Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Проблемы организации командировок
Что может быть проще, чем организовать командировку? Такой вопрос задают только те, кто эти самые командировки ни разу не организовывал. Если вам хоть раз доводилось это делать, вы точно вспомните типичные трудности, которые возникают в процессе:
- Потеря времени из-за поиска жилья, билетов, трансфера и долгих согласований с компанией.
- Недовольство сотрудников, которым пришлось самим оплачивать командировочные расходы из-за тех же бесконечных согласований.
- В суматохе командируемый забывает про нужные документы и возникают проблемы с отчетностью, а бухгалтерия упорно не хочет ничего компенсировать.
Избавить от суматохи и проблем с бизнес-поездками могут специальные сервисы организации командировок.
Что такое сервисы организации командировок
Сервис организации командировок — это платформа, где в одном месте собраны все необходимые для поездки решения, чтобы вы и сотрудники не переключались между вкладками и не теряли время.
Это онлайн-платформа, на которой компании могут купить авиа и ж/д-билеты, аэроэкспресс, забронировать гостиницу, заказать такси или трансфер. Все это — в одном окне.
Сервис организации командировок — это комплексное IT-решение, которое помогает компаниям управлять поездками своих сотрудников. Через него можно оформить все услуги: от бронирования билетов и отелей до заказа трансферов.
С помощью сервиса организации командировок вы можете:
🔷 Сразу забронировать билеты, отели, трансфер. Лучшие цены на транспорт и жилье в одном месте. В сервисе также выстроены удобные маршруты, а в случае ошибки, например, если добавили в корзину одинаковые билеты, появится предупреждение.
🔷 Воспользоваться дополнительными услугами. В сервисе есть возможность сделать визу, забронировать VIP-зал или избежать овербукинга — ситуации, когда пассажиров больше, чем мест в самолете.
🔷 Быстро согласовать командировку внутри компании. Информация о билетах, отелях, статистике отображается в сервисе — нужно просто отправить руководителю или бухгалтеру ссылку для согласования.
🔷 Увидеть все отчеты в системе. Чеки и документы сразу попадают в сервис и синхронизируются с корпоративными системами (например, 1С) — можно сформировать отчетность и отправить компании.
Онлайн-сервис помогает руководителям, бухгалтерам, кадровым специалистам, тревел- и HR-менеджерам автоматизировать организацию командировок на 90%. Ответственным больше не нужно собирать закрывающие документы и заполнять данные и отчеты вручную. Это минимизирует риск ошибок.
Как сервисы помогают бизнесу
Многие предприниматели и сотрудники не пользуются подобными сервисами, потому что не видят смысла или не воспринимают их всерьез. На самом деле, эти IT-решения дают:
- экономию времени и ресурсов — сервисы могут автоматизировать до 90% командировочных процессов, поэтому организация происходит быстрее;
- контроль затрат — с помощью сервисов можно сэкономить до 35% бюджета за счет детальной аналитики, отчетов о поездках и отсутствия скрытых сборов;
- безопасность и помощь — актуальная информация о поездке дает возможность быстро реагировать на форс-мажоры, а защита данных — не волноваться о конфиденциальности;
- аналитику и отчетность — можно анализировать общие расходы на командировки, рассчитывать среднюю стоимость поездки, корректировать бюджет и следить за другими показателями.
Отчеты сервиса показывают, сколько и на что тратит компания. Например, если сотрудники часто летают «Аэрофлотом», но покупают билеты, которые не вписываются в рамки тревел-политики — стоит пересмотреть текущие правила компании.
В Aviasales есть возможность настраивать тревел-политику для сотрудников. Это инструмент, с помощью которого можно выбирать билеты и отели самостоятельно, но доступные предложения и процесс бронирования останутся под контролем компании.
Какие есть сервисы для организации командировок
«Авиасейлс для бизнеса»
Сервис позволяет быстро покупать авиабилеты и бронировать отели без абонентской платы и скрытых комиссий. Круглосуточная поддержка, все необходимые документы и удобное мобильное приложение можно назвать преимуществами «Авиасейлс для бизнеса».
Наши клиенты без труда получают закрывающие документы для бухгалтерии каждый месяц. Также есть синхронизация с ЭДО, интеграция с 1С:Бухгалтерией.
Для организации командировок сервисом пользуется независимое социальное медиа «Такие дела» — их журналисты часто путешествуют по России в поисках новых героев. Для компании было важно разнообразие трансферов для дорог российских глубинок и сохранение имен и паспортных данных сотрудников — постоянные переписывания отнимали много времени.
Trivio
Сервис предлагает бронирование авиабилетов, отелей и аренду автомобилей. Преимущества — удобный интерфейс, интеграция с корпоративными системами и поддержка на всех этапах поездки.
Некоторым компаниям бывает сложно перейти на специальные сервисы, поскольку привыкли организовывать всё сами. На этот случай у Trivio есть решение.
Для более быстрой имплементации мы проработали специальный алгоритм — каждому клиенту выделяется персональный сервис-менеджер, который проводит онбординг сотрудников и отвечает на возникающие вопросы.
Smartway
Сервис удобен для всей команды, поскольку ориентируется на запрос конкретных должностей, будь то HR или тревел-менеджер. Все необходимые функции в одном окне, есть возможность синхронизации с корпоративными сервисами и отслеживания расходов.
Один из первых клиентов компании — Dodo Brands — занимался организацией командировок через агентство. Основными проблемами были долгие согласования, ошибки во многих документах, но главное — отсутствие оперативной связи с клиентом, из-за чего поездки оказывались на гране срыва.
Co Smartway одну командировку стали оформлять за 5–10 минут онлайн, а бухгалтерия заполняла все документы за 5–7. Компания Dodo Brands настроила интеграцию с 1С, избавилась от ручного ввода данных сотрудников и заключила 3Д-договоры с некоторыми гостиницами.
OneTwoTrip
Сервис предлагает бронирование билетов на самолеты, поезда, аэроэкспрессы, круглосуточную службу поддержки и комфортное мобильное приложение со всеми необходимыми функциями.
Бренд женской и мужской одежды Zolla пришел к OneTwoTrip, поскольку нужен был доступ для сотрудников к билетам и отчетам по командировкам, а также хотелось снизить затраты на них. Через сервис компания сэкономила 30% бюджета и наладила доступ к документам через мобильное приложение.
Ozon Travel
На платформе можно купить билеты, получить welcome-баллы и оплачивать ими покупки на Ozon. Сервис возмещает до 20% НДС, предоставляет кредит до 200.000 и поддержку 24/7.
Индивидуальный подход к разным категориям пользователей:
- фаундер — контроль расходов на единой платформе;
- тревел-менеджер — быстрое оформление командировок;
- бухгалтер — получение документов без ошибок и задержек;
- сотрудник — большой выбор предложений от перевозчиков и отелей.
Сервисы для организации командировок — инструмент, который позволяет бизнесу экономить время и деньги, обеспечивать соблюдение корпоративных стандартов и повышать безопасность и комфорт сотрудников. Выбор подходящего зависит от специфики компании, объема командировок и требований к управлению процессом. Желаем удачных поездок и выгодных сделок!
