Что такое отчет ДДС

ДДС или Cash Flow, англ. денежный поток — это отчет о движении денег по счетам. Он показывает, на что бизнес тратит средства, а с чего зарабатывает. В отчете отображаются все приходные и расходные операции, но не как в банковской выписке, а по статьям — это облегчает навигацию и помогает в принятии решений.

В отчете есть три основных раздела: 

  • сумма на начало периода;
  • поступления и выплаты за выбранный период;
  • остаток средств в конце периода. 
скриншот отчета ДДС из сервиса Adesk 
Пример отчета ДДС из сервиса Adesk. В таблицах или других сервисах он может быть оформлен иначе, но основные блоки будут неизменными

ДДС помогает:

  • Видеть, сколько денег лежит на счетах компании. Это особенно полезно для предпринимателей, у которых несколько счетов, касс, электронных кошельков и заначка под матрасом. Не нужно открывать кучу интернет-банков и суммировать остатки на калькуляторе. 
  • Оптимизировать расходы. ДДС подразумевает фиксацию расходов по статьям, поэтому вы всегда можете увидеть, куда и сколько денег уходит. По результатам месяца или квартала легко проанализировать самые затратные статьи и, например, закупать в офис меньше сладостей или сократить бюджет на рекламу. 
  • Планировать дальнейшую деятельность. Когда есть понимание, сколько денег на счетах компании, можно планировать расходы, например, увеличить бюджет на рекламу или купить новую плазму в переговорку. 
  • Взять кредит в банке. При подаче заявки на кредит, банк, кроме прочего, запросит отчет ДДС и по нему оценит, способен ли бизнес платить по кредиту. 

В бухгалтерском учете отчет ДДС подчиняется правилам и строится по форме, признанной Приказом Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

В управленческом учете нет стандартизированных форм и строгих правил, поэтому каждый собственник сам решает, как оформлять и вести отчет. Но есть набор базовых действий, которые нужно выполнить, чтобы составить грамотный управленческий отчет ДДС.

Где вести ОДДС

Есть два варианта: собрать всё движение денег в таблицах или использовать специализированный сервис для финучета.

Таблицы

ДДС — один из самых простых управленческих отчетов, но чтобы он был удобным и хоть немного автоматизированным, придется потрудиться.

Разработайте стандарты заполнения. Это поможет не выдумывать каждый раз новые правила и избежать бардака. Можно создать на отдельном листе что-то вроде справочника и внести туда все статьи по разным видам деятельности и проекты, если это актуально для вашей бизнес-модели.

Добавьте лист с операциями. Сюда надо будет вносить все движения денег с указанием статьи, юрлица, проекта, контрагента и, собственно, конкретного счета. Тут же указывается начальный остаток по всем счетам. Чтобы остатки денег на каждом из счетов считались автоматически, не забудьте добавить формулы — это поможет немного автоматизировать процесс.

Соберите форму отчета ДДС. Это самый сложный этап, особенно для тех, кто не фанатеет от таблиц и формул. Задача — синхронизировать отчет со справочником и операциями, чтобы при внесении новой информации по платежам они подтягивались в отчет. Строки самого отчета обычно стандартные — остаток на начало периода, операции по разным видам деятельности и остаток на конец периода.

Специализированный сервис

Для построения ОДДС и других управленческих отчетов можно использовать специализированные сервисы, например, Adesk. В этом случае вам не придется тратить время на настройку отчета — встроенный AI сам соберет ДДС сразу после регистрации и подключения интеграции, а также на внесение данных — все операции будут загружаться из банка автоматически.

Как это работает:

  • Зарегистрируйтесь в сервисе и подключите свой банк.
  • Нажмите кнопку «Собрать отчет ДДС». 
  • Получите готовый отчет о движении денежных средств.
Формирование отчета занимает всего несколько минут

Как работать с отчетом ДДС 

Независимо от выбранного способа ведения отчета — в таблице или в сервисе финучета, важно правильно настроить структуру, чтобы получать адекватные результаты для анализа.

Разделите операции по видам деятельности

В отчете ДДС операции обычно делят на три вида деятельности: операционную, инвестиционную и финансовую. Так проще понять, откуда в бизнес приходят деньги, на что они уходят и хватает ли основной деятельности для покрытия обязательств.

  • Операционная деятельность — все, что связано с основной деятельностью бизнеса: поступления от клиентов, закупка сырья, аренда, зарплаты, налоги, оплата подрядчиков и другие регулярные платежи.
  • Инвестиционная деятельность — вложения в развитие или активы: покупка и продажа оборудования, вложения в другие проекты, размещение денег на депозитах и проценты от таких вложений. 
  • Финансовая деятельность — операции, связанные с привлечением и возвратом денег: кредиты, займы, выплаты по ним, ввод денег в бизнес, вывод дивидендов.

Если смешать все операции в одну категорию, отчет будет сложнее анализировать. Например, можно не заметить, что основная деятельность приносит мало денег, а положительный остаток держится только за счет кредита или вложений собственника.

Сгруппируйте поступления и выплаты по статьям

Чтобы отчет ДДС был компактным и информативным, операции нужно распределить по статьям. В ином случае получится длинный список отдельных платежей, по которому будет сложно понять, какие расходы растут, какие поступления повторяются и где можно что-то оптимизировать.

Начните с банковской выписки. Возьмите данные за последний месяц и выпишите основные типы поступлений и выплат: оплата от клиентов, аренда, зарплаты, налоги, реклама, кредиты, закупки, сервисы для работы, подрядчики.

Объедините похожие операции. Например, контекстную рекламу, таргет и инфлюенс можно отнести к статье «Реклама», а оплату CRM и телефонии и — к статье «Рабочий софт».

Укрупните категории. Если статей слишком много, отчет станет перегруженным и его будет сложнее анализировать. Чтобы этого избежать, объедините статьи в категории — допустим, «Рекламу» и «Маркетинговые сервисы» укрупните до «Маркетинг».

Добавьте категорию «Прочее». Для разовых или редких платежей можно оставить отдельную статью, но не стоит ее превращать в основную категорию. Если в «Прочее» попадает слишком много операций, отчет снова теряет пользу: становится непонятно, куда на самом деле уходят деньги.

Три правила ведения отчета ДДС

  1. Разделяйте личные и рабочие деньги. Старайтесь избегать оплаты личных трат рабочей картой — это неминуемо ведет к путанице в отчетах. Во-первых, есть риск забыть внести оплаченный корпоративной картой кофе в отчет, во-вторых — это смазывает картину: непонятно, то ли надо расходы на офис урезать, то ли собственнику пить меньше кофе на заправке.
  2. Проверяйте цифры. Когда смотрите отчет, обязательно сверяйте цифры с реальными показателями. Если по отчету остаток на конец периода 150 000 ₽, а на счету лежит только 30 000 — есть смысл проверить правильность заполнения отчета. Когда данные «на бумаге» и фактические данные не сходятся — отчет теряет всякий смысл.
  3. Ведите отчет регулярно. В идеале, вносить операции нужно каждый день. Если работаете со специальным сервисом — это произойдет автоматически, если с табличкой — придется делать это руками. Так у вас будет всегда актуальная финансовая картина и точно ничего не потеряется.

ДДС — только один из управленческих отчетов и он не даст полного понимания о финансовом здоровье компании. Но именно он — первый шаг к управленческому учету, который должен сделать каждый предприниматель.