Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Какие функции должны быть в базе знаний
Чтобы корпоративное хранилище работало эффективно, оно должно обладать функциями, помогающими писать, структурировать, хранить и делиться информацией. Иначе сотрудники теряют интерес и перестают пользоваться базой знаний.
- Интерфейс — удобный, визуально приятный и интуитивно понятный.
- Поиск— для экономии времени сотрудников.
- Редактор с расширенными возможностями — готовыми шаблонами, календарем для планирования задач, таблицами с сортировкой, диаграммами, графиками.
- Интеграция с другими сервисами — CRM-системами, аналитическими инструментами, Google Sheets.
- Совместный доступ — для командной работы над документами и обмена комментариями.
- Надежная защита — для сохранности паролей, личных данных и ценных знаний команды.
- Древовидная структура папок— для систематизации информации и создания иерархии.
Эти функции являются основными и будут полезны, наверное, каждой компании, но их может быть недостаточно. Прежде чем выбрать подходящую платформу, важно узнать мнение сотрудников, понять их потребности. Не помешает определить бюджет — сколько вы готовы платить за сервис и готовы ли вообще.
Teamly
Teamly — это облачная платформа позволяющая обмениваться информацией в реальном времени.
Сервис предлагает редактор с готовыми шаблонами, текстовым форматированием, возможностью вставки изображений, видео, диаграмм и кода. Несколько пользователей могут одновременно редактировать, комментировать и просматривать историю изменений материалов. Кроме того на платформе есть:
- Рабочее пространство для каждого отдела или проекта и файловое хранилище с древовидной структурой помогающее систематизировать и хранить знания.
- Управление доступом, которое позволяет просматривать базу знаний всей компании, отдельным подразделениям, командам или сотрудникам, предоставлять доступ для внешних пользователей или даже всего интернета.
- Интеграция с Битрикс24, Google Drive, Google Calendar и другими сервисами.
- Анализ эффективности помогает улучшать базу на основе отчетов популярности и анализа поисковых запросов сотрудников.
- С гибким поиском можно быстро находить нужную информацию по ключевым словам и синонимам. Он автоматически исправляет опечатки, включает подсказки, а также позволяет фильтровать и сортировать результаты.
Можно использовать сервис бесплатно, но с ограничениями: на аккаунте будет доступно всего 2 ГБ памяти, а к базе данных смогут подключиться не более семи участников. Кроме того, есть платные тарифы:
Личный со всем функционалом платформы: можно загружать 10 ГБ информации и докупать место в личном кабинете за 499 ₽ в месяц (минимальная покупка от 3 месяцев), а если оплатить за год, тогда месяц будет стоить 399 ₽.
Командная работа обойдется в 249 ₽ в месяц за каждого пользователя (минимально 5 сотрудников) или при оплате за год в 199 ₽ в месяц. На каждого сотрудника дается 1 ГБ памяти, которую можно докупить в личном кабинете.
База знаний подходит для команд, где несколько ответственных за заполнение сервиса (минимальная покупка от 5 редакторов) и допускается до 50 пользователей на каждого редактора. За 1 ГБ памяти на 1 редактора обойдется в 479 ₽ в месяц при оплате за год и 599 ₽ при ежемесячной оплате.
Platrum
Platrum — это платформа для планирования, организации, выполнения и контроля различных задач.
Сервис имеет встроенный редактор с возможностью добавления видео, изображений, таблиц, iframe и совместный доступ для редактирования документов. А еще он помогает:
- Создать обучающие курсы на основе регламентов компании.
- Выстраивать документы по иерархии и группировать их в разделы, папки и категории.
- Управлять доступом к документам и папкам и открывать информацию только для некоторых сотрудников.
- Возвращаться к исходной версии документа, даже если она удалена.
- Получать сводку с количество просмотров тестов, курсов и статей.
- Автоматически импортировать базу знаний, ушедших из России сервисов Notion, Confluence.
Сервисом с ограниченным интерфейсом может пользоваться один редактор, а для большего количества сотрудников предусмотрены такие тарифы:
Начальный, для пяти сотрудников, обойдется в 1 900 ₽ в месяц, если их больше, то за каждого нужно заплатить 250 ₽.
Базовый рассчитан на 10 пользователей и будет стоить 4 900 ₽ в месяц, плюс 500 ₽ за каждого дополнительного.
Профи могут пользоваться 20 сотрудников за 19 900 ₽ в месяц; за каждого дополнительного придется заплатить еще 990 ₽.
Если вы подписываетесь на 6 месяцев, то получаете скидку 10%, а если на 12 месяцев — 25%.
Kaiten
Kaiten — это сервис для визуального управления проектами и задачами, который помогает улучшать взаимодействие команды при помощи канбан-досок.
На платформе можно найти удобные инструменты в виде таблиц, календаря учета времени работы сотрудников, таймлайна, а еще редактировать документы с другими участниками, подсвечивать задачи метками, тегами, лейблами, чтобы легко находить через фильтры. Помимо этого корпоративное хранилище:
- Интегрируется с Telegram, календарями Google, Яндекс и другими площадками.
- Обеспечивает безопасность, поскольку информация находится на российских сервисах.
Kaiten с ключевыми функциями можно пользоваться бесплатно неограниченное количество времени. Если нужно расширить функционал, то есть тарифы:
Standard: обойдется от 420 ₽ в месяц за пользователя; стоимость зависит от функций, например, можно выбрать два модуля: Scrum и Kanban, а за ГАНТ и ресурсное планирование, автоматизацию, управление группами нужно доплачивать.
PRO: стоит 560 ₽ в месяц за шесть модулей и одного пользователя, цена будет расти от выбранного функционала и количества сотрудников.
Enterprise: подойдет для крупных компаний, а стоимость рассчитывается индивидуально.
Yandex Wiki
Yandex Wiki — это платформа для создания, хранения и систематизации знаний с возможностью совместного доступа.
С ней можно создавать текстовые страницы с заголовками, списками, таблицами и изображениями, просматривать историю изменений, чтобы отслеживать правки и откатывать файлы к предыдущим версиям. Еще Yandex Wiki способен:
- Организовать страницы в иерархию и связывать страницы перекрестными ссылками.
- Интегрироваться с сервисами Yandex Tracker, Yandex Forms, Yandex Object Storage.
Сервис полностью бесплатный: он предлагает 5 ГБ памяти и позволяет создать до 10 000 страниц для одной организации. Однако, если этого объема недостаточно, можно подключить облако.
Yonote
Yonote — это площадка с совместным доступом для организации базы знаний, помогающая быстро находить корпоративную информацию по ключевым словам и экономить время.
При помощи редактора в сервисе можно создать текстовые документы с фото, видеофайлами и импортировать их, а благодаря папкам и тегам систематизировать документы. Также платформа позволяет:
- Интегрироваться с Diagrams.net, Google Docs, Figma, Telegram и другими сервисами.
- Использовать инструменты, такие как, канбан-доска, списки, таблицы, календари.
Базовым, бесплатным тарифом с 5 ГБ памяти и интеграцией с другими сервисами могут пользоваться максимум 5 человек. За остальное нужно платить:
Стартовый хранит до 20 ГБ информации, предоставляет функции ИИ (генерация текстов, идей и умный поиск по базе знаний), и стоит 159 ₽ в месяц за пользователя.
Про за 249 ₽ в месяц (за одного пользователя) хранит любое количество информации без ограничений.
Альтернативные варианты
Некоторые компании предпочитают специализированным сервисам системы, изначально задуманные для других целей. Например, кому-то может показаться внедрение специального софта слишком сложной задачей, пока не требующей решения, а кто-то не видит смысла в совместном доступе и хочет систематизировать знания внутри своего ноутубука.
На этот случай мы припасли еще два варианта — вдруг пригодятся.
Obsidian
Obsidian — это приложение для компьютера и смартфона, в котором можно создавать заметки, прикреплять к ним фотографии, файлы, видео, ссылки, а также разрабатывать шаблоны.
Информацию с площадки можно экспортировать в различные форматы, по типу HTML и PDF и импортировать уже существующие документы из других приложений. Кроме того, созданные заметки сохраняются автоматически. Однако поделиться ими можно только через облачные хранилища, например, с помощью Google Drive. Также Obsidian позволяет:
- Устанавливать плагины, расширяющие функционал, такие как Full Calendar для планирования встреч, Syncthing для синхронизации файлов, Pandoc для конвертации файлов.
- Систематизировать заметки с помощью древовидной структуры папок.
Obsidian можно использовать бесплатно.
Google Docs
Google Docs — это бесплатный редактор, который позволяет редактировать и комментировать документы нескольким людям одновременно.
В тексты с автосохранением можно добавлять картинки и ссылки, а также использовать готовые варианты резюме, письма, рассылок, онбординга, таблиц, презентаций. Информацию могут комментировать до 100 человек. Однако разложить все документы по разным папкам не получится — для этого можно использовать Google Диск. Кроме того, приложение:
- Интегрируется с Google Drive, Gmail и другими сервисами Google.
- Надежно хранит данные, которые передаются в зашифрованном виде.
- Связывает документы между собой перекрестными ссылкам.
- Разрешает просматривать, редактировать и комментировать документ всем, у кого есть ссылка или отправленное приглашение на почту.
Подобрать сервис для организации базы знаний — задача непростая, ведь важно, чтобы он соответствовал потребностям бизнеса, был удобным и легко масштабировался вместе с компанией. К счастью, все представленные в обзоре варианты можно протестировать бесплатно и уже потом принимать окончательное решение.
