Почему случаются кассовые разрывы на самом деле

Практически в любой статье вы найдете исчерпывающий список причин, по которым случаются кассовые разрывы. В него непременно войдут отложенные платежи, форс-мажоры в виде сломавшегося оборудования или прорыва трубы, бессистемный вывод дивидендов и другие. И каждая из этих причин действительно может привести к кассовому разрыву.

Получается, надо требовать от клиентов 100% предоплаты и не давать отсрочек? Или отказаться от дивидендов? Конечно, нет. Достаточно начать борьбу с первопричиной кассовых разрывов — отсутствием планирования.

Стартовать рекомендуем с платежного календаря — это простой, но полезный инструмент, который и от кассовых разрывов убережет, и в целом сделает обращение с финансами бизнеса более прозрачным и предсказуемым.

Как работать с платежным календарем в Adesk

Платежный календарь — это таблица, где собраны траты и поступления на ближайший период, обычно неделю или месяц.

Вот так он выглядит в Adesk:

скриншот платежного календаря из сервиса Adesk 

Каждая ячейка — отдельный день, в котором отображается остаток на начало дня, сумма всех поступлений и всех выплат, запланированных на эту дату, сальдо и остаток на счетах.

скриншот настроек платежного календаря
Вы можете настраивать отображение данных в ячейках, например, отключить суммирование расходов и поступлений — тогда в ячейке будут отображаться конкретные операции

Если в компании намечается кассовый разрыв, календарь сообщит об этом — в ячейке и на графике «Деньги на счетах» появится предупреждение. 

скриншот из сервиса Adesk с кассовым разрывом
График «Деньги на счетах» помогает визуализировать денежный поток. Сплошная линия — фактические операции, пунктирная — плановые, красная линия — кассовый разрыв

Как использовать платежный календарь в Adesk:

  • Пройдите простую регистрацию в Adesk, если еще не сделали этого раньше.
  • Произведите первичные настройки: подключите интеграцию с банками, где у вас открыты счета, добавьте проекты и направления, категории расходов и доходов.
  • Внесите в платежный календарь данные о запланированных платежах и поступлениях на ближайший месяц (начиная с завтрашнего дня и позже).
добавление новой операции в сервисе Adesk 
Добавить операцию можно в разделе «Операции» или прямо в платежном календаре, нажав на «+» в верхнем левом углу ячейки нужного дня
  • Следите за графиком «Деньги на счетах» и ячейками платежного календаря — если появится риск кассового разрыва, вы увидите это и сможете оперативно принять меры: перенести часть оплат, сократить расходы, найти внешнее финансирование. Когда появляются новые плановые платежи или поступления, оперативно добавляйте их в календарь.
В моем бизнесе невозможно планировать — как тогда вести платежный календарь?

Во-первых, у вас точно есть постоянные расходы (если нет — вы счастливчик), которые вы несете из месяца в месяц. Это может быть аренда, платежи за софт, фиксированная сумма на закупку кофе и печенек, кредитные платежи.

С поступлениями та же история: вы можете прикинуть, когда клиенты переведут предоплату по проекту или поступление денег с субаренды под кофейный аппарат.

Если точных сумм нет — не бойтесь брать примерные. Сначала соберете платежный календарь по ориентировочным цифрам (исходя из прошлых периодов, например), а по мере прояснения ситуации замените их реальными.

Что еще умеет платежный календарь

Кроме основных возможностей, есть разные полезные фишки, которые делают платежный календарь в сервисе Adesk удобнее, чем аналогичный инструмент, например, в гугл-таблицах.

🪄 Повторяющиеся операции достаточно внести один раз

Например, вы знаете, что каждый месяц 15 числа платите аренду офиса. Можно внести эту операцию один раз и «сказать» сервису, чтобы он повторял этот расход ежемесячно.

добавление повторяющейся операции в сервисе Adesk 

🪄 Плановые операции могут подтверждаться автоматически

Плановые операции можно подтверждать вручную — это делается одним кликом по галочке, или автоматически. Во втором случае сервис сам переводит плановую операцию в фактическую, исходя из даты, суммы, расчетного счета и ИНН контрагента. Вы можете настроить автоматические подтверждение плановых операций, например, задать дату плюс-минус 3 дня или допустимое отклонение от суммы 10%.

🪄 Отчет ОПиУ можно смотреть с плановыми операциями или без них

По умолчанию плановые операции не отображаются в отчете о прибылях и убытках. Но если нужно построить отчет с учетом запланированных платежей и поступлений, достаточно поставить одну галочку в настройках.

настройка отображения плановых операций в отчете ОПиУ

Платежный календарь можно настроить под себя

Вы можете настроить платежный календарь так, чтобы он показывал плановые операции по конкретному счету, проекту или даже контрагенту. Это облегчает ведение учета в компаниях, где есть несколько крупных проектов или работает больше одного юридического лица.