Каждый месяц агентство Марка Четверткова работает более чем с сотней клиентов, которым силами 17 сотрудников компания оказывает услуги по настройке рекламы, разработке, дизайну. И каждый месяц по счетам MarkOnlineStudio проходят сотни транзакций, требующих учета. Сейчас фиксировать и распределять операции помогает Adesk, но так было не всегда. 

Я начинал, как фрилансер и сначала вообще не вел никакой учет — что-то помечал в заметках телефона, и на этом всё. С 2017, когда агентство подросло, мы начали вести учет в таблицах — вносили туда все транзакции с информацией о проекте и каким-то комментарием. Это помогало следить за денежными потоками, но для анализа приходилось выделять несколько часов. Какое-то время меня это устраивало, но постепенно стало просто невозможно. 
Марк Четвертков
основатель MarkOnlineStudio

Проблемы были классические — если вы ведете учет в таблицах, то точно поймете, о чем говорит Марк:

  • Нет системы и правил. Например, в агентстве указывали всю дополнительную информацию в поле с комментариями, но так как текст везде был разным, как-то отсортировать операции было нельзя. И даже если вы разработаете какой-то регламент, человеческий фактор никуда не денется — еще ни одной компании не удавалось вести учет в таблицах без ошибок ( по крайней мере мы не встречали).
  • Сложно применить изменения. Если вы решите поменять подход к учету или просто добавить новые вводные, к ранее внесенным данным применить новые правила не получится — только вручную. 
  • Таблицы не резиновые.Формально, конечно, резиновые, но когда накапливается много данных, подгружаются они медленно и частенько таблица «зависает». 
Когда в таблице накапливалось 50-60 тысяч строк, она начинала зависать, и я создавал новую. У меня до сих пор лежат эти таблицы, что-то вроде архива, но пользоваться им, конечно, не так удобно, особенно когда у меня уже есть опыт взаимодействия со специальным сервисом.

Чтобы как-то улучшить и расширить возможности, я одно время даже думал вести учет в Microsoft Access, но отказался — тогда мне пришлось бы заниматься только этим в ущерб остальным процессам. 
Марк Четвертков

«Я попробовал 5-6 сервисов и выбрал Adesk из-за одной важной фичи…» 

У маркетинговых агентств есть сразу несколько особенностей, которые непросто переложить на таблицы, да и на некоторые специализированные сервисы финучета тоже:

  • Одновременно компания работает с разными клиентами, проектами, направлениями. Если не разделять денежные потоки по ним, легко, во-первых, запутаться, во-вторых, пропустить какого-нибудь убыточного клиента или направление, которое не приносит денег. 
У нас была ситуация, когда мы подвели финансовые итоги одного из направлений и закрыли его, потому что там был жесткий минус. Без разделения денежных потоков такую аномалию легко не заметить и годами держаться за нерентабельные проекты.
Марк Четвертков
  • Платежи могу приходить общей суммой. Для одного клиента агентство может вести сразу несколько проектов или оказывать разные услуги, а оплату получать единым платежом. Чтобы учет был объективным, важно иметь возможность разделить операцию на несколько частей. 
Я тестировал 5–6 сервисов. В Adesk уже тогда была возможность разделить платежи так, как нужно для целей учета, и это одна из причин, почему я остановил выбор на нем. Сначала тестировал эту и другие функции в рамках бесплатного периода, а потом оплатил тариф, и вот уже год мы здесь.

А недавно мы попробовали api и настроили интеграцию с сервисом Kaiten. Подробно об этом наши ребята рассказали тут. 
Марк Четвертков

***

Некоторые руководители переходят на новый софт, когда со старым всё становится совсем плохо. У Марка было не так — из таблиц он ушел не из-за какого-то кризиса — просто это мешало дальнейшему развитию компании. 

Агентство развивалось и дальше вести учет в таблицах просто уже не представлялось возможным. Нет, у нас не произошло никакой драмы. Просто я понял, что ни одна серьезная компания не ведет учет в таблицах и не экономит на полезном софте, а мы — серьезная компания 😎 Теперь у агентства появился порядок в финансах, а у меня — время, чтобы заниматься бизнесом и зарабатывать. 
Марк Четвертков

Не ждите, пока развитие агентства затормозит об отсутствие финансового учета — попробуйте Adesk. Простая регистрация и бесплатный доступ к сервису на 14 дней по ссылке →.