Вообще, Станислав и его команда прошли интересный путь: вели учет в таблицах, потом перебрались в Adesk, а затем увидели рекламу у одного инфлюенсера и решили попробовать программу, которую он порекомендовал. Почему не срослось и как устроен финансовый учет в компании «Сибирианшуга», расскажем по порядку. 

Excel, отдельный сотрудник и кассовые разрывы: как это было

Почти каждый наш кейс начинается одинаково — мы рассказываем, как предприниматель вел учет в таблицах. История Станислава и его компании исключением не станет, потому что этот этап проходят почти все бизнесы. 

В Excel генеральный директор настроил учет движения денежных средств. ОПиУ и Баланс реализовать в таблицах тяжело, поэтому их вести даже не пытались. Так как операций много и на заполнение таблиц уходило колоссальное количество времени, приняли решение взять отдельного специалиста, который будет вести учет и ежедневно сводить данные. 

Решение и правда неплохое, но, во-первых, времени на заполнение уходило всё также много (просто не у руководителя, а у его сотрудника), а во-вторых, иногда какие-то операции терялись, забывались и данные из таблиц постоянно разнились с теми, что есть по факту. 

Но точкой кипения стало даже не это. Напрягало, что я не понимаю, сколько есть денег у компании, сколько надо потратить на следующей неделе и так далее. Никакого планирования и уверенности таблицы не давали. 
Станислав, генеральный директор «Сибирианшуга»

 «Лучшие друзья» предпринимателей, которые ведут учет в таблицах — это кассовые разрывы. Чаще всего о нехватке денег в «Сибирианшуга» узнавали уже в конце месяца – выяснялось, что на операционные расходы следующего месяца просто не хватает средств. 

Иногда узнавать о близящемся разрыве удавалось немного заранее, например, за неделю — понимали, что через 7 дней у компании должен быть миллион на какие-то текущие расходы, а на счетах было всего 500-600 тысяч. В такие моменты отдел продаж должен был сделать невозможное. 

Сервис финучета — как способ защиты финансов компании

Когда терпение совсем иссякло, я начал искать программы для управленческого учета. Adesk понравился сразу — понятный интерфейс, дашборд с основными показателями, телеграм-бот, чтобы можно было на ходу вносить какие-то операции. 

И еще понравилась работа техподдержки — они отвечали на каждый вопрос и подкрепляли ответ ссылкой на какой-то обучающий материал. Не было такого, что просто скинули ссылку, и всё.

Когда вы только внедряете сервис, мы рекомендуем загружать операции не за всё время работы компании и даже не за последний год, а за несколько месяцев (1-3). Это связано с тем, что после загрузки данных у вас получится каша из информации, которую превратить в стройный, системный учет очень тяжело. Теперь мы можем подкрепить этот факт не только нашим опытом, но и опытом Станислава. 

Моя главная ошибка — я хотел сразу использовать сервис на 100%, поэтому загрузил туда расходы и доходы за все прошлые годы. Данные перепутались, смешались и превратились в отрицательный баланс. По итогу всё удалил и начал с чистого листа.

После внедрения сервиса перед руководителем встал вопрос: что делать с сотрудником, который работал с таблицами? Первое время он также вел учет, но уже в Adesk, однако скоро Станислав стал замечать недочеты и даже заподозрил, что специалист работает не совсем честно. В итоге сотрудника уволили. В сервисе всё прозрачно, не нужно тратить кучу времени на ручное внесение каждой операции, а риск обмана значительно снижается. Так директор сэкономил деньги, нервы и время. 

А как сейчас?

На некоторое время я уходил из Adesk, чтобы попробовать другой сервис. Там, куда я уходил, были непонятные моменты с инструментами, объяснять которые никто не спешил. Я ничего не понимал, менеджеры не отвечали, и я вернулся в Adesk. 

Сейчас Станислав ведет в Adesk учет по одному из направлений бизнеса — маркетплейсы. Внутри настроил разделение по проектам: контрактное производство отдельно, оптово-розничные проекты отдельно, поступления отдельно. 

Вот какие инструменты сервиса используются в компании чаще всего:

  • Отчет ДДС — помогает отслеживать денежный поток и остатки денег на счетах.
  • ОПиУ — чтобы смотреть, как развивается компания по прибыли относительно прошлых периодов. 
  • Телеграм-бот – чтобы сразу фиксировать текущие траты и не терять операции. 
  • Интеграция с банком — чтобы все безналичные операции автоматически попадали в сервис. 

В скором времени руководитель компании планирует подключить к работе Бюджетирование и Платежный календарь, чтобы прогнозировать расходы и оставаться в рамках по затратам на разные статьи. 

Единственное, что я бы добавил — доступ к отчетам. Мы развиваемся через инвестиции и иногда нужно показывать отчетность инвесторам. Круто, если будет возможность показывать отчеты в режиме просмотра, без доступа к остальным разделам сервиса. 

Опыт Станислава показывает, что работать с сервисом — намного проще и безопаснее, особенно когда доступ к отчетности имеют разные люди. Если вы еще в таблицах — попробуйте Adesk. У вас будет 14 дней, чтобы протестировать сервис, оценить его возможности и принять окончательное решение.