«Рыба» – молодая редакция, собравшая в одном месте опытных авторов и редакторов. Работа у команды проектная – есть постоянные клиенты, которым они создают весь контент, и разовые задачи. Среди клиентов «Рыбы» крупные компании вроде Яндекс Бизнеса или Авито. 

Пообщались с основателем компании Алексеем Рожковым и узнали, как в редакции устроен финансовый учет – будет полезно, если вы тоже работаете с несколькими клиентами или проектами сразу. 

Компания изменилась, Adesk остался

Изначально Алексей вместе с партнером развивали контент-агентство и параллельно обучали авторов и редакторов писать тексты для бизнеса. Учет финансов вели сначала в таблицах, но с развитием компании впихнуть туда все данные было уже невозможно. Google Sheets было решено заменить специализированным сервисом. 

Финучет в таблицах – это проблема. Во-первых, нужно руками добавлять формулы и вносить данные. И хорошо, если этот процесс нравится, а если нет?

Во-вторых, если что-то сломалось, накрыться может весь учет. Если вовремя не заметить ошибку, потом можно долго ковыряться и искать, в какой момент что-то пошло не так. 

Ну и у таблиц все же ограниченные возможности. Нет интеграции и автоматизации. Вернее, теоретически есть, но это все намного сложнее и стоит использовать только, если не хватает вызовов в жизни. 
Алексей Рожков, основатель «Рыбы» 

Рассматривали несколько сервисов и остановились на Adesk – он показался максимально адекватным по функциям и настройкам. Все просто и понятно – без зауми. 

В конце 2022 года Алексей и его партнер решили пойти каждый своей дорогой – партнер остался руководить уже выстроенным агентством, а Алексей создал креативную редакцию «Рыба». Сервис финучета для своего нового бизнеса решил оставить прежний. 

Я не думал о другом сервисе, потому что помню – Adesk мы выбрали не просто так и искать что-то новое просто не было смысла – текущий сервис устраивал. Тем более, вся база у нас была в Adesk и переносить ее куда-то еще было бы непросто. 
Алексей Рожков

Как устроен финучет в «Рыбе» 

Как выглядит учет финансов в табличках? Каждый день или раз в неделю вы открываете свою эксельку, вооружаетесь банковскими выписками и пустырником, если вдруг там что-то сломалось. И хорошо, если табличка одна. 

В «Рыбе» дни проходят более продуктивно – команда составляет контент-стратегии, пишет тексты, верстает сайты и занимается прочими рабочими делами. А все финансовые операции попадают в Adesk автоматически, благодаря интеграции с банком Точка, которая подключается за пару минут. 

Как это работает:

  1. Например, клиент вносит оплату на расчетный счет редакции. 
  2. Банк передает информацию о поступлении денег в сервис финансового учета. 
  3. Adesk сам присваивает операции контрагента, проект и направление – тут выручают правила автоматизации.
  4. То, что не распределилось автоматически, а также все исходящие платежи, вручную размечает бухгалтер. 

А дальше, Алексей заходит в сервис и нажатием пары кнопок получает актуальные финансовые данные компании.

Раньше в компании отслеживали только рентабельность проектов – этого было достаточно, чтобы понять: а приносит ли редакция прибыль? К счастью, убыточных проектов в «Рыбе» нет, а если вдруг появятся – их легко заметить. 

Сейчас список услуг расширяется – если раньше были в основном тексты и обучения для авторов и редакторов, то теперь появились дизайн сайтов и лендинги на Тильде под ключ. Поэтому Алексей намерен анализировать доходность и отдельных услуг тоже – на старте это поможет понять, насколько вообще конкретная услуга интересна компании. 

В Adesk я слежу в основном за ДДС – по редакции в целом и по проектам. Это дает понимание, сколько на самом деле у меня денег и как вообще чувствует себя бизнес. 
Алексей Рожков

Если вы, как и креативная редакция «Рыба», планируете запустить новый проект или расширить список услуг, советуем:

  • Вести учет по каждой услуге/проекту отдельно – если собрать все в кучу, объективной финансовой картины не будет. Увидите среднюю температуру по больнице, когда все проекты или услуги приносят плюс-минус одинаково денег. 
  • Не ограничиваться расчетами типа «прибыль = доходы – расходы». Есть много переменных, которые тоже стоит учитывать в расчетах: количество затрачиваемого времени, привлечение сторонних специалистов, уровень вовлечения команды.
  • Не делить косвенные расходы равными частями на все услуги. Можно либо делить косвенные расходы пропорционально трудозатратам или вычитать их из общей прибыли компании. Это нужно, опять же, чтобы не усреднить показатели. 

Сейчас в редакции Adesk пользуются двое – сам Алексей, который смотрит отчет ДДС, и бухгалтер – она следит, чтобы все операции были распределены правильно, и разносит вручную то, к чему не применимы правила автоматизации. 

Как итог: все денежные потоки компании в одном месте, минимум ручной работы и всегда актуальные финансовые данные, для которых не нужно городить сложные формулы и искать ошибку в тысячах строк.