Зачем все делать официально

Может показаться, что всякие бумажки — это удел бюрократов. Но в действительности устные договоренности хороши только до первых серьезных разногласий. Даже если вы уверены, что четко и доходчиво поставили задачу, совсем не факт, что сотрудники того же мнения.

Например, для вас само собой разумеется, что менеджер должен следить, в каком часовом поясе находится клиент, чтобы не позвонить в 2 часа ночи по местному времени. А менеджера никто об этом не предупреждал, он вообще не в курсе, какова география проекта.

Разногласия сказываются не только на нервах, но и на бизнесе. А если конфликт более серьезный, то недовольный может доставить еще больше проблем — написать жалобу в трудовую или в налоговую инспекцию. Административный штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ — от 5 до 10 тыс.рублей, а штраф налоговой по ст. 122 НК РФ — 40% от неуплаченной суммы налога или сбора.

Кроме того, договор защитит вас:

  • если сотруднику доверены ценности или доступ к закрытой информации;
  • если у вас дорогой и сложный проект с множеством подрядчиков и разных задач;
  • если сотрудник повел себя недобросовестно, и вы намерены доказать причинение ущерба.

Какой договор выбрать

Вы уже решили, что будете заключать договор, но колеблетесь между трудовым и договором гражданско-правового характера (ГПХ)? Очень правильные сомнения. Тут все зависит от характера ваших отношений.

Важно: не пытайтесь прикрыть фактические трудовые отношения договором ГПХ. Помните, что в случае любого спора значение будет иметь не название договора, а его условия.

Общие вопросы по оформлению

На момент найма первого сотрудника у вас должно быть несколько внутренних документов, так называемых ЛНА — локальных нормативных актов:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение о персональных данных;
  • документы по охране труда.

В нашем алгоритме будем считать это этапом 0.

Упрощенка для микропредприятий

Можно обойтись и без ЛНА, если вы относитесь к микропредприятиям: ваша выручка за прошлый год не превышает 120 млн ₽, и вы значитесь в специальном реестре. Проверить себя можно, введя ФИО, ОГРНИП или ИНН.

Вместо ЛНА микропредприятия могут внести всё необходимое в трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ). Таким образом, для них упрощенная схема будет выглядеть так:

  1. Сделать штатное расписание.
  2. Получить у работника необходимые документы.
  3. Подписать трудовой договор и заполнить трудовую книжку.
  4. Направить отчеты в СФР.

Количество сотрудников

Число работников ИП зависит от применяемого налогового режима:

  • на упрощенке (УСН) можно нанять до 130 человек;
  • для автоматизированной упрощенки (АУСН) — лимит 5 человек;
  • для патентной системы (ПСН) — до 15 человек;
  • применяющие единый сельхозналог (ЕСХН) могут взять до 300 человек;
  • для работающих по общей системе (ОСН) ограничений нет.

При этом учитываются не реальные сотрудники, а их среднесписочная численность, которая вычисляется определенным образом.

Что касается микропредприятий, то для них максимум составляет 15 человек.

Этап 1. Составляем штатное расписание

Штатное расписание или ШР — это внутренний документ, в котором определена структура должностей и зарплата. Если на одной должности работает несколько сотрудников, это также должно быть в ШР.

Вы сами составляете документ в свободной форме и утверждаете его. Если свою форму придумывать не хочется, можно заполнить типовую форму Т-3, утвержденную Госкомстатом.

Этап 2. Получаем документы от работника

Есть документы, которые предоставляют все работники, а есть те, которые нужны только в некоторых случаях.

Обязательно предоставляются:

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
  • Карточка СНИЛС или уведомление по форме АДИ-РЕГ в зависимости от времени регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета — до или после 01.04.19.
  • Трудовая книжка или справка СТД-Р/СТД-ПФР, если бумажной трудовой книжки нет.
  • Военный билет для военнообязанных и подлежащих призыву.

Дополнительными документами могут быть:

  • Диплом об образовании или сертификат, подтверждающий квалификацию (как правило, требуется для работы в сфере юриспруденции, медицины, строительства, финансов).
  • Медицинская книжка (например, для работающих в общепите, санатории или парикмахерской).
  • Справка об отсутствии судимости (для педагогической деятельности или частной охраны).
  • Справки о том, что лицо не состоит на учете в ПНД или наркологическом диспансере (например, для работы со взрывчатыми материалами, объектами теплоснабжения или для ухода за детьми).
  • Водительское удостоверение с нужной категорией (для работы, связанной с пассажирскими или грузовыми перевозками).

Также можно попросить у работника заявление о приеме на работу, но это не обязательно.

Этап 3. Оформляем кадровые документы

Поскольку речь идет о найме работника, то есть о кадровом вопросе, то и основные документы, которые мы оформляем, — это кадровые документы.

Трудовой договор

Если у вас есть ЛНА, то с ними нужно ознакомить нового сотрудника под подпись. Дальше — трудовой договор. Его форму можно выбрать самостоятельно, а все, что там должно быть, перечислено в ст. 57 ТК РФ.

Если вы ИП-микропредприятие, то все важное включается в трудовой договор, и тогда он заключается по типовой форме.

Договор подписывается обеими сторонами. Один экземпляр для вас, другой передается работнику (имеет смысл попросить его расписаться в получении договора на вашем экземпляре).

Проще всего сделать договор на бумажном носителе, а при найме удаленного сотрудника подойдет и электронный — его удобно заключать дистанционно с помощью специального сервиса, например, DocuSign или PandoDoc.

Важно: если сотрудник уже приступил к работе, то трудовой договор надо заключить не позднее 3-х дней с момента начала.

Трудовая книжка

Существуют бумажные и электронные трудовые книжки. С бумажной все ясно, и многие более-менее представляют, как она выглядит. Если сотрудник продолжает ее вести, то вы в течение 5 рабочих дней с момента подписания договора заполняете ее (аккуратно, ручкой, без сокращений) и храните у себя вместе с другими кадровыми документами.

Электронная трудовая книжка — это неофициальное название. На самом деле это вовсе не книжка, а внесение в специальную форму сведений о трудовой деятельности в базе СФР. Программу для ведения этого учета можно скачать на сайте СФР или установить самостоятельно.

Важно: если вы для сотрудника первый работодатель, то заводите и ведете только электронную трудовую книжку; если сотрудник имеет бумажную, то ведете обе.

Приказ и личная карточка

Приказ о приеме на работу и личная карточка работника — это необязательные документы, их можно не делать. Но иногда работодателю удобно их оформлять для внутреннего учета.

Эти документы можно составить в свободной форме, а можно воспользоваться утвержденной типовой: Приказ по форме Т-1 и Личная карточка по форме Т-2.

Если вы оформили приказ, то сроки для заполнения трудовых книжек и направления отчета в СФР считаются с момента издания приказа.

Этап 4. Подаем сведения в СФР

После найма сотрудника надо отправить в СФР два отчета:

  • О приеме на работу по форме ЕФС-1.
  • «Сведения о застрахованном лице».

Отчет о приеме сотрудника на работу делается по форме ЕФС-1 (заполняется подраздел 1.1.) не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора.

Срок второго отчета — 3 рабочих дня с момента заключения трудового договора или издания приказа. Как его сделать?

Если работник принес СНИЛС или уведомление из СФР (то есть он уже зарегистрирован в системе страхования), вы просто отправляете эти сведения в СФР. Можно на бумажном носителе в отделение по установленной форме, можно через систему электронного документооборота (СЭДО). Как подключиться к ней, написано на сайте СФР.

Если у нового сотрудника нет регистрации в системе, то у вас два варианта:

  • договориться все оформить после регистрации и предоставления документа.
  • зарегистрировать его самостоятельно. Для этого нужно отправить в СФР анкету по форме АДВ-1, а затем получить подтверждение.

Важно: иногда бывает, что документы о подтверждении поступают из СФР с задержкой. Чтобы не нарваться на штраф из-за пропуска срока отчетности, следите за датами оформления документов и при необходимости корректируйте их.

Отчетность за работников

Будучи работодателем, ИП обязан платить зарплату, оплачивать больничные и отпуска, а также удерживать НДФЛ с выплачиваемых сумм и перечислять взносы в СФР. Все эти действия — основание для составления соответствующей отчетности:

Отчеты в ФНС:

  • Расчет 6-НДФЛ: сдается ежеквартально до 25-го числа следующего месяца, а за год — до 25 февраля следующего года.
  • Расчет по страховым взносам сдается аналогично: ежеквартально до 25 числа следующего за кварталом месяца.
  • Персонифицированные сведения о физических лицах: отчет сдается ежемесячно до 25 числа следующего месяца.

Кроме этого, в СФР нужно сообщать о разных кадровых событиях, если они происходят в отчетном периоде.

Отчеты в СФР:

  • Сведения о трудовой деятельности: если в предыдущем месяце были какие-то кадровые события, отчет сдается ежемесячно до 25 числа.
  • Сведения о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний: сдается ежеквартально не позднее 25 числа.
  • «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС»: сдается в 3-х дневный срок с момента получения заявления работника о выходе на пенсию или отпуске по беременности и родам/уходу за ребенком.
  • Сведения о страховом стаже: сдается до 25 января, если в предыдущем году были работники с дополнительными или особыми условиями труда.

Что делать со следующими сотрудниками

Чтобы принять на работу первого штатного сотрудника, вам нужно последовательно пройти описанные выше 4 этапа (или 5, если у вас есть ЛНА). Для приема второго сотрудника и всех последующих нужно сделать всё то же самое, кроме составления штатного расписания — оно у вас уже есть.

Используйте шаблон трудового договора, который вы составили, изменяя соответствующие условия для каждого сотрудника.