Компания «ТерраМентор» работает по проектной модели — это создает некоторые особенности, которые усложняют финансовый учет и требуют контроля:

  • У каждого проекта своя экономика — они различаются по выручке, расходам, маржинальности. При этом финансовая эффективность проектов разная — какие-то приносят больше денег, какие-то — меньше. 
  • Проект может состоять из десятка самостоятельных договоров с разными условиями, сроками, суммами. Чтобы правильно рассчитать рентабельность, нужно фиксировать все расходы и доходы как по каждому договору отдельно, так и понимать общую сумму трат и поступлений. 
  • Отсрочка платежа и авансы. До начала работы клиент вносит аванс, а полный расчет происходит уже после оказания услуги. В такой ситуации важно следить за обязательствами — и своими, и дебиторскими.

Без системного финансового учета в такой модели сложно понять эффективность проектов, оценить оправданы ли расходы, и удержать в голове, кто, кому и сколько должен.

От Excel к автоматизации финансового учета

За все финансовые процессы в компании отвечает Антон. Раньше он вел таблицу в Excel для расчета экономики каждого проекта, но чем больше становилось заказчиков, тем сложнее было поддерживать актуальность данных.

Подводя итоги года, Антон выгружал банковские выписки и с удивлением обнаруживал, что при обороте в 30–40 млн ₽ на счетах, почему-то, оставалось 100 000 ₽. Чтобы понять, на что были потрачены все остальные деньги, нужно было поднять все таблицы за последние 12 месяцев и очень много считать, и даже после этого можно было остаться с вопросом: «Где деньги?».

Пока не начали считать деньги и следить за тем, куда они уходят, мы могли купить что-то, что изначально не было запланировано. Например, 3D принтер (или даже несколько 😅).
Антон Блинов
генеральный директор ООО «ТерраМентор»

В какой-то момент у собственника компании накопилось критическое количество вопросов, ответы на которые найти было сложно или невозможно — тогда было решено внедрить инструмент, который поможет:

  • автоматизировать работу с операциями;
  • систематизировать финансовые потоки по проектам;
  • упростить аналитику проектов. 

Среди нескольких вариантов выбрали Adesk, потому что уже на тот момент (в 2023 году) в сервисе была интеграция с банками, проектный учет и другие инструменты, которые помогают быстро оценивать эффективность компании.

Как в «ТерраМентор» ведут учет сейчас

Данные в Adesk попадают автоматически за счет интеграции с банками, а потом — распределяются по статьям учета и проектам. Это позволяет видеть весь денежный поток, понимать эффективность проектов, а также следить за обязательствами и даже спустя три года работы в сервисе находить что-то интересное, например, зависшую дебиторку.

Перелистывая проекты, неожиданно для себя нашли 200 000 ₽ — мы выполнили обязательства, но денег с клиента попросить забыли. А потом обнаружили еще 1 300 000 ₽ гарантийного удержания по одному из проектов.
Антон Блинов
генеральный директор ООО «ТерраМентор»

В сервис Антон заходит ежедневно, чтобы посмотреть:

  • Виджеты на рабочем столе — там собраны все основные финансовые показатели, которые помогают провести экспресс-анализ бизнеса.
  • Движение денежных средств — чтобы понять, на что и в каком количестве уходят деньги. 
  • Проекты — чтобы отследить сроки выполнения обязательств, маржинальность и просрочки. После недавнего обновления раздела появилась возможность делить проект на этапы, чтобы отслеживать финансовые обязательства долгосрочных проектов — это очень приблизило Adesk к той модели, по которой работают в «ТерраМентор». 

Помимо анализа текущей финансовой ситуации, появилась возможность планировать — если раньше сумма налогов за период была сюрпризом, то теперь за 2–3 месяца Антон может прикинуть сумму обязательств перед ФНС и начать откладывать средства в банковскую копилку или пойти к дебиторам, которые задержали платеж.

После внедрения сервиса произошло много всего: финансовые процессы стали протекать быстрее, появилась уверенность в завтрашнем дне, на 50–70% выросла сумма, которую мы можем вывести из бизнеса, не переживая, что в следующем периоде не хватит на налоги или другие обязательные платежи. Но Adesk делает нас более дисциплинированными — это, конечно, минус 😁
Антон Блинов
генеральный директор ООО «ТерраМентор»

Внедрение системного финансового учета помогло «ТерраМентор» оптимизировать расходы, повысить прозрачность финансовых потоков и начать работать с просроченной дебиторской задолженностью. Экономика проектов стала прозрачнее, а генеральный директор — чуть спокойнее.