Что такое отчет ДДС

ДДС или Cash Flow, англ. денежный поток — это отчет о движении денег по счетам. Он показывает, на что бизнес тратит средства, а с чего зарабатывает. В отчете отображаются все приходные и расходные операции, но не как в банковской выписке, а по статьям — это облегчает навигацию и помогает в принятии решений.

В отчете есть три основных раздела: 

  • сумма на начало периода;
  • поступления и выплаты за выбранный период;
  • остаток средств в конце периода. 
скриншот отчета ДДС из сервиса Adesk 
Пример отчета ДДС из сервиса Adesk. В таблицах или других сервисах он может быть оформлен иначе, но основные блоки будут неизменными

ДДС помогает:

  • Видеть, сколько денег лежит на счетах компании. Это особенно полезно для предпринимателей, у которых несколько счетов, касс, электронных кошельков и заначка под матрасом. Не нужно открывать кучу интернет-банков и суммировать остатки на калькуляторе. 
  • Оптимизировать расходы. ДДС подразумевает фиксацию расходов по статьям, поэтому вы всегда можете увидеть, куда и сколько денег уходит. По результатам месяца или квартала легко проанализировать самые затратные статьи и, например, закупать в офис меньше сладостей или сократить бюджет на рекламу. 
  • Планировать дальнейшую деятельность. Когда есть понимание, сколько денег на счетах компании, можно планировать расходы, например, увеличить бюджет на рекламу или купить новую плазму в переговорку. 
  • Взять кредит в банке. При подаче заявки на кредит, банк, кроме прочего, запросит отчет ДДС и по нему оценит, способен ли бизнес платить по кредиту. 

В бухгалтерском учете отчет ДДС подчиняется правилам и строится по форме, признанной Приказом Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

В управленческом учете нет стандартизированных форм и строгих правил, поэтому каждый собственник сам решает, как оформлять и вести отчет. Но есть набор базовых действий, которые нужно выполнить, чтобы составить грамотный управленческий отчет ДДС.

Шаг 1. Разграничьте виды деятельности 

Чтобы получать адекватные результаты для анализа, в отчете ДДС важно разграничить виды деятельности на:

  • Операционную – все, что связано с вашей основной деятельностью: закупка сырья, производство, реализация, оплата аренды, зарплаты, налоги. 
  • Инвестиционную – вложение денег в другие проекты или даже в банк, проценты, которые вы получаете от вложений, а также покупка и продажа основных средств, например, дорогостоящего оборудования. 
  • Финансовую – получение кредитных средств и их последующая выплата, а также вывод дивидендов и ввод денег в бизнес. 

Если свалить все виды деятельности в одну кучу, и фиксировать все подряд операции, будет сложнее планировать. Вы не сможете понять, хватает ли денег у компании платить по счетам и сколько принесло основное направление компании. 

Шаг 2. Сгруппируйте расходы и доходы по статьям

Чтобы отчет ДДС был компактным и информативным, важно разделить все расходы и доходы по статьям. Если этого не сделать, получится огромный нечитаемый отчет, где каждая операция выводится отдельной строкой. Анализировать и принимать решение на основе таких данных невозможно.

Как правильно сгруппировать расходы и доходы:

  • Возьмите выписку из банка и выпишите все статьи расходов и доходов за последний месяц. Например: аренда офиса, уборка, реклама, канцелярия, зарплаты, реклама, кредиты.
  • Укрупните категории — объедините похожие операции в тематические группы. Например, контекстную рекламу и SMM можно назвать расходами на продвижение, а платежи за разные сервисы для работы — в «Рабочий софт». Важно не наплодить группу под каждую банковскую операцию — это затруднит дальнейший анализ.
  • Распределите операции по выделенным группам статей. Уборку, оплату интернета и покупку кофе можно отправить в категорию «Содержание офиса», а все маркетинговые затраты — в «Реклама и продвижение». В идеале, групп расходов должно быть 5–7. Если создадите больше, отчет будет менее информативным и не позволит, например, определить самые затратные категории.
  • Добавьте категорию «Прочее». Сюда пойдут какие-то разовые платежи, а также затраты, которые не получается включить в другие группы.

Шаг 3. Соберите все операции в одном месте

Теперь пора собрать все данные в одном месте, то есть построить тот самый отчет ДДС. Варианта два — собрать все движение денег в таблицах или использовать специализированный сервис для финучета.

Таблицы

ДДС — один из самых простых управленческих отчетов, но чтобы он был удобным и хоть немного автоматизированным, придется потрудиться.

  • Разработайте стандарты заполнения. Это поможет не выдумывать каждый раз новые правила и избежать бардака. Как вариант — на отдельном листе создать что-то вроде справочника и внести туда все статьи по разным видам деятельности и проекты, если это актуально для вашей бизнес-модели.
  • Добавьте лист с операциями. Сюда вносятся все движения денег с указанием статьи, юрлица, проекта, контрагента и, собственно, конкретного счета. Тут же указывается начальный остаток по всем-всем счетам. Чтобы остатки денег на каждом из счетов считались автоматически, не забудьте добавить формулы — это поможет немного автоматизировать процесс.
  • Соберите саму форму отчета ДДС. Это самый сложный этап, особенно для тех, кто не фанатеет от таблиц и формул. Задача — синхронизировать отчет со справочником и операциями, чтобы при внесении новой информации по платежам они подтягивались в отчет. Строки самого отчета обычно стандартные — остаток на начало периода, операции по разным видам деятельности и остаток на конец периода.

Избежать возни с формулами можно — для этого есть готовый шаблон отчета ДДС, в котором уже продуманы необходимые формулы. Однако вносить все данные на начальном этапе и в будущем все равно придется руками. Плюс, часто таблицы требуют доработки под конкретный бизнес, поэтому разобраться в формулах и логике построение отчета, скорее всего, придется.

Специализированный сервис

Для построения ОДДС и других управленческих отчетов можно использовать специализированные сервисы, например, Adesk. Это, во-первых, проще — не нужно городить огромные формулы и ломать голову над синхронизацией листов, во-вторых — большую часть процессов можно автоматизировать.

Как это работает:

  • Зарегистрируйтесь в сервисе за 2 минуты.
  • Подключите интеграцию с банком, чтобы операции по счетам автоматически загружались в сервис. 
  • Добавьте статьи расходов и настройте правила автоматизации, чтобы операциям автоматически присваивалась нужная статья.
  • Сделайте два клика мышкой, чтобы построить отчет ДДС. 

Теперь все операции будут сами подгружаться в сервис из банка
и помечаться нужной статьей, а вам останется только открывать ДДС, анализировать результаты и принимать правильные решения. 

Скриншот отчета ДДС из сервиса Adesk за три месяца 
Так выглядит квартальный отчет ДДС в Adesk. В настройках есть несколько фильтров, которые позволяют смотреть данные по всему бизнесу, отдельным проектам или счетам, по разным видам деятельности

Три правила ведения отчета ДДС

  1. Разделяйте личные и рабочие деньги. Старайтесь избегать оплаты личных трат рабочей картой — это неминуемо ведет к путанице в отчетах. Во-первых, есть риск забыть внести оплаченный корпоративной картой кофе в отчет, во-вторых — это смазывает картину: непонятно, то ли надо расходы на офис урезать, то ли собственнику пить меньше кофе на заправке.
  2. Проверяйте цифры. Когда смотрите отчет, обязательно сверяйте цифры с реальными показателями. Если по отчету остаток на конец периода 150 000 ₽, а на счету лежит только 30 000 — есть смысл проверить правильность заполнения отчета. Когда данные «на бумаге» и фактические данные не сходятся — отчет теряет всякий смысл.
  3. Ведите отчет регулярно.В идеале, вносить операции нужно каждый день. Если работаете со специальным сервисом — это произойдет автоматически, если с табличкой — придется делать это руками. Так у вас будет всегда актуальная финансовая картина и точно ничего не потеряется.

ДДС — только один из управленческих отчетов и он не даст полного понимания о финансовом здоровье компании. Но именно он — первый шаг к управленческому учету, который должен сделать каждый предприниматель.