Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Новости
Телеграм-канал
Подписаться
Deutsch-Klub и d.English — частная школа немецкого и английского языков из Санкт-Петербурга. Работают с 2010 года и за это время обучили больше 5 000 студентов. Занятия проводят оффлайн в Санкт-Петербурге и онлайн по всему миру.
В компании работает 26 человек: преподаватели, администраторы и управленческая команда. За финансовый учет, бюджетирование и юридические вопросы отвечает исполнительный директор Сергей Присяжненко — с ним и поговорили.
Как считали деньги раньше
До внедрения Adesk финансовый учет строился на привычной для многих компаний связке:
- Excel;
- бухгалтерская программа;
- бумажные ведомости.
Deutsch-Klub и d.English работают с физическими лицами и компаниями. Кто-то из них платит наличными, кто-то по QR-коду, кто-то — по счету, поэтому сводить все данные в единую систему, а уже тем более получать однородное, корректное отражение всех платежей было сложно.
Чем больше клиентов (а значит и транзакций) становилось в школе, тем сложнее было поддерживать актуальность и корректность данных, и тем острее была необходимость в планировании и регулярном анализе.
В середине 2024 года в компании начали рассматривать специализированные решения для финансового учета.
Бумажный учет громоздкий, неудобный и ненаглядный. Excel тоже перестал закрывать все задачи. Нам нужна была система, которая позволит видеть реальную финансовую картину и планировать. Посмотрели разные решения и Adesk оказался наиболее удобным.
Как устроен учет сейчас
Перед сервисом Сергей ставит две основные задачи:
- Консолидировать данные о платежах и поступлениях в одном месте, чтобы в конце периода иметь реальное представление о том, как компания отработала.
- Планировать доходы и расходы — тут помогает платежный календарь и бюджетирование.
Все операции по бизнес-счетам — от юрлиц, физлиц, по QR-коду, эквайрингу автоматически подгружаются в Adesk через интеграцию с банком и распределяются по статьям с помощью настроенных правил. Наличные платежи Сергей добавляет вручную.
Платежный календарь и плановые операции позволяют в любой день месяца понять, сколько денег нужно до конца месяца. Доходы я бюджетирую, исходя из статистики прошлых лет, плюс закладываю процент на рост. Бюджет расходов формируется из суммы платежей по всем договорам + несколько процентов на разные неожиданности.
Дополнительно в компании ведется дублирующий учет в Excel — это добавляет уверенности. По итогам года бухгалтеры запрашивают выгрузку из Adesk, чтобы сверить ее с данными бухгалтерской программы.
Данные сервиса используются для анализа текущей ситуации и прошлых периодов — это помогает замечать аномалии и делать выводы, которые влияют на работу всей школы.
Например, я как-то увидел, что у нас есть поступления от СФР — это были оплаты за счет материнского капитала. У нас есть образовательная лицензия и студенты имеют право оплачивать обучение этими деньгами, поэтому мы запустили рекламу на эту аудиторию и увеличили количество таких клиентов.
Формально это маркетинговое решение, но родилось оно именно из финансовой аналитики — просто потому, что в Adesk стало видно то, что раньше терялось в общей массе платежей.
Примеры из области управленческого учета, конечно, тоже есть. Анализируя статьи затрат за предыдущие годы, в компании заметили, что даже небольшие ежемесячные суммы дают ощутимый эффект в годовом масштабе: казалось бы, незначительные 5 000 ₽ в месяц — это 60 000 ₽ в год.
По итогам анализа часть статей расходов убрали полностью, не потеряв в качестве услуг, а часть договоров с контрагентами пересмотрели. Результат — расходы компании в текущем году примерно на 15% ниже, чем годом ранее, при том же качестве услуг.
