Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Компания «Танцуй, Россия» уже больше 5 лет занимается организацией и проведением хореографических фестивалей в России и странах СНГ. Сейчас в компании работает 32 человека, трое из которых — на аутсорсе. До августа 2022 года учет финансов в компании вели в таблицах.
❓ В финансах компании неразбериха — непонятно, что происходит, откуда берутся цифры.
❓ Есть разные направления деятельности, но оценить эффективность каждого из них проблематично — все выводы примерные и основаны на ощущениях. Спойлер: два направления оказались убыточными, а одно — с низкой рентабельностью.
❓ Непонятная система учета расходов — траты фиксируются хаотично, бессистемно, без разделения по проектам и направлениям.
❓Невозможно планировать расходы и поступления по конкретным проектам и бизнесу в целом. Кажется, что если сегодня заплатить партнеру, завтра не хватит денег на текущие затраты.
Финансовый учет в таблицах: как это было
Учет в таблицах начинают вести, наверное, 9 из 10 компаний и до определенного этапа развития компании информации из них собственнику достаточно. В «Танцуй, Россия» с таблицами сложности возникли сразу — основатель понимал, что деньги поступают в бизнес и остаются в нем, но не мог даже примерно прикинуть, о каких суммах идет речь.
Чтобы структурировать учет и сделать его более понятным, в компании пытались внедрить отчеты ДДС и ОПиУ, но без разделения по проектам и направлениям. В итоге отчеты вроде есть, а понимания, так и не появилось — через пару дней уже невозможно вспомнить, к чему относится конкретный расход или поступление.
Основная проблема, с которой мы столкнулись при работе с таблицами — это отсутствие правильного ценообразования. Себестоимость считали, но не учитывали постоянные расходы, налоги, какие-то крупные покупки. Ну и с читаемостью информации тоже были проблемы — данные вроде есть, но на что обращать внимание, непонятно.
С планированием тоже было сложно. Так как основы для планов не было, компания двигалась по наитию: зарабатываем? значит работаем дальше! Через этот этап проходят многие предприниматели, но далеко не каждому удается его пройти. Если в компании есть убыточные направления, проекты с низкой рентабельностью или запредельные расходы, везти будет только до определенного момента. А потом начинаются кассовые разрывы, постоянные вложения из своего кармана, сокращения штата и другие «радости».
В какой-то момент в «Танцуй, Россия» стало много проектов, банковских счетов, движений наличных и держать информацию в голове стало просто нереально. Отсутствие полной картины и невозможность планирования стали отражаться на взаимоотношениях с партнерами. Финучет страдал, собственник переживал, партнеры были недовольны — так компания и пришла в Adesk.
Переезд в сервис Adesk
Adesk в компании «Танцуй, Россия» внедрили в августе 2022. Внедрение сервиса прошло легко — с возникающими вопросами помогали служба заботы и база знаний — энциклопедия по работе с сервисом.
С какой бы проблемой я ни обратился в поддержку, все решалось без лишних вопросов и навязывания дополнительных услуг. Позже я познакомился со Степаном, основателем Adesk, и мне понравился его подход: чувствуется, что человек топит за качество продукта, а не за оперативный сбыт.
Первое, что сделали после внедрения сервиса — поделили деятельность на направления и проекты.
Направления в компании два: хореографические фестивали и танцевальные лагеря.Фестивали делятся на этапы, которые в Adesk заведены, как проекты: отбор — отдельный проект, полуфинал — отдельный, финал — отдельный. Небольшие конкурсы также заводятся отдельным проектом.
С такой детализацией легко распределять расходы компании, связанные с конкретным направлением или этапом мероприятия. Это может быть проживание участников, питание, аренда зала, гонорар Егору Дружинину (это не шутка) и другим членам жюри, трансфер.
В любой момент финансовый директор или собственник могут посмотреть отчеты и увидеть, сколько компания потратила на отборочный этап или сколько денег приносят хореографические фестивали.
После внедрения сервиса ситуация в компании изменилась кардинально. Мы стали стремительно расти и планировать будущий рост — мы ясно видим, что будет с компанией завтра или через год и заранее готовимся к разным сценариям. Adesk помогает отслеживать фактические результаты и принимать решения, которые влияют на итоги. Главное преимущество — это контроль и уверенность в завтрашнем дне.
Направления, которые тянули бизнес вниз
После внедрения сервиса появилась возможность анализировать эффективность конкретных направлений и проектов. И тут финансового директора и собственника ждало сразу 3 неприятных сюрприза.
1. Потеряли два миллиона на рекламном канале
Один из проектов, которые затеяли в компании, был связан с привлечением клиентов. Больших единоразовых вложений канал не требовал, поэтому казалось, что денег проект отнимает немного.
К тому моменту учет расходов в компании уже наладили и это помогло обнаружить, что за два месяца в гипотезу вложили 2 миллиона рублей, но результатов не было. Подтвердила это и финансовая модель — она показала, что ждать от этого направления фантастических доходов не стоит. Проект закрыли.
Деньги расходовались небольшими кусочками и казалось, что ничего страшного не происходит. И если не вести учет расходов, таких «кусочков» может набежать не один миллион.
2. Забыли учесть постоянные расходы в предварительных расчетах
Дальше появилась идея запустить танцевальные лагеря нового формата. Предварительные расчеты произвели и казалось, что идея обречена на успех. Уже позже выяснилось, что расчеты были оптимистичными только из-за того, что в них не учли постоянные расходы компании.
А теперь представьте, что учет расходов не ведется. По расчетам направление классное, прибыльное. Вы вкладываете в него деньги, ждете, когда выстрелит, и даже не догадываетесь, что каждая проданная путевка приносит в 5 раз меньше денег, чем вы планировали. Так могло быть в «Танцуй, Россия», но это упущение быстро заметили, всё пересчитали и закрыли направление.
3. Рентабельность оказалась ниже % по вкладу
Это направление до сих пор не закрыто, потому что оно условно-рентабельное, но именно грамотный учет расходов и доходов помог узнать реальную эффективность вложений. Оказалось, что рентабельность составляет всего 3,2%, что в 3-4 раза ниже, чем сейчас предлагают банки. Что это значит? Что направление приносит деньги, но быстрого возврата инвестиций ждать не стоит.
Все это говорит о том, насколько важны цифры, причем неважно — речь про инвестиции в другой проект, развитие нового направления или текущую работу компании. Скрупулезно считаем, не ленимся, оцениваем все риски, внедряем Adesk 🙃
Топ-5 инструментов для проектных компаний по мнению финансового директора
Мы спросили у Руслана, какие инструменты являются самыми важными для компаний, которые ведут сразу несколько клиентов, проектов или направлений. И вот что он ответил:
- Возможность проектного учета. В таблицах реализовать такой учет сложно, но возможно. Если возиться с этим не хочется — перенесите учет в специальный сервис, например, Adesk.
- Отчет ДДС. Отчет о движении денежных средств помогает отслеживать денежные потоки, контролировать расходы и вовремя замечать аномалии.
Мы отслеживаем отчет ДДС еженедельно — так проще вовремя увидеть какие-то отклонения и вовремя вмешаться в ситуацию.
- Отчет ОПиУ. Отчет о прибылях и убытках незаменимый инструмент, если вы хотите понимать, как реально сработала компания. Данные тут фиксируются по дате начисления, поэтому результаты показываются более объективные.
ДДС и ОПиУ с собственником мы обсуждаем раз в месяц, а также анализируем результаты по отчету о Прибылях и убытках, когда заканчиваем проект.
- Бюджетирование и план-факт анализ. Помогает планировать траты и поступления и оставаться в рамках доступных бюджетов. Например, внедрив бюджетирование, намного меньше риск потратить на рекламу больше, чем может позволить себе компания.
Мы используем бюджеты — планируем и отслеживаем факт. Делать это лучше не только в конце периода, например, месяца, но и в процессе — так можно заметить какие-то недоработки и исправить их до того, как они повлияют на результат.
- Инструменты автоматизации. Интеграция с банками и правила автоматизации позволяют тратить минимум времени на учет. Операции будут сами загружаться в сервис, распределяться по статьям и проектам. При необходимости можно настроить и другие действия: разбивку на несколько частей, назначение даты начисления или определенного банковского счета и так далее.
Вручную у нас распределяется крайне мало операций, почти везде работает автоматизация — волшебная штука. Порой чувствуешь себя неловко, когда тебе и делать по сути нечего 😅 Периодически делаю «ревизию» статей, чтобы максимально упростить работу и не захламлять список, а когда требуется детализация, увеличиваю их количество.
Сейчас в компании учетом занимается два человека — Руслан, как финансовый директор, и его помощник. С появлением сервиса в финансах воцарился порядок и появилась возможность планировать. В 2024 году, например, компания «Танцуй, Россия» планирует преодолеть отметку в 0,5 миллиарда выручки.
