов, а не интуиции.
Готовые шаблоны отчетов в Эксель — не панацея
На старте в DevContent.agency использовали самый простой инструмент для ведения финансового учета — таблицы Excel. В них фиксировались поступления от клиентов, общие расходы за месяц, задолженности. На первый взгляд, этого казалось достаточно для контроля финансов. Однако со временем стало очевидно, что такой подход не позволяет глубоко анализировать данные и эффективно управлять бюджетом.
Форму отчета скачали в интернете, но файл получился громоздким и вести его было отдельным испытанием.
Excel помог Анне и ее агентству на старте, но его использование вскоре стало неудобным:
- Таблицы становились громоздкими и требовали много времени на обновление.
- Анализ данных был затруднен из-за разрозненности информации.
- Прогнозирование будущих расходов и доходов в таких таблицах затруднительно, учет с декомпозицией по проектам превращает таблицу в монстра.
- Попроектный учет отсутствовал, что мешало оценивать рентабельность каждого клиента или задачи.
Стало понятно, что для эффективного управления финансами нужно внедрять инструменты, которые позволяют не только фиксировать данные, но и анализировать их. Так в нашем агентстве появился облачный сервис финансового учета.
Какие отчеты стоит вести молодому агентству
Есть три базовых управленческих отчета, которые стоит вести любой компании — ДДС, ОПиУ и баланс. Иногда предприниматели думают, что пока компания молодая, все три отчета вести необязательно, но это не так.
Использование всех трех отчетов позволяет видеть реальную картину дел: понимать, какие проекты или клиенты приносят прибыль, где есть риски кассовых разрывов и как грамотно распределить ресурсы. Каждый из отчетов выполняет свою задачу, поэтому вести лучше все три.
Отчет о движении денежных средств
ДДС — отчет о денежных поступлениях и тратах. Он показывает, как перемещались деньги по счетам и что осталось у компании по итогу периода.
Отчет строится кассовым методом, то есть данные фиксируются в момент перемещения денег — поступления или списания. Это делает отчет полезным, когда нужно понять, сколько средств прямо сейчас есть у компании или сколько она потратила за период по конкретной статье.
Отчет о движении денег помогает нам понять, откуда приходят деньги, куда были потрачены и хватает ли денег для покрытия обязательства агентства. Это хороший инструмент, чтобы не было кассовых разрывов, а компания была финансово стабильной.
Отчет о прибылях и убытках
ОПиУ или P&L — отчет, который используется для анализа доходов, расходов и чистой прибыли компании за определенный период.
Отчет составляется по методу начисления: доходы фиксируются в момент выполнения обязательств, например, оказания услуг. Такой подход позволяет объективно оценить эффективность компании и правильно посчитать чистую прибыль.
Этот отчет помогает понять, какие направления бизнеса приносят прибыль, куда расходуются деньги, а также прогнозировать финансовые результаты на будущее.
Управленческий баланс
Баланс — отчет о том, чем владеет компания и насколько она богата.
Балансовый отчет поможет понять, где заморожены деньги, кому принадлежит ваш бизнес и насколько он финансово устойчив.
Этот отчет дает мне полное представление о текущем финансовом положении агентства и помогает принимать стратегические решения.
Финансовые ошибки владельца агентства
Отсутствие планирования. Без платежного календаря, бюджетов и анализа плана-факта сложно строить устойчивый, предсказуемый и постоянно растущий бизнес. Или даже невозможно.
Я фиксировала только фактические расходы за месяц, не закладывая прогнозы на будущие траты и доходы. В результате — отсутствие данных для долгосрочного планирования и оптимизации бюджета.
Неверный расчет стоимости работ. Например, расчет лишь ориентируясь на необходимость выплаты стоимости работ сотруднику и налоги, прибыль, не учитывая стоимости работ своего вовлечения.
Уже позже я узнала, что эту ошибку делают многие начинающие предприниматели — не учитывают потраченное время, считая его «бесплатным» для заказчика. Ошибки в расчетах приводили к неправильной оценке рентабельности проектов, что мешало принимать обоснованные решения.
Отсутствие разделения расходов на проекты. Недостаточно посчитать все расходы и доходы общей суммой, если у вас бизнес с несколькими услугами, проектами или клиентам.
Расходы фиксировала общей суммой без деления на проекты, что не позволяло увидеть картину целиком и, например, обнаружить убыточные проекты.
Неверный учет затрат и путаница в деньгах. Личные деньги = деньги компании, деньги компании = личные деньги, а сколько на самом деле зарабатывает бизнес — непонятно.
Я частенько оплачивала какие-то нужды бизнеса, например, внешние сервисы, с личной карты и не фиксировала это в затратах компании. В результате было невозможно объективно посчитать затраты или посмотреть реальную рентабельность агентства.
Начинать вести финансовый учет лучше сразу — с первого дня работы бизнеса. Даже если вы только что открылись и у вас мало операций, фиксируйте все доходы и расходы. Это поможет избежать хаоса в будущем и построить фундамент для развития, ведь компании, в которых системно считают деньги, растут быстрее и чувствуют себя увереннее.
