Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Таблицы и таблицы с таблицами — как это было
Едва ли для кого-то станет удивлением, что первый учет в агентстве был реализован с помощью гугл-таблиц — с этого начинают почти все компании вне зависимости от сферы деятельности.
Пока бизнес был небольшой, таблиц хватало, но с развитием компании их становилось всё больше. В какой-то момент мы пришли к сводным таблицам — в них хранилась информация о том, что и в какой таблице лежит.
Google Sheets — прекрасный инструмент. Гибкий, может подстраиваться под нужды любой компании (даже с самой специфической бизнес-моделью), бесплатный. Но есть у гугл-таблиц и ряд недостатков:
- ограниченные возможности автоматизации — нельзя настроить интеграцию с банком, например, — все руками.
- негибкие права доступа — если вы открываете доступ к редактированию таблицы, будьте уверены — человеческий фактор приведет к ошибкам.
- сложно хранить большие массивы данных — когда информации много, таблица «виснет», поэтому приходится создавать новую. А потом еще... и еще...
А еще в таблицах надо разбираться. Есть мнение, будто таблицы — самый простой способ вести учет, но это не так: и Excel, и Google Sheets требуют от пользователя определенных навыков — только так учет будет реально приносить пользу.
Google-таблицы и Excel, в глобальном смысле могут дать супервозможности, но есть ограничение — человек должен действительно владеть ими, понимать, как всё работает, какие формулы применить, чтобы строить там отчеты, графики. Мы вели простой учет: доходы, расходы, сроки, контрагенты, но большого простора для анализа и принятия решений нам это не давало.
К февралю 2023 у руководства и сотрудников агентства накопилось критическое количество замечаний к таблицам:
- Сложно планировать. Ивент-индустрия — непредсказуемая и зависимая от внешних обстоятельств сфера, поэтому делать хотя бы приблизительные прогнозы — очень важно. Когда все финансы представляют собой набор строк в 10 таблицах, строить планы практически невозможно.
- Постоянные ошибки. Любой сотрудник мог зайти в таблицу, нажать что-то не то и всё сломать. На поиск причин и восстановление данных уходило много времени.
- Нет детальной аналитики по расходам, проектам, контрагентам. Данные рассредоточены по разным табличкам, а учет при этом довольно поверхностный — для анализа и принятия решений информации недостаточно.
На уровне руководства было принято решение взять финансового менеджера, а следом — внедрить специализированный сервис учета. Была мысль про 1С, но это специфическая программа, которая требует от пользователя определенных навыков. У нас так или иначе в финучете задействована почти вся команда — каждому пришлось бы убить кучу времени на освоение. Тогда мы начали тестировать облачные сервисы и в итоге остановилась на Adesk, потому что он простой, без лишних инструментов и по цене нам тогда подходил.
Что дает Adesk? Экономию, прозрачность, скорость принятия решений
Первым большим открытием для финансовых специалистов и руководства агентства стали высокие расходы на комиссии банка.
Только после внедрения Adesk мы поняли, что у нас необоснованно высокие затраты на комиссии банка. Мы оперативно поменяли тариф, а потом вообще сменили банк на тот, где были более выгодные условия. Это помогло нам сократить расходы на комиссии почти в 2 раза по сравнению с прошлым годом.
Сервис также помогает видеть эффективность отдельных проектов в реальном времени — сразу понятно, если где-то низкая рентабельность или аномально высокие расходы. Руководитель, финансовый директор или кто-то из менеджеров могут оперативно повлиять на ситуацию, а не «тащить» ее дальше.
К Adesk у нас подключено 28 сотрудников, среди которых 6 — руководство и отдел бухгалтерии, а остальные — менеджеры. Через сервис менеджеры смотрят данные по своим проектам, а также заводят платежи в платежный календарь, чтобы мы могли планировать бюджет. Удобно, что каждый может посмотреть свой проект, его рентабельность, понять, все ли данные внесли, ничего ли не потеряли.
Почти вся работа с цифрами автоматизирована — есть интеграция с банками, откуда все операции автоматически попадают в сервис, распределяются по статьям и проектам.
Под каждый проект у нас настроена цепочка автоматизации — в платежках мы ставим специальный тег, который сервис видит и подгружает под нужный проект. Вручную обрабатываем совсем немного операций — иногда нужно что-то удалить и скорректировать сумму, например. Но основная часть — это все-таки автоматизация.
Еще один инструмент, которым пользуется почти вся команда — согласование платежей. Это помогает агентству планировать, расходовать средства прозрачно и держать под контролем любой платеж.
Каждый платеж у нас проходит согласование и, соответственно, до оплаты доходят только обоснованные и важные расходы. Активно пользуемся специальным ботом согласования платежей — сотрудники, которые стоят в цепочках или инициируют расходы, подключены к нему и могут просто через телефон согласовать или отклонить заявку, ну или увидеть решение по своему запросу.
В агентстве появилась прозрачность: теперь и сотрудники финансового отдела, и менеджеры, и руководство могут в любой момент зайти и посмотреть интересующую информацию: по проектам, расходам, контрагентам и общему финансовому состоянию компании.
Руководитель финансового отдела регулярно мониторит платежный календарь, анализирует, не надвигается ли кассовый разрыв. Если видит аномалии — приходит к нам и мы вместе думаем, что делать. Я смотрю, как в целом мы движемся, а также анализирую разные реализационные нюансы: сколько потратили, могли ли потратить меньше, правильно ли менеджер все посчитал.
Часть инструментов Adesk в агентстве пока не используют — в каких-то нет необходимости, какие-то — сложно ложатся на специфику компании, но все те, которым нашлось применение в «Лире», помогают видеть финансовую ситуацию «здесь и сейчас» и принимать взвешенные решения даже в такой быстрой и постоянно меняющейся ивент-индустрии.
P. S. Редакция «Котлеты» благодарит агентство «Лира» за открытость и желает компании кратного роста. Вместе с Adesk, разумеется 🫶
