Что такое отчет ДДС

ДДС или Cash Flow, англ. денежный поток – это отчет о движении денег по счетам. Он показывает, на что бизнес тратит средства, а с чего зарабатывает. В отчете отображаются все приходные и расходные операции, но не как в банковской выписке, а по статьям – это облегчает навигацию и помогает в принятии решений.   

В отчете есть три основных раздела: 

  • Сумма на начало периода
  • Поступления и выплаты за выбранный период
  • Остаток средств в конце периода. 

ДДС помогает:

  • Видеть, сколько денег лежит на счетах компании. Это особенно полезно для предпринимателей, у которых несколько счетов, касс, электронных кошельков и заначка под матрасом. Не нужно открывать кучу интернет-банков и суммировать остатки на калькуляторе. 
  • Оптимизировать расходы. ДДС подразумевает фиксацию расходов по статьям, поэтому вы всегда можете увидеть, куда и сколько денег уходит. По результатам месяца или квартала легко проанализировать самые затратные статьи и, например, закупать в офис меньше сладостей или сократить бюджет на рекламу. 
  • Планировать дальнейшую деятельность. Когда есть понимание, сколько денег на счетах компании, можно планировать расходы, например, увеличить бюджет на рекламу или купить новую плазму в переговорку. 
  • Взять кредит в банке. При подаче заявки на кредит, банк, кроме прочего, запросит отчет ДДС и по нему оценит, способен ли бизнес платить по кредиту. 

В бухгалтерском учете отчет ДДС подчиняется правилам и строится по форме, признанной Приказом Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций". 

В управленческом учете нет стандартизированных форм и строгих правил, поэтому каждый собственник сам решает, как оформлять и вести отчет. Но есть набор базовых действий, которые нужно выполнить, чтобы составить грамотный управленческий отчет ДДС. 

Шаг 1. Разграничьте виды деятельности 

Чтобы получать адекватные результаты для анализа, в отчете ДДС важно разграничить виды деятельности на:

  • Операционную – все, что связано с вашей основной деятельностью: закупка сырья, производство, реализация, оплата аренды, зарплаты, налоги. 
  • Инвестиционную – вложение денег в другие проекты или даже в банк, проценты, которые вы получаете от вложений, а также покупка и продажа основных средств, например, дорогостоящего оборудования. 
  • Финансовую – получение кредитных средств и их последующая выплата, а также вывод дивидендов и ввод денег в бизнес. 

Если свалить все виды деятельности в одну кучу, и фиксировать все подряд операции, становится сложнее планировать. Вы не сможете понять, хватает ли денег у компании платить по счетам и сколько принесла основная деятельность компании. 

Шаг 2. Сгруппируйте расходы и доходы по статьям

Чтобы отчет ДДС был компактным (насколько это возможно) и информативным, важно разделить все расходы и доходы по статьям. Если этого не сделать, получится огромный нечитаемый отчет, где каждая операция будет выводиться отдельной строкой. Анализировать и принимать решение на основе таких данных невозможно. 

Как правильно сгруппировать расходы и доходы:

  • Возьмите выписку из банка и выпишите все статьи расходов и доходов, например, за последний месяц. Выпишите все статьи расходов – аренда офиса, уборка, реклама, канцелярия, зарплаты и так далее.
  • Укрупните категории. Объедините похожие операции в тематические группы. Например, контекстную рекламу и SMM можно назвать расходами на продвижение. Важно не наплодить группу под каждую банковскую операцию – это затруднит дальнейший анализ.
  • Распределите операции по выделенным группам статей. Уборку, оплату интернета и покупку кофе можно отправить в категорию «Содержание офиса», а все маркетинговые затраты – в «Реклама и продвижение». В идеале, групп расходов должно быть 5-7. Если создадите больше, отчет будет менее информативным и не позволит, например, определить самые затратные категории.
  • Добавьте категорию «Прочее». Сюда пойдут какие-то разовые платежи, а также затраты, которые не получается включить в другие группы.

Шаг 3. Соберите все операции в одном месте

Теперь пора собрать все данные в одном месте, то есть построить тот самый отчет ДДС. Варианта два – собрать все движение денег в таблицах или использовать специализированный сервис для финучета. 

Таблицы

ДДС – один из самых простых управленческих отчетов, но чтобы он был удобным и хоть немного автоматизированным, придется потрудиться. 

  • Разработайте стандарты заполнения. Это поможет не выдумывать каждый раз новые правила и избежать бардака. Как вариант – на отдельном листе создать что-то вроде справочника и внести туда все статьи по разным видам деятельности и проекты, если это актуально для вашей бизнес-модели. 
  • Добавьте лист с операциями. Сюда вносятся все движения денег с указанием статьи, юрлица, проекта, контрагента и, собственно, конкретного счета. Тут же указывается начальный остаток по всем-всем счетам. Чтобы остатки денег на каждом из счетов считались автоматически, не забудьте добавить формулы – это поможет немного автоматизировать процесс. 
Обратите внимание на строку формул сверху – это только одна из формул на листе «Операции», которая позволяет хоть немного автоматизировать учет движения денег 
  • Соберите саму форму отчета ДДС. Это самый сложный этап, особенно для тех, кто не фанатеет от таблиц и формул. Задача – синхронизировать отчет со справочником и операциями, чтобы при внесении новой информации по платежам они подтягивались в отчет. Строки самого отчета обычно стандартные – остаток на начало периода, операции по разным видам деятельности и остаток на конец периода. 

Избежать возни с формулами можно – для этого есть готовые шаблоны отчета ДДС, в которых уже расставлены необходимые формулы. Однако вносить все данные на начальном этапе и в будущем все равно придется руками. Плюс, часто таблицы требуют доработки под конкретный бизнес, поэтому разобраться в формулах и логике построение отчета, скорее всего, придется. 

Специализированный сервис

Для построения ОДДС и других управленческих отчетов можно использовать специализированные сервисы, например, Adesk. Это, во-первых, проще – не нужно городить огромные формулы и ломать голову над синхронизацией листов, во-вторых – большую часть процессов можно автоматизировать. 

Как это работает:

  • Зарегистрируйтесь в сервисе за 2 минуты.
  • Подключите интеграцию с банком, чтобы операции по счетам автоматически загружались в сервис. 
  • Добавьте статьи расходов и настройте правила автоматизации, чтобы операциям автоматически присваивалась нужная статья.
  • Сделайте два клика мышкой, чтобы построить отчет ДДС. 

Теперь все операции будут сами подгружаться в сервис из банка
и помечаться нужной статьей. А вам останется только открывать ДДС, анализировать результаты и принимать правильные решения. 

Так выглядит отчет ДДС в Adesk. В настройках есть несколько фильтров, которые позволяют смотреть данные по всему бизнесу, отдельным проектам или счетам, по разным видам деятельности

Три правила ведения отчета ДДС

  1. Разделяйте личные и рабочие деньги. Старайтесь избегать оплаты личных трат рабочей картой – это неминуемо ведет к путанице в отчетах. Во-первых, есть риск забыть внести оплаченный корпоративной картой кофе в отчет, во-вторых – это смазывает картину: непонятно, то ли надо расходы на офис урезать, то ли собственнику пить меньше кофе на заправке. 
  2. Проверяйте цифры. Когда смотрите отчет, обязательно сверяйте цифры с реальными показателями. Если по отчету остаток на конец периода 150 000 рублей, а на счету лежит только 30 000 – есть смысл проверить правильность заполнения отчета. Когда данные «на бумаге» и фактические данные не сходятся – отчет теряет всякий смысл. 
  3. Ведите отчет регулярно. В идеале, вносить операции нужно каждый день. Если работаете со специальным сервисом – это произойдет автоматически, если с табличкой – придется делать это руками. Так у вас будет всегда актуальная финансовая картина и точно ничего не потеряется. 

ДДС – только один из управленческих отчетов и он не даст полного понимания о финансовом здоровье компании. Но именно он – первый шаг к управленческому учету, который должен сделать каждый предприниматель.