Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
8 лет неведения или как вели учет в Enjoy Digital раньше
Основатель агентства Арсений Снедков начал оказывать услуги маркетинга в 2014 — сначала просто привлекал подрядчиков, а потом стал собирать собственную команду. Вести учет тогда не казалось чем-то важным, но к 2019 году, когда компания подросла, стало больше клиентов и денежных операций, руководитель принял решение — пора.
Первый учет Enjoy Digital — это таблица и отдельный телеграм-канал, куда фиксировались все расходы и поступления. Схема простая: получили деньги — отписались в Телеграм, оплатили аренду — также отправили сообщение. Периодически данные из мессенджера переносили в таблицу, чтобы посчитать сальдо — сколько денег осталось после вычета расходов. Получалось что-то вроде отчета ДДС, но в его самом простом исполнении — без статей расходов, проектов, направлений и вот этого всего.
В телеграм-канале мы делали план на месяц: кому, когда и сколько нужно заплатить и туда же фиксировали все траты и поступления, а потом записывали всё в таблицу. У нас была какая-то система, но иногда операции все равно терялись — данные из таблицы разнились с реальным состоянием счетов, а мы не понимали где закралась ошибка и куда вообще уходят деньги.
Помимо непонимания структуры расходов, была и другая проблема — отсутствие информации об эффективности проектов и направлений. Мы уже ни раз рассказывали, что для маркетинговых и рекламных агентств учет в разрезе проектов — настоящий мастхэв.
Проект — это операции, объединенные в группу по какому-то общему признаку, например, связанные с одним заказом/клиентом/видом деятельности/направлением. Цель группировки — видеть прибыльность не только по всему бизнесу, а еще и в разрезе каждого конкретного проекта, чтобы вовремя замечать аномалии, например, заказчиков, которые не приносят денег, или нерентабельные услуги.
Как найти убыточного клиента, увеличить рентабельность и поднять выручку в 7 раз
Первый инструмент, который стали использовать в Enjoy Digital — платежный календарь.
Это до сих пор один из самых важных для нас инструментов. Он помогает следить за оплатами, вовремя выставлять счета клиентам и самим не забывать про обязательные платежи.
Потом в компании начали считать эффективность проектов — заказчиков, которым агентство оказывает услуги. Этим занимались и раньше, но, как показал сервис, некоторые подсчеты были неправильными — среди клиентов нашелся тот, кто не приносит денег.
Когда сервис посчитал нам эффективность каждого проекта, мы поняли, что раньше считали не совсем верно, ну и начали думать, как на это повлиять: где ужаться, а куда, наоборот, нужно вливать больше ресурсов. Итог вы уже знаете: мы кратно выросли по прибыли (ее оставлю в секрете), и примерно в 7 раз увеличили выручку — если раньше оборот колебался в районе 500К, то теперь мы говорим про показатель в 3,5–4 млн.
Кроме того, в Enjoy Digital стали эффективнее работать с должниками — клиентами, которые задерживают платежи. Для этого в Adesk есть отчет по задолженностям — он показывает, сколько должны вам, а сколько — вы, и что произойдет, если прямо сейчас будут закрыты все обязательства: бизнес остается в плюсе или уйдет в убыток.
В сервисе вы можете сформировать отчет по задолженностям, сгруппировав данные по контрагентам и группам контрагентов, или по проектам. При необходимости отчет можно выгрузить в виде таблицы и уже на ее основе провести аналитику.
Какие еще инструменты нужны для эффективной работы агентства
- Согласование платежей — помогает прозрачно расходовать средства и не терять счета на оплату. Работает так: сотрудник, имеющий доступ к инструменту, подает заявку на оплату, заявку согласуют все ответственные и только потом она попадает к бухгалтеру.
- ДДС — отчет о движении денежных средств, ОПиУ — отчет о прибылях и убытках. Первый показывает, куда и сколько потратил бизнес, а откуда деньги поступали, второй — насколько эффективно компания генерирует прибыль. Отчеты можно смотреть в разных плоскостях: по проектам, счетам, контрагентам, и за разный период.
Движением денежных средств пользуемся часто — этот отчет дает понимание, как у нас в принципе всё идет, что сейчас происходит с деньгами, сколько есть на счетах.
- Дашборд — рабочий стол с основными финансовыми показателями компании. С ним можно провести верхнеуровневый анализ текущего состояния бизнеса и заметить какие-то аномалии, требующие вмешательства.
Дашбордом регулярно пользуется наш генеральный директор — смотрит, как у нас дела: изучает структуру расходов, рентабельность, самых доходных контрагентов, ну и чистую прибыль, разумеется. Если видит какие-то аномалии — уже задает дополнительные вопросы.
- Телеграм-бот — инструмент для работы с финансами компании из смартфона. С ним легко внести какие-то платежи, чтобы точно не забыть о них, или получить краткую сводку по текущему состоянию компании.
Мы пользуемся не всеми возможностями бота, а только отчетом по платежам на день — он приходит каждое утро и позволяет держать в фокусе траты и поступления, чтобы ничего не забыть.
Тоже хотите кратно увеличить выручку в своем агентстве? Внедряйте системный финансовый учет с сервисом Adesk — сможете автоматизировать практически всю рутину и получать готовые отчеты в пару кликов. Попробовать можно бесплатно — 14 дней дарим после простой регистрации →
