Два способа перенести данные за прошлые периоды

Способ 1 — импорт через Excel. Вы выгружаете отчет ДДС из старого сервиса, приводите его к формату Adesk и загружаете одним файлом. Это быстрее и сохраняет структуру учета, если она была выстроена корректно в прошлой системе.

Способ 2 — восстановление учета по банковским выпискам. В этом случае вы загружаете исходные банковские операции или подключаете прямую интеграцию с банком и заново распределяете их по статьям прямо в Adesk. Это дольше, но позволяет одновременно провести аудит прошлого учета и перестроить структуру статей, когда старые регламенты устарели.

Если у вас уже есть отлаженная аналитика и вы доверяете цифрам — выбирайте первый способ. Если подозреваете ошибки в прошлом учете, меняете подход к классификации операций или просто хотите навести порядок — подойдет второй.

Способ 1: импорт через Excel

Это самый безопасный путь для переноса данных из другого сервиса, поскольку он сохраняет уже существующую структуру учета. Если в старой системе операции уже размечены по статьям и проектам, вам не придется распределять их вручную заново — Adesk подхватит эту разметку при импорте.

Шаг 1. Выгрузите данные из сервиса, где вели финучет

Сделать это можно через список операций — тогда вы получите весь пул движения денег, или через готовый отчет ДДС — в этом случае в выгрузке будут данные с итоговыми значениями по статьям на конец месяца.

Перед выгрузкой настройте фильтры: укажите период и, при необходимости, банковские счета и проекты.

Экспортируйте данные отчета в формате Excel-таблицы.

Шаг 2. Адаптируйте таблицу для Adesk

Чтобы данные, которые вы экспортировали из прошлой системы, загрузились корректно, нужно адаптировать таблицу к формату Adesk.

Для создания массива операций без распределения по структуре ДДС и ОПиУ, достаточно трех столбцов:

  • дата операции по банку;
  • сумма — без знаков, если это приходная операция, и со знаком «-», если расходная;
  • название или номер счета.

Дополнительно Adesk может распознать и другую информацию:

  • статью операции;
  • описание операции (назначение);
  • проект;
  • контрагента;
  • ваше ЮЛ;
  • дату начисления.

Чем больше из этого списка будет в файле, тем точнее Adesk сопоставит операции при импорте и тем меньше ручной работы останется после.

При подготовке таблицы к импорту можно ориентироваться на этот пример — это шаблон с корректными названиями столбцов и форматом данных.

Шаг 3. Импортируйте готовый файл

Перейдите в Операции → Импорт → Выбрать файл Excel.

При запуске Импорта сервис предложит сопоставить столбцы файла с полями Adesk. Если Импорт выполнен с ошибками, его можно отменить в том же разделе.

При импорте все необходимые сущности будут созданы автоматически — Adesk сам заведет контрагентов, добавит статьи и проекты, отразит банковские счета и ваши ЮЛ.

Для статей по умолчанию будет установлен операционный вид деятельности. Поправить статью можно в разделе Настройки → Статьи операций.

Что важно учесть

  • Сервис не распознает статью «Перемещение» по умолчанию. Объединить парные операции можно вручную или использовать правила автоматизации — этот вариант подходит для депозитных и овердрафтных счетов.
  • Необходимо внести остатки денег на счетах. Если вы загружаете данные через Excel, сервис не знает остатки денег на счетах на дату первой операции, поэтому внести начальные остатки на начало загруженного периода нужно вручную.
Обязательно проверьте, совпадают ли остатки в сервисе на конец периода — сделать это можно отчете о движении денежных средств, построив его на конкретные даты.
  • Импорт отразит исключительно денежные операции вашей компании, но не сформирует обязательства на основании Актов.

Если нужно отразить начисления без денег, есть три способа это сделать:

Вариант 1Вариант 2Вариант 3
Аналогичный импорт с плановыми операциями, то есть с датами в будущем, и подтвержденным начислением в «прошлом».

Это поможет отразить в ОПиУ необходимые начисления без денег, зафиксировать дебиторскую/кредиторскую задолженность с контрагентами и сформировать будущие денежные потоки в Платежном календаре.		Кастомные статьи начисления через ручной ввод или интеграцию с Google Sheets.

В Adesk можно кастомные поля в отчете ОПиУ — это позволит произвести начисление в ОПиУ по нужной статье здесь и сейчас и это же начисление учесть обязательством в Отчете о задолженностях и Балансе.		Adesk AI, который по запросу заполнит недостающие данные в сервисе, включая начальные остатки для Баланса, графики по Кредитам и другую информацию.

Попросите Adesk AI на основе вашего описания или файла внести в систему данные. Ассистент умеет обрабатывать таблицы, pdf и другие файлы.

Когда данные загружены, сравните основные отчеты из раздела «Аналитика» с отчетами из прошлого сервиса. Если все корректно, подключите прямые интеграции с банками и сервисами, чтобы упростить сбор данных, и в будущем полагайтесь на информацию из Adesk.

Способ 2. Восстановление по данным из банка

Этот вариант подойдет, если вы хотите не просто перенести цифры, а актуализировать учет.

Способ требует чуть больше времени, но позволит:

  • настроить учет на основе первичных данных, не искаженных аналитикой прошлого сервиса; 
  • пересобрать учет с новым набором статей, если ваши регламенты учета изменились;
  • сравнить отчетность одного и того же периода в двух системах и тем самым выявить ошибки в прошлом учете — по сути, провести внутренний аудит.

Шаг 1. Загрузите данные за прошлые периоды

Можно загрузить выписки или настроить прямую интеграцию с банками. Мы рекомендуем загружать данные за последний финансовый год, а не за всю историю существования компании — чем больше данных, тем больше времени потребуется для сверки и перераспределения с учетом тонкостей и регламентов бизнеса.

Шаг 2. Настройте учет под ваши требования

После загрузки операций распределите их по статьям и проектам. Сделать это можно несколькими способами:

  • Через мастера распределения операций. Он будет показывать операции одну за одной, чтобы вы могли присвоить им статьи и проекту. Тут же можно сразу создать правила автоматического распределения операций, чтобы в будущем это происходило автоматически. 
  • Через настройку правил автоматизации. Вы можете создать правила распределения операций по статьям и проектам, а потом — просто применить их к уже существующим операциям.
Например, можно настроить, чтобы всем расходным операциям с контрагентом «ИП Иванов» присваивался проект «Ремонт квартир», а если в назначении платежа есть слово «зарплата» — статья «ФОТ».
  • Через встроенный ИИ-агент Adesk AI. Вы можете попросить ассистента создать подходящую структуру статей для ДДС или ОПиУ, а после — распределить все операции по этой структуре. 

Когда операции загружены и распределены по статьям и проектам, добавьте плановые платежи и поступления. Сделать это можно через «Платежный календарь» в меню «Планирование» или через раздел «Операции» — вручную или с помощью импорта Excel-таблицы .

***

Если вы хотите актуализировать учет и при этом не потерять исторические данные, можно совместить оба способа: прошлые периоды загрузить с помощью таблицы Excel, а для последнего месяца/квартала/финансового года использовать исходные данные из банков.

Не сошлись остатки, не получается настроить правило автоматизации или появились другие вопросы — пишите в чат Службы заботы. Поможем разобраться 💙