Почему финучет в Excel не подходит для мебельной фабрики

Производство мебели – бизнес с внушительным количеством статей. Нужно учитывать затраты на аренду, зарплаты, материалы, какие-то внутренние издержки, связанные с содержанием офиса и рабочих мест сотрудников, ведь, кроме самого производства, есть еще и административный персонал. 

Еще один нюанс – необходимо отделять предоплаты, которые по большей части идут на закупку сырья и не являются операционной деятельностью, от реальных доходов компании. 

В рамках табличек настроить такой учет можно – тот же самый отчет ДДС вполне реализуем, но это попросту неудобно. Данные хранятся на нескольких листах, между которыми нужно постоянно перескакивать, чтобы детализировать каждую операцию и присвоить ей нужную статью. 

Я долго вел финансовый учет в Excel – вносил доходы, расходы и распределял их по статьям. Чтобы разделить данные, пришлось создать несколько листов и постоянно переключаться между ними – это не совсем удобно.
  Анатолий Ковтуненко, директор мебельной фабрики «Империя»

Как выстроить удобный финучет в мебельной компании

Удобный финансовый учет – это тот, что требует минимума усилий собственника бизнеса и показывает данные по финансам компании в режиме реального времени. Если для анализа результатов вам нужно сначала скачать выписки из банков и внести все операции руками – это не про удобство.

Я не искал сервис специально и не сравнивал предложения на рынке. Adesk мне порекомендовал товарищ, который уже год им пользовался. На бесплатном периоде я попробовал функционал и мне всё показалось удобным.
Анатолий Ковтуненко

Многие предприниматели отказываются от специальных сервисов и остаются в таблицах, потому что не хотят тратить время на внедрение – это же сейчас нужно разбираться, вникать. Но всё это решается грамотным выбором сервиса – с понятным интерфейсом и оперативной техподдержкой. 

Первое время я часто общался с техподдержкой – в Adesk она очень оперативная, нигде такую не видел. Это позволило внедрить сервис всего за один день. Потом было пару месяцев адаптации – изучал, разбирался, вникал в инструменты.
Анатолий Ковтуненко

Внедрение Adesk позволило:

  • Автоматизировать фиксацию и распределение операций. Теперь на это не нужно тратить время: совершили платеж – операция попала в сервис – ей автоматически присвоилась статья или контрагент. Не приходится вспоминать, что покупали вчера или постоянно вносить типовые операции по постоянным поставщикам материалов. 
  • Планировать расходы будущих периодов: смотреть, сколько уйдет на аренду, зарплаты и прочие статьи в следующем месяце. Так проще прогнозировать финансовые результаты. 
  • Анализировать издержки. Можно посмотреть, куда и сколько потратила компания – все видно на дашборде в виде графика, а также в классическом отчете о движении денежных средств. 
  • Разделять предоплату и постоплату. Клиенты вносят авансы, которые тратятся на материал и зарплату – их сервис считает отдельно, а постоплаты – это уже почти целиком операционная прибыль, и она тоже фиксируется, как отдельная статья. 
Не могу сказать, что я раньше тратил очень много времени на финучет, но сейчас его все равно уходит меньше – всего 10-15 минут в день, чтобы проанализировать отчет ДДС или вручную разнести какие-то единичные операции, которые не распределились автоматически.
Анатолий Ковтуненко

Как следить за состоянием счетов компании на ходу

Руководитель компании не всегда может себе позволить сидеть в офисе – иногда нужно встречаться с заказчиками, партнерами или просто заниматься личными делами. Чтобы всегда знать, сколько денег есть на счетах и картах, Анатолий использует мобильное приложение.

Удобно, что не нужно заходить в каждый банк и смотреть, где и сколько денег – вся информация есть в мобильном приложении. 
Анатолий Ковтуненко

Кроме мобильного приложения, есть еще и telegram-бот, в котором можно вносить операции, получать отчеты о состоянии счетов и напоминания о плановых операциях.