Шаг 1. Обсудите ситуацию с сотрудниками

Если руководитель полностью погружен в процессы компании, его переход на удаленку – стресс для сотрудников. Они привыкли, что к директору можно обратиться по рабочим вопросам, обсудить идею или попросить отгул, а теперь этот процесс усложняется. 

Чтобы избежать негатива и недопониманий, первым делом поговорите с сотрудниками:

  • Спросите, какие эмоции они испытывают, есть ли опасения, связанные с предстоящими переменами. 
  • Расскажите о планах компании и что будет сделано в ближайшее время. Это даст сотрудникам уверенность, что ситуация под контролем.
  • Объясните, как будет выглядеть работа: как будут проходить совещания, куда бежать в экстренных ситуациях, как и где подписывать документы и так далее. 

Может показаться, что это слишком – какая сотрудникам разница, где живет владелец компании или какие у него планы. Но не забывайте, что подчиненные — это и есть ваш бизнес, и именно они приносят компании прибыль. 

Пошаговое руководство: как подготовить бизнес и управлять им удаленно

Шаг 2. Наладьте бизнес-процессы

Бизнес-процессы, то есть выстроенные связи по достижению целей, важная часть грамотного управления и не важно, удаленно директор работает или сидит в кабинете по соседству. Это помогает машине бизнеса функционировать бесперебойно и дает представление каждому сотруднику что и как он должен делать. 

Если до этого дня в вашей компании не были описаны бизнес-процессы, переход на удаленное управление бизнесом — самое время это исправить:

  • Разделите деятельность компании по направлениям: продажи, маркетинг, производство. По каждой выделенной сфере пропишите задачи и пути их выполнения. 
  • Распределите задачи между сотрудниками. У каждой из них должен быть исполнитель. Недопустимы ситуации, когда задачи зависают в воздухе и их выполняет, кто придется или не выполняет вообще никто. 
  • Разработайте KPI – показатели, отражающие эффективность работы сотрудников. Это поможет вам оценивать результат работы специалистов даже на расстоянии, а персоналу — четко понимать, что и в каком объеме нужно делать. 
  • Обновите должностные инструкции. Ну или разработайте, если до этого их не существовало. У каждой должности должен быть прозрачный и четкий список обязанностей.

Шаг 3. Получите ЭЦП

ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая позволяет удаленно подписывать счета-фактуры, трудовые договоры, контракты с поставщиками и другие важные документы. Получить ЭЦП нужно до отъезда – часть процедуры оформления можно пройти онлайн, но забирать электронную подпись все равно придется лично.

Предпринимателям, которые хотят управлять бизнесом удаленно, потребуется квалифицированная цифровая подпись, КЦП. Она позволяет:

  • Сдавать отчетность в налоговую. 
  • Участвовать в электронных торгах и госзакупках. 
  • Отправлять документы в государственные органы. 
  • Обмениваться документами с партнерами, поставщиками, клиентами.
  • Утверждать внутренние бумаги компании. 

Пошаговая инструкция, как ИП получить КЦП:

  • Купите USB-токен. Токен – это небольшая флешка, на которую запишут уникальный цифровой код. Купить токен можно в удостоверяющим центре либо в интернет-магазине. При покупке самостоятельно, убедитесь, что на него есть сертификат — его могут запросить в налоговой при получении КЦП. 
Пошаговое руководство: как подготовить бизнес и управлять им удаленно
Токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК. На фото – сертификат ФСБ для Рутокена ЭЦП 2.0. Источник: rutoken.ru
  • Подайте заявление в налоговую. Это можно сделать лично, предварительно записавшись в одно из отделений, или онлайн — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. В первом случае с собой нужно прихватить документы – СНИЛС, ИНН и паспорт, а также купленный токен с сертификатом. 
  • Если заявление вы подавали онлайн, запишитесь на прием в налоговую и не забудьте взять на прием паспорт. Будьте внимательны: выдачей ЭЦП занимаются не все налоговые – обычно одна на весь район или город. Если же вы идете в налоговую сразу и подаете бумажное заявление, второй визит не потребуется — сотрудники ФНС сразу обработают заявку и запишут сертификат на токен. 

Получить ЭЦП можно через доверенных лиц ФНС: ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» или Банк ВТБ. Но в этом случае придется платить за использование программного обеспечения. 

Пошаговое руководство: как подготовить бизнес и управлять им удаленно

После получения цифровой подписи необходимо установить на компьютер программу – КриптоПро CSP или ViPNet PKI Client. До апреля 2022 года нужно было покупать лицензию на использование ПО, сейчас – не нужно, если вы получаете ЭЦП через ФНС

Шаг 4. Наймите грамотных управленцев

Если в компании вы и владелец, и бухгалтер, и директор, пришло время делегировать часть полномочий. Найдите опытных управленцев, которые смогут вас замещать — делать все удаленно, да еще и из другой страны, будет непросто. 

Если компания небольшая, рассмотрите аутсорсинг. Это позволить передать часть процессов на попечение сторонней организации или специалиста и сократить затраты на содержание сотрудника. 

Шаг 5. Пересмотрите штат

Этот шаг, пожалуй, самый неприятный, но необходимый. До того, как вы перейдете на удаленное управление бизнесом, проанализируйте сотрудников:

  • Все из них разделяют миссию и ценности компании?
  • Можете ли вы быть уверены, что без вашего физического присутствия сотрудник будет работать, а не раскладывать пасьянс?
  • Работник достаточно дисциплинирован? Соблюдает штатное расписание и другие установленные в компании правила? 

Если хотя бы один из вопросов заставил вас задуматься — с сотрудником лучше расстаться до отъезда, чтобы впоследствии он не расшатывал дисциплину в коллективе, не срывал сделки и не портил репутацию компании. 

Шаг 6. Оформите доверенность

Доверенность — это документ, который позволяет другому человеку представлять ваши интересы. Если вы оформили ЭЦП, то неприятностей быть не должно – вы сами сможете решать все вопросы удаленно. Но на всякий случай лучше иметь человека, который подстрахует. Это может быть родственник, друг, кто-то из подчиненных. 

Доверенность может быть разовой, генеральной или специальной. Разовая в нашем случае не подходит, так как предоставляется на выполнение какой-то конкретной задачи. 

Генеральная – дает представителю право совершать любые действия от лица ИП: оформлять кредиты, предоставлять интересы в суде, заключать договоры с контрагентами. Список полномочий, которыми доверенность наделяет доверенное лицо, прописывается в тексте документа. Такую доверенность нужно заверять нотариально. 

Специальная доверенность – это предоставление права на систематическое совершение каких-то конкретных действий: заключение договоров и соглашений, получение корреспонденции, ведение переговоров. Заверять такую доверенность чаще всего не нужно. 

Скачать шаблоны доверенностей можно по ссылке. 

Шаг 7. Внедрите системы контроля за бизнесом

Пошаговое руководство: как подготовить бизнес и управлять им удаленно

Чтобы из любой точки мира видеть, как себя чувствует ваш бизнес, что происходит с финансами и чем занимаются сотрудники, внедрите онлайн-сервисы с возможностью совместного доступа.

  • Для решения кадровых вопросов и контроля сотрудников используйте HRM-системы. Такие сервисы позволяют автоматизировать и отслеживать размещение вакансий, адаптацию новичков, обучение действующих сотрудников, KPI, достижение целей. 
  • Для контроля продаж и оценки работы с клиентами подойдет CRM-система. В таких сервисах можно выстраивать воронки продаж, фиксировать все данные о контрагентах, прослушивать звонки и оценивать качество работы отдела продаж. 
  • Для постановки задач и мозговых штурмов. Тут на выручку придут таск-менеджеры, канбан-доски, планировщики. Они помогут объединить в одном месте все задачи, ставить цели, предлагать и обсуждать идеи. 
  • Для контроля финансового состояния компании. Позаботьтесь о том, чтобы все доходные и расходные операции проводились в одном месте. Это может быть и таблица с общим доступом, но удобнее использовать специализированные сервисы – их можно интегрировать с банком и применять для быстрого построения отчетов. Будет полезна и функция согласования платежей – такая есть в Adesk. Она позволяет участвовать в утверждении счетов хоть с северного полюса и видеть, куда сотрудники тратят деньги.
  • Для коммуникации и оперативной связи. Выберите мессенджер, который будет работать и у вас за границей, и у ваших сотрудников в России. И не забудьте про сервис для видеозвонков, чтобы проводить совещания, планерки и обсуждать важные вопросы лицом к лицу.

Лучшие сервисы для удаленного управления бизнесом мы собрали отдельно — с названиями и подробным описанием функций. Почитать можно по ссылке.

Шаг 8. Подготовьтесь психологически

Оставить бизнес и уехать в другой город или страну тяжело, особенно если вы всегда были включены в рабочие процессы, а в случае форс-мажора мчались на всех порах в офис и решали проблемы лично. Важно свыкнуться с мыслью, что вы остаетесь владельцем и руководителем, но теперь будете не так основательно вовлечены в работу команды. 

И обязательно проработайте негативные мысли, которые закрадываются в голову – так уезжать будет намного спокойнее: 

  • «Сотрудники не смогут сделать все так хорошо, как сделал бы я» — смогут, если вы собрали мотивированную команду, четко обозначили цели компании и грамотно прописали бизнес-процессы. 
  • «Если я не буду следить за работой, сотрудники расслабятся» — возможно, но это не всегда плохо. Если процессы выстроены верно, и каждый работник понимает роль, то физическое отсутствие босса в офисе никак не повлияет на эффективность работы. 
  • «Теперь я не смогу контролировать бизнес» — сможете, но будете делать это в другой форме. Контроль – это необязательно про присутствие в офисе и тотальное погружение в каждую задачу. 

Просто посмотрите на свою команду: это настоящие специалисты, профессионалы своего дела и они точно знают, что делать. А переезд — это не про потерю контроля, а про новую форму управления. И, возможно, более эффективную для компании и комфортную для вас.