Зачем IT-компании вести финучет

На первый взгляд, финансовый учет в IT кажется достаточно прозрачным: здесь нет затрат на товар, логистику, сырье или производственное оборудование, а основную часть расходов составляет ФОТ.

Но специфика IT-бизнеса создает другие сложности: сотрудники могут одновременно работать над несколькими проектами или направлениями, а большой поток операций может мешать собственнику понимать, какие проекты приносят прибыль, а какие — убытки. При этом себестоимость проекта зависит не только от прямых расходов, но и от времени команды: чем больше часов сотрудники на него тратят, тем она выше.

Поэтому рано или поздно у предпринимателя возникает потребность в системном управленческом учете: он помогает перевести разрозненные операции в понятную картину бизнеса и ответить на ключевые вопросы.

Читайте также: Финансовый учет в IT-компаниях, зачем он нужен и как его вести

Какие вопросы закрывает учет в IT-компании

Финансовый учет помогает ответить не на один вопрос, а сразу на несколько: сколько денег у бизнеса, какие проекты приносят прибыль, хватит ли средств на обязательные платежи и можно ли позволить себе новые расходы. Для каждого из этих вопросов нужен свой инструмент управленческого учета.

Вопрос собственникаИнструментЧто показывает
На что уходят деньги?Отчет о движении денежных средств, ДДСКуда и сколько потратил бизнес, а откуда и в каком количестве деньги поступали.

Данные собираются по статьям — категориям расходов и доходов, что помогает вовремя заметить аномальный рост, нетипичное падение или другие колебания.
Сколько мы заработали?Отчет о прибылях и убытках, ОПиУКак формируется прибыль компании и сколько можно выводить в качестве дивидендов, чтобы не навредить устойчивости бизнеса. 
Какие проекты приносят деньги, а какие — нет?Отчет по проектамКакие проекты, клиенты или направления приносят прибыль, а какие имеют наименьшую эффективность. 
Хватит ли денег на обязательные расходы?Отчет о задолженностях и платежный календарьКто и сколько должен вам, и какие обязательства перед контрагентами есть у вас.

Платежный календарь поможет планировать предстоящие траты и поступления, и избегать кассовых разрывов — ситуаций, когда у компании нет средств на покрытие текущих обязательств.
Можем ли мы себе позволить…
(подставьте нужное)		БюджетированиеБюджет поможет спланировать траты и поступления на период и оценить, насколько допустим тот или иной крупный расход.

3 варианта, где IT-компании вести финансовый учет

Вести финансовый учет можно по-разному: в таблицах, 1С или специализированном сервисе. У каждого варианта свои возможности и ограничения, поэтому выбор зависит от масштаба бизнеса, количества операций, сотрудников и задач собственника. Разберем три основных подхода и расскажем, кому подойдет каждый из них.

Excel и Google-таблицы

Таблицы — один из самых доступных способов начать вести управленческий учет. Excel и Google-таблицы знакомы большинству предпринимателей и сотрудников, не требуют сложного внедрения и позволяют самостоятельно настроить учет под задачи компании.

Преимущества:

  • Гибкость: можно самостоятельно создавать структуру, формулы и любые отчеты под задачи бизнеса. В Google-таблицах также можно настроить права доступа и работать над документом одновременно с коллегами.
  • Доступность:Excel и Google-таблицы позволяют начать учет без затрат на специализированный сервис и вести его самостоятельно или передать сотруднику.
  • Быстрый старт: не нужно долго внедрять систему — достаточно выбрать готовый шаблон или создать таблицу с нуля. 
Мы разработали бесплатный набор управленческих инструментов, куда входят шаблоны ДДС, ОПиУ, финансовой модели, платежного календаря и отчета о задолженностях.

Скачать бесплатный набор шаблонов для IT-компании

Ограничения:

  • Много ручной работы: операции приходится самостоятельно переносить из банковских выписок и распределять по статьям, что отнимает время.
  • Сложнее масштабировать: при появлении новых юрлиц, проектов и направлений количество таблиц растет, а существующие файлы приходится переделывать.
  • Ограниченные возможности визуализации: для создания сложных графиков и дашбордов могут понадобиться дополнительные навыки или помощь специалиста.

Таблицы подойдут IT-компаниям с небольшим количеством операций, когда собственнику важно контролировать поступления, расходы и остатки на счетах без сложной системы учета. По мере роста бизнеса и увеличения объема операций ручного учета может стать недостаточно.

1С

1С — одно из самых известных решений для автоматизации учета, особенно, когда речь идет о крупном бизнесе. Система предлагает разные конфигурации под задачи компании. Например, для IT-бизнеса подойдет «1С: Управление нашей фирмой».

Преимущества:

  • Автоматизация: 1С позволяет автоматизировать разнесение операций, интегрироваться с банками и другими системами и вести детализированный учет в разных разрезах.
  • Кастомизация: можно выбрать готовую конфигурацию или доработать систему под индивидуальные задачи бизнеса с помощью дополнительных модулей.

Ограничения: 

  • Сложный интерфейс: система ориентирована прежде всего на бухгалтеров и экономистов, поэтому собственнику без специальной подготовки может быть сложно разобраться в отчетах и настройках.
  • Необходимость доработки: стандартных возможностей может быть недостаточно для управленческого учета, поэтому часто требуется специалист для настройки нужной аналитики. Его можно нанять в штат или привлечь на аутсорсе, что увеличивает стоимость внедрения и сопровождения.

1С подойдет IT-компаниям с большим оборотом, сложной системой учета и нестандартными процессами, которым нужна масштабируемая система с возможностью глубокой настройки.

Специализированный сервис управленческого учета

Если таблиц уже недостаточно, а внедрять сложную систему вроде 1С пока не хочется, оптимальным решением может стать специализированный облачный сервис управленческого учета. Это золотая середина: он дает больше возможностей и автоматизации, чем таблицы, но при этом не требует долгого внедрения, программистов и сложных настроек.

Такие сервисы созданы специально для предпринимателей и руководителей, поэтому в них можно самостоятельно настроить учет и сразу видеть ключевые показатели бизнеса.

Преимущества:

  • Автоматизация вместо ручной работы: за счет интеграции с банками операции сами загружаются в сервис, а дальше — автоматически распределяются по статьям и проектам. В итоге данные обновляются регулярно и вы видите актуальную финансовую картину.
  • Все ключевые инструменты уже готовы: ДДС, ОПиУ, Баланс, платежный календарь — ничего не нужно собирать с нуля. Все инструменты уже преднастроены разработчиками сервиса. 
  • Прозрачная аналитика для собственника: можно видеть, сколько денег действительно приносит бизнес, на что они расходуются, какие направления и проекты наиболее прибыльны и хватает ли средств на будущие платежи.
  • Быстрый запуск: не нужно разрабатывать систему под себя или привлекать программиста для каждой настройки. Облачный сервис можно начать использовать значительно быстрее, чем полноценную учетную систему или таблицы.
  • Меньше рутины — больше контроля: автоматизация регулярных операций освобождает время сотрудников и собственника, которое раньше уходило на ведение и проверку таблиц.

Ограничения: 

  • Меньше возможностей кастомизации: специализированный облачный сервис рассчитан на типовые задачи управленческого учета, поэтому настроить его под сложные и нестандартные процессы компании можно не так глубоко, как 1С.
  • Платная подписка: за использование сервиса необходимо регулярно платить. При этом не требуется отдельно вкладываться во внедрение, разработку и техническую поддержку собственной системы, поэтому на длинной дистанции работа в таком сервисе выходит дешевле, чем внедрение и обслуживание сложной учетной системы. 

Облачный сервис финансового учета подойдет бизнесу, в котором уже много операций, несколько счетов, сотрудники, проекты и регулярные платежи, а собственнику важно видеть полную финансовую картину.

Какой вариант выбрать

  • Таблицы подойдут бизнесу с относительно небольшим количеством операций, когда главная задача — самостоятельно контролировать движение денег.
  • 1С стоит выбирать крупным компаниям со сложными внутренними процессами, большим количеством пользователей и потребностью в глубокой кастомизации системы.
  • Облачный сервис — оптимальный вариант для растущего бизнеса, который уже перерос таблицы, но не хочет тратить время и ресурсы на сложное внедрение. Он позволяет автоматизировать учет, получать готовую финансовую аналитику и при этом быстро начать работу.

Читайте также: Adesk vs Google Sheets: сравниваем возможности и приводим примеры

Как IT-компании вести учет в Adesk

Для IT-компании важно не просто видеть остаток денег на счетах, а понимать финансовый результат по каждому проекту, контролировать расходы, планировать будущие платежи и оценивать рентабельность бизнеса. При этом чем больше проектов и операций, тем сложнее поддерживать такой учет вручную.

Adesk — специализированный сервис управленческого учета, который собирает финансовые данные в одном месте и помогает автоматизировать их обработку.

ДДС: контролировать движение денег

ОДДС, отчет о движении денежных средств — показывает, откуда пришли деньги и на что они были потрачены. В отличие от обычной банковской выписки, операции в отчете распределяются по статьям — группам однородных доходов и расходов.

Это позволяет увидеть не только остаток на счетах, но и структуру денежных потоков: сколько компания получила от клиентов, сколько потратила на зарплаты, подрядчиков, сервисы и другие расходы.

ОПиУ: понимать реальную прибыль

ОПиУ, отчет о прибылях и убытках — помогает оценить финансовый результат компании за период — выручку, расходы и прибыль.

Для IT-бизнеса этот отчет особенно важен, потому что момент оплаты и момент оказания услуги могут не совпадать. Например, клиент может оплатить проект уже после того, как компания выполнила большую часть работ.

ОПиУ учитывает доходы и расходы в том периоде, в котором была оказана услуга — это помогает объективнее оценивать эффективность бизнеса.

Данные ОПиУ также представлены в виде наглядных графиков, которые позволяют в динамике увидеть изменение рентабельности бизнеса и соотношения выручки и чистой прибыли

Бюджетирование: планировать расходы

IT-компании часто растут за счет увеличения количества проектов и сотрудников. Вместе с ростом выручки увеличиваются и расходы — в первую очередь фонд оплаты труда, затраты на подрядчиков и сервисы.

Бюджетирование помогает заранее планировать доходы и расходы и контролировать их выполнение. В Adesk можно составлять бюджеты как для бизнеса в целом, так и отдельно по проектам и направлениям.

Это позволяет заранее оценить финансовые последствия новых расходов и не допустить ситуации, когда фактические затраты существенно превышают план.

Платежный календарь: не допускать кассовых разрывов

Даже прибыльный IT-бизнес может столкнуться с нехваткой денег на счете, если платежи от клиентов приходят позже обязательных выплат. Платежный календарь помогает заранее увидеть, хватит ли денег на предстоящие платежи.

Adesk рассчитывает остаток денежных средств на конец каждого дня и подсвечивает периоды, в которых может возникнуть кассовый разрыв.

Сервис посчитает остаток средств на конец дня и подсветит кассовый разрыв

Задолженности: контролировать расчеты с клиентами и подрядчиками

Платежный календарь показывает, когда ожидаются поступления и выплаты, а отчет по задолженностям помогает понять, кто именно должен компании и кому должна она.

В IT-бизнесе задержка оплаты по одному крупному проекту может существенно повлиять на денежный поток, поэтому важно своевременно контролировать дебиторскую задолженность и не допускать просрочек.

Проектный учет: понимать прибыльность проектов

В IT-компании проекты могут длиться несколько месяцев, включать разный набор сотрудников и подрядчиков и требовать значительных ресурсов. В такой ситуации собственнику важно оценивать не только общую прибыль компании, но и сколько приносит каждый отдельный проект.

Проектный учет помогает сравнивать доходы и расходы по проектам и оценивать их рентабельность. Так можно определить, какие проекты действительно приносят компании прибыль, а какие отнимают слишком много ресурсов и не приносят соразмерный доход.

Читайте также: Закрыли нерентабельный отдел, на котором потеряли 1,5 миллиона рублей

Интеграции и автоматизация: меньше ручной работы

Чем больше проектов и финансовых операций у компании, тем больше времени занимает их обработка. Чтобы вам не приходилось собирать данные вручную из разных систем, Adesk интегрируется с банками и другими сервисами, сам разносит операции по статьям и проектам и формирует отчеты.

Дополнительно можно использовать ИИ-агента Adesk AI: он анализирует финансовые отчеты, помогает находить закономерности и моделирует сценарии, чтобы оценить, как различные решения могут повлиять на финансовые показатели компании.

Adesk AI смоделирует сценарии и спрогнозирует влияние решений на ключевые финансовые показатели

Adesk помогает IT-компании объединить движение денег, прибыль, бюджеты, задолженности и результаты проектов в одной системе. Вместо ручной обработки операций собственник получает актуальную финансовую картину и может быстрее принимать решения о расходах, проектах и дальнейшем развитии бизнеса.

Читайте также: Как перенести данные в Adesk из другого сервиса учета и не наделать ошибок

FAQ

Где лучше вести финансовый учет IT-компании?

Выбор инструмента зависит прежде всего от масштаба бизнеса и количества финансовых операций.

Если операций немного и учет ведет один человек, можно начать с таблиц. Они гибко настраиваются, не требуют внедрения и позволяют использовать готовые шаблоны.

Когда количество операций растет, появляются новые проекты, сотрудники, счета и регулярные платежи, ручной учет становится трудозатратным. В этом случае удобнее использовать специализированный облачный сервис, например Adesk: он автоматизирует обработку операций и собирает основные управленческие отчеты.

Для крупных компаний со сложными бизнес-процессами, большим количеством пользователей и потребностью в глубокой кастомизации может подойти 1С.

Какие финансовые отчеты нужны IT-компании?

Минимальный набор управленческой отчетности включает ДДС и ОПиУ.

ДДС показывает, откуда приходят деньги и на что компания их тратит, а ОПиУ помогает понять выручку, расходы и прибыль бизнеса. Вместе они дают собственнику представление о текущем финансовом состоянии компании и помогают оценить, сколько средств можно направить на развитие или вывести из бизнеса.

Для планирования также пригодятся платежный календарь, бюджетирование и отчет по задолженностям. Они помогают контролировать будущие поступления и расходы и заранее находить потенциальные кассовые разрывы.

При этом необязательно внедрять все инструменты сразу. Начать можно с ДДС и платежного календаря — этого уже достаточно, чтобы контролировать текущие денежные потоки. По мере погружения в финансовый учет, можно подключать другие инструменты.

Нужно ли вести управленческий учет, если в компании уже есть бухгалтер и у него — свой учет?

Да. Бухгалтерский и управленческий учет решают разные задачи.

Бухгалтерский учет необходим для соблюдения требований законодательства и подготовки обязательной отчетности. Управленческий учет нужен собственнику, чтобы понимать, как работает бизнес с точки зрения денег и прибыли, и принимать решения на основе актуальных данных.

Например, бухгалтерская отчетность может формироваться по итогам отчетного периода, тогда как собственнику важно видеть текущие остатки, предстоящие платежи, прибыльность проектов и возможный кассовый разрыв уже сегодня.

Поэтому наличие бухгалтера не отменяет управленческий учет — эти два вида учета не заменяют, а дополняют друг друга.