Финансовым учетом в ProSMD занимались и до Adesk. Игорь всегда принимал решения на основе цифр, анализировал показатели и знал, что бизнес без финансового учета, как машина без руля. 

Первые два года часть информации по финансам хранилась в 1С, еще часть – в таблицах. 1С – это больше про бухгалтерию, чем про управленку. Принимать какие-то решения на основе отчетов бухгалтера было сложно. 

Таблицы в этом плане более гибкие – их можно кастомизировать под потребности компании. Но есть проблема – всё нужно делать руками. 

Таблицы – это всегда ручной труд, который отнимает время. Также есть риск ошибок – что-то забыли внести, где-то внесли не ту цифру. И данные уже необъективные. 
Игорь Кирюхин, коммерческий директор и собственник ProSMD

Год назад собственник ProSMD задумался об автоматизации рутинных процессов, связанных с финансами. Так в компании появился Adesk.

Первые шаги в Adesk — как всё сделать правильно

За пару дней Игорь понял как работает программа, далее поставил задачу финансисту. За неделю финансист внес все операции за последние несколько месяцев, а затем занялся настройкой правил автоматизации. 

Правила автоматизации – это условия, по которым сервис решает, что сделать с платежом: присвоить ему какую-то статью, разбить платеж на несколько частей, учесть в обязательствах и так далее. 

Настроить правила нужно один раз, что и сделали в ProSMD. Теперь остаётся только периодически заходить в сервис и анализировать финансовые показатели. 

У ProSMD есть разные направления бизнеса: отдельно выделяется продажа оборудования, отдельно – продажа расходных товаров. Также есть маркетплейсы – там компания продает оборудование и другую продукцию. 

Чтобы оценивать эффективность каждого направления, а при желании посмотреть на финансы всего бизнеса, важно разводить денежные потоки. Для этого Игорь выделил каждое направление работы компании, как отдельный проект.

За счет этого можно посмотреть, сколько выручки и прибыли приносит каждое направление, у какого выше рентабельность, а где еще есть пространство для роста. 

Какие выводы помогает делать сервис

Мы много говорим о предпринимательских решениях и о том, что принимать их проще, когда все финансы бизнеса сведены в одном месте и разделены так, как того требует специфика компании. 

Давайте посмотрим на примере ProSMD, чем руководителю и финансисту компании помогает сервис. 

Получать более привлекательные условия от партнеров 

Можно посмотреть, куда компания тратит деньги и на основе этой информации провести переговоры с поставщиками и подрядчиками. Например, если отчеты показывают, что на услугу конкретной логистической компании тратится больше всего денег, значит можно поговорить с менеджером этой компании о скидке на их услуги или пересмотре прайса. 

Меньше рисковать и предсказывать любые форс-мажоры

Кроме того, что иметь актуальные финансовые данные в одном месте полезно для планирования, это еще и помогает предсказывать какие-то непредвиденные ситуации. Например, на дашборде есть график «Самые доходные клиенты», анализ которого может показать, куда стоит направлять больше ресурсов компании, чтобы не потерять ценного клиента. 

Анализировать расходы и вовремя замечать аномалии

Так как учет расходов Игорь ведет по статьям, ему легко заметить какие-то необоснованные траты. Например, если в отчетах затраты на рекламу возросли, а продажи не показали пропорционального роста – есть повод углубиться в вопрос и разобраться, почему так произошло. 

Делить операции по статьям расходов и доходов – обязательно в любой компании. Так вы сможете следить за структурой расходов и вовремя принимать меры

Тратить время на более важные дела

В ProSMD учетом занимается финансист на аутсорсе, которому не нужно тратить много времени на разнесение операций, сведение отчетов и прочую рутину. Ему достаточно зайти в сервис и проанализировать нужные показатели. 

Учет финансов в смартфоне 

Игорь активно пользуется чат-ботом в телеграм, который помогает:

  • Быстро вносить операции – можно сразу зафиксировать какие-то наличные траты, которые не подгружаются через интеграцию с банком. 
  • Получать уведомления о предстоящих тратах, которые внесены в платежный календарь.
  • Узнать, сколько денег есть на счетах компании прямо сейчас
  • Посмотреть сводку по данным из отчета ДДС. 
Удобно, что, например, в выходной не нужно никуда лезть, какие-то таблицы открывать. Просто заходишь в телеграм, пишешь «отчет за год» или «отчет за вчера» и получаешь информацию в чат-боте. 
Игорь Кирюхин

За прошлый год компания ProSMD выросла X2, а в этом году планирует рост X3 – это заслуга слаженной работы команды, грамотного управления и, конечно, решений руководителя, основанных на цифрах. А основные цифры по финансам компании Игорь теперь анализирует в Adesk.