Шаг 1. Обсудите ситуацию с сотрудниками

Если руководитель полностью погружен в процессы компании, его переход на удаленку – стресс для сотрудников. Они привыкли, что к директору можно обратиться по рабочим вопросам, обсудить идею или попросить отгул, а теперь этот процесс усложняется. 

Чтобы избежать негатива и недопониманий, первым делом поговорите с сотрудниками:

  • Спросите, какие эмоции они испытывают, есть ли опасения, связанные с предстоящими переменами. 
  • Расскажите о планах компании и что будет сделано в ближайшее время. Это даст сотрудникам уверенность, что ситуация под контролем.
  • Объясните, как будет выглядеть работа: как будут проходить совещания, куда бежать в экстренных ситуациях, как и где подписывать документы и так далее. 

Может показаться, что это слишком – какая сотрудникам разница, где живет владелец компании или какие у него планы. Но не забывайте, что подчиненные — это и есть ваш бизнес, и именно они приносят компании прибыль. 

Шаг 2. Наладьте бизнес-процессы

Бизнес-процессы, то есть выстроенные связи по достижению целей, важная часть грамотного управления и не важно, удаленно директор работает или сидит в кабинете по соседству. Это помогает машине бизнеса функционировать бесперебойно и дает представление каждому сотруднику что и как он должен делать. 

Если до этого дня в вашей компании не были описаны бизнес-процессы, переход на удаленное управление бизнесом — самое время это исправить:

  • Разделите деятельность компании по направлениям: продажи, маркетинг, производство. По каждой выделенной сфере пропишите задачи и пути их выполнения. 
  • Распределите задачи между сотрудниками. У каждой из них должен быть исполнитель. Недопустимы ситуации, когда задачи зависают в воздухе и их выполняет, кто придется или не выполняет вообще никто. 
  • Разработайте KPI – показатели, отражающие эффективность работы сотрудников. Это поможет вам оценивать результат работы специалистов даже на расстоянии, а персоналу — четко понимать, что и в каком объеме нужно делать. 
  • Обновите должностные инструкции. Ну или разработайте, если до этого их не существовало. У каждой должности должен быть прозрачный и четкий список обязанностей.

Шаг 3. Получите ЭЦП

ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая позволяет удаленно подписывать счета-фактуры, трудовые договоры, контракты с поставщиками и другие важные документы. Получить ЭЦП нужно до отъезда – часть процедуры оформления можно пройти онлайн, но забирать электронную подпись все равно придется лично.

Предпринимателям, которые хотят управлять бизнесом удаленно, потребуется квалифицированная цифровая подпись, КЦП. Она позволяет:

  • Сдавать отчетность в налоговую. 
  • Участвовать в электронных торгах и госзакупках. 
  • Отправлять документы в государственные органы. 
  • Обмениваться документами с партнерами, поставщиками, клиентами.
  • Утверждать внутренние бумаги компании. 

Пошаговая инструкция, как ИП получить КЦП:

  • Купите USB-токен. Токен – это небольшая флешка, на которую запишут уникальный цифровой код. Купить токен можно в удостоверяющим центре либо в интернет-магазине. При покупке самостоятельно, убедитесь, что на него есть сертификат — его могут запросить в налоговой при получении КЦП. 
Токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК. На фото – сертификат ФСБ для Рутокена ЭЦП 2.0. Источник: rutoken.ru
  • Подайте заявление в налоговую. Это можно сделать лично, предварительно записавшись в одно из отделений, или онлайн — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. В первом случае с собой нужно прихватить документы – СНИЛС, ИНН и паспорт, а также купленный токен с сертификатом. 
  • Если заявление вы подавали онлайн, запишитесь на прием в налоговую и не забудьте взять на прием паспорт. Будьте внимательны: выдачей ЭЦП занимаются не все налоговые – обычно одна на весь район или город. Если же вы идете в налоговую сразу и подаете бумажное заявление, второй визит не потребуется — сотрудники ФНС сразу обработают заявку и запишут сертификат на токен. 

Получить ЭЦП можно через доверенных лиц ФНС: ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» или Банк ВТБ. Но в этом случае придется платить за использование программного обеспечения. 

После получения цифровой подписи необходимо установить на компьютер программу – КриптоПро CSP или ViPNet PKI Client. До апреля 2022 года нужно было покупать лицензию на использование ПО, сейчас – не нужно, если вы получаете ЭЦП через ФНС. 

Шаг 4. Наймите грамотных управленцев

Если в компании вы и владелец, и бухгалтер, и директор, пришло время делегировать часть полномочий. Найдите опытных управленцев, которые смогут вас замещать — делать все удаленно, да еще и из другой страны, будет непросто. 

Если компания небольшая, рассмотрите аутсорсинг. Это позволить передать часть процессов на попечение сторонней организации или специалиста и сократить затраты на содержание сотрудника. 

Шаг 5. Пересмотрите штат

Этот шаг, пожалуй, самый неприятный, но необходимый. До того, как вы перейдете на удаленное управление бизнесом, проанализируйте сотрудников:

  • Все из них разделяют миссию и ценности компании?
  • Можете ли вы быть уверены, что без вашего физического присутствия сотрудник будет работать, а не раскладывать пасьянс?
  • Работник достаточно дисциплинирован? Соблюдает штатное расписание и другие установленные в компании правила? 

Если хотя бы один из вопросов заставил вас задуматься — с сотрудником лучше расстаться до отъезда, чтобы впоследствии он не расшатывал дисциплину в коллективе, не срывал сделки и не портил репутацию компании. 

Шаг 6. Оформите доверенность

Доверенность — это документ, который позволяет другому человеку представлять ваши интересы. Если вы оформили ЭЦП, то неприятностей быть не должно – вы сами сможете решать все вопросы удаленно. Но на всякий случай лучше иметь человека, который подстрахует. Это может быть родственник, друг, кто-то из подчиненных. 

Доверенность может быть разовой, генеральной или специальной. Разовая в нашем случае не подходит, так как предоставляется на выполнение какой-то конкретной задачи. 

Генеральная – дает представителю право совершать любые действия от лица ИП: оформлять кредиты, предоставлять интересы в суде, заключать договоры с контрагентами. Список полномочий, которыми доверенность наделяет доверенное лицо, прописывается в тексте документа. Такую доверенность нужно заверять нотариально. 

Специальная доверенность – это предоставление права на систематическое совершение каких-то конкретных действий: заключение договоров и соглашений, получение корреспонденции, ведение переговоров. Заверять такую доверенность чаще всего не нужно. 

Скачать шаблоны доверенностей можно по ссылке. 

Шаг 7. Внедрите системы контроля за бизнесом

Чтобы из любой точки мира видеть, как себя чувствует ваш бизнес, что происходит с финансами и чем занимаются сотрудники, внедрите онлайн-сервисы с возможностью совместного доступа.

  • Для решения кадровых вопросов и контроля сотрудников используйте HRM-системы. Такие сервисы позволяют автоматизировать и отслеживать размещение вакансий, адаптацию новичков, обучение действующих сотрудников, KPI, достижение целей. 
  • Для контроля продаж и оценки работы с клиентами подойдет CRM-система. В таких сервисах можно выстраивать воронки продаж, фиксировать все данные о контрагентах, прослушивать звонки и оценивать качество работы отдела продаж. 
  • Для постановки задач и мозговых штурмов. Тут на выручку придут таск-менеджеры, канбан-доски, планировщики. Они помогут объединить в одном месте все задачи, ставить цели, предлагать и обсуждать идеи. 
  • Для контроля финансового состояния компании. Позаботьтесь о том, чтобы все доходные и расходные операции проводились в одном месте. Это может быть и таблица с общим доступом, но удобнее использовать специализированные сервисы – их можно интегрировать с банком и применять для быстрого построения отчетов. Будет полезна и функция согласования платежей – такая есть в Adesk. Она позволяет участвовать в утверждении счетов хоть с северного полюса и видеть, куда сотрудники тратят деньги.
  • Для коммуникации и оперативной связи. Выберите мессенджер, который будет работать и у вас за границей, и у ваших сотрудников в России. И не забудьте про сервис для видеозвонков, чтобы проводить совещания, планерки и обсуждать важные вопросы лицом к лицу.

Читайте также:Топ-7 сервисов для удаленного управления бизнесом

Шаг 8. Подготовьтесь психологически

Оставить бизнес и уехать в другой город или страну тяжело, особенно если вы всегда были включены в рабочие процессы, а в случае форс-мажора мчались на всех порах в офис и решали проблемы лично. Важно свыкнуться с мыслью, что вы остаетесь владельцем и руководителем, но теперь будете не так основательно вовлечены в работу команды. 

И обязательно проработайте негативные мысли, которые закрадываются в голову – так уезжать будет намного спокойнее: 

  • «Сотрудники не смогут сделать все так хорошо, как сделал бы я» — смогут, если вы собрали мотивированную команду, четко обозначили цели компании и грамотно прописали бизнес-процессы. 
  • «Если я не буду следить за работой, сотрудники расслабятся» — возможно, но это не всегда плохо. Если процессы выстроены верно, и каждый работник понимает роль, то физическое отсутствие босса в офисе никак не повлияет на эффективность работы. 
  • «Теперь я не смогу контролировать бизнес» — сможете, но будете делать это в другой форме. Контроль – это необязательно про присутствие в офисе и тотальное погружение в каждую задачу. 

Просто посмотрите на свою команду: это настоящие специалисты, профессионалы своего дела и они точно знают, что делать. А переезд — это не про потерю контроля, а про новую форму управления. И, возможно, более эффективную для компании и комфортную для вас.