Странный зверь аутсорсинг

Аутсорсинг — это передача части обязанностей или рабочих процессов подрядчикам со стороны. По сути, это найм работников, которые могут выполнить некоторые обязательства без устройства в основной штат.

Обычно на аутсорсинг отдают непрофильные задачи: подбор персонала, дизайн обложек товаров, создание рекламных каталогов, юридические вопросы.

Аутсорсинг может решить сразу три бизнес-задачи:

  • уменьшить расходы на сотрудников — задачи по конкретным проектам можно отдавать сторонним специалистам, которые не нужны на постоянной основе;
  • повысить качество работы без увеличения затрат — привлечение профессионалов со стороны поможет улучшить продукт;
  • избежать проблем с наймом сотрудника — аутсорс спасает от бумажной волокиты и траты средств на специалистов, без которых компания сможет функционировать.

«Коммерсант» со ссылкой на исследование Б1 отмечает, что аутсорсинг пользуется спросом: собственники отдают кадровые функции (67%), административные выплаты зарплат (63%) и юридическое сопровождение (52%) сторонним специалистам.

Плюсы аутсорса

Аутсорсинг имеет следующие плюсы:

  • экономия — не нужно платить налоги, взносы, отпускные, больничные, а также за рабочие места и оборудование;
  • меньше времени на контроль — у исполнителей на аутсорсе есть свой руководитель, который следит за всеми процессами;
  • бесперебойная работа — во время поиска постоянного сотрудника компания может обращаться к услугам профессионалов со стороны, чтобы бизнес-процессы не останавливались;
  • оптимизация работы бизнеса — некоторые сотрудники нужны только на крупные проекты, а не постоянно. С этим и может помочь временное сотрудничество.

Минусы аутсорса

  • некачественное исполнение работы — срыв сроков, безответственное отношение к задаче могут привести к подрыву репутации компании;
  • трудности взаимодействия — иногда бывает сложно объединить процессы в офисе и на аутсорсе;
  • распространение конфиденциальной информации — для некоторых задач, например, для бухгалтерии с аутсорсером нужно делиться важной для компании информацией. Есть риск «слива» или передачи данных третьим лицам.

Однако от этих минусов можно спастись, если внимательно выбирать исполнителя для бизнес-задач. Подходить к этому нужно так же ответственно, как к найму сотрудников инхаус.

Перед тем, как делегировать задачи сторонним исполнителям, стоит подумать, что именно вы готовы отдать на аутсорсинг.

Правильно делим задачи

Чаще всего на аутсорс передают задачи, которые не являются для компании ключевыми. Они поддерживают работу, но не более.

На аутсорс можно отдать:

  • административные задачи;
  • ведение рекламных компаний;
  • доставку и отгрузка товаров;
  • прочие неключевые задачи бизнеса.
Технологи компании «Богиня» создали формулу легких тканей для платьев. Маркетологи предсказывают высокий спрос на такой товар. Производство отдают сотрудникам инхаус, чтобы не разглашать секреты фирмы, а для развития базы клиентов привлекают аутсорс. Все бизнес-процессы запущены, компания не потеряет в деньгах и сохранит коммерческую тайну.

Есть группы задач, которую не стоит отдавать на аутсорс, например, если они являются ключевыми, связаны с информационной тайной или прямо влияют на репутацию компании. 

Например, крупным компаниям невыгодно отвлекаться на административные задачи — секретариат, службы ресепшн, техническую поддержку. Этими процессами вполне может заниматься команда на аутсорсинге. В малом и среднем бизнесе на сторону отдают немасштабные бизнес-процессы — подбор специалистов отнимает много ресурса, поэтому привлекают HR со стороны.

Чтобы вам было проще понять, что можно отдать на аутсорс, а что лучше оставить «дома», мы составили схему — пользуйтесь:

Аутстафф, фриланс и консалт

Фриланс — привлечение к работе частного исполнителя. Это может быть ИП, частное лицо или физлицо по ГПХ, либо команда людей.

Например, компания нанимает smm-специалиста для продвижения продукта, а у него может быть уже сформированная команда рилс- и сторис-мейкеров.

Аутстаффинг — привлечение для работы сотрудника другой компании. Обычно такая ситуация складывается в работе с агентствами занятости. Компания может пригласить к себе бухгалтера, маркетолога или другого специалиста для проектной работы.

В этом случае исполнитель получает зарплату, больничные и отпускные от агентства/компании, а не от заказчика.

Консалтинг — привлечение специалиста для консультации. Исполнитель — физическое или юридическое лицо. К услугам консалтинга прибегают компании, которые хотят расширить сферу деятельности или сменить вектор развития.

Например, бизнес продает обувь и хочет выйти на рынок аксессуаров. Тогда приглашают эксперта, который поможет перестроить рабочие процессы и создать стратегию развития.

Аутсорсинг, в отличие от фриланса, аутстаффинга и консалтинга, предполагает, что исполнителем является не только любой специалист, но и компания в целом. Кроме того, отличается и порядок работы с аутсорсерами.

Порядок работы с аутсорсером

Процесс работы состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка к передаче задач аутсорсеру. Заказчик устанавливает сроки, дает ТЗ, где подробно расписывает бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения.

2. Выбор аутсорсера. Обращайте внимание на экспертность и опыт: первое даст понимание, сможет ли исполнитель корректно сделать работу, а второе — вселит уверенность, что даже в случае ЧП задача будет выполнена.

3. Обращение в аутсорсинговую компанию. Организация назначит менеджера, который будет общаться с заказчиком и контролировать рабочий процесс.

Также в функции менеджера входит:

  • работа с персоналом — формирование команды, её обучение, организация работы без задержек и формирование алгоритма замены;
  • контроль качества — следит за KPI, реагирует на проблемы и сразу их устраняет;
  • эффективность бизнес-процессов — должен убедиться в корректном выполнении задач от заказчика и соблюдении ТЗ;
  • подготовка отчета для заказчика — отражение процесса работы и результатов.

Аутсорсинговая компания также обязана:

  • обеспечивать исполнителей необходимыми ресурсами для выполнения работы;
  • обеспечивать безопасность и охрану труда;
  • ставить задачи и контролировать исполнителей;
  • отстранять исполнителей, которые нарушают ТК РФ;
  • расследовать несчастные случаи.

Все эти детали оформляются на бумаге, чтобы зафиксировать договоренности и обезопасить стороны.

Заключаем договор

Договор аутсорсинга — стандартный договор выполнения работ или оказания услуг. Можно также прибегнуть к заключению договора подряда с задачами, у которых предусмотрено материальное воплощение (ремонт помещения, пошив одежды, изготовление батарей).

В договоре обычно прописывают:

  • предмет — суть договоренности;
  • обязанности — конкретные задачи;
  • сроки — в течение какого времени нужно выполнить работу;
  • стоимость — либо сумма к оплате всех услуг, либо размер ежемесячной платы;
  • порядок выполнения — кто, когда и что делает;
  • ответственность сторон — что будет, если одна из сторон не выполнит обязательства или нарушит их.

Договор составляется в двух экземплярах: для заказчика и для исполнителя.