Фотоиндустрия в России начала набирать обороты сравнительно давно — люди прониклись качественными фотографиями, сделанными в красивых местах и с профессиональным освещением. Развитие социальных сетей повлекло за собой бурный рост количества фотографов и фотостудий по всему миру — Россия не осталась в стороне.

О Dvenadzat' Studio

Герои нашей статьи основали фотостудию Dvenadzat' 2 года назад и внесли большой вклад в фотоиндустрию России — 10 залов в Москве и грандиозные планы по увеличению этой цифры.

Но с серьезными планами приходит и серьезная ответственность — наличие 10 залов подразумевает около сотни транзакций в день, а также необходимость отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженности. Екатерина и ее коллега, основатели фотостудии Dvenadzat', позаботились об управленческом учете вовремя.

«Первое время, мы вели учет в экселе. На самом деле у нас достаточно компетенций в эксель-таблицах, поэтому на первых этапах он выполнял все наши базовые задачи»
Екатерина, Dvenadzat' Studio

Тем не менее, бизнес продолжал активно расти, количество сотрудников и залов росло, а следовательно росло и количество транзакций за день. Заносить по сотне транзакций каждый день и распределять их по 10 залам в формате эксель-таблиц стало довольно трудозатратно, поэтому было принято решение использовать другой инструмент для управленческого учета.

20% усилий дают 80% результата

Мы не зря упоминаем известный закон Парето — в случае фотостудии наших героев, этот закон подтверждается наилучшим образом, ведь 20% постоянных посетителей приносят компании 80% выручки. 

Тем не менее, в таких условиях очень важно понимать, какой из посетителей приносит больше всего выручки, а также с кем из посетителей стоит сотрудничать более активно. 

Помимо этого, было жизненно необходимо сконцентрировать все данные о бизнесе в одном месте, а не в разных эксель-файлах. В условиях, когда в компании есть много линейных сотрудников, необходимо организовывать более универсальный доступ к информации для каждого отдельного человека. 

Ну и не забываем про те самые 100 транзакций в день. Учитывая факт, что часть этих транзакций идут наличкой, студии Dvenadzat' требовалась должная автоматизация.

Внутри команды было принято попробовать перенести весь управленческий учет в Adesk

Польза в кратчайшие сроки

Внедрение Adesk в жизнь фотостудии не заняло много времени. Ребята импортировали все данные, настроили правила автоматизации и уровни доступа для линейных сотрудников и очень быстро ощутили пользу этого решения.

«Мы сумели существенно сократить время на управленческий учет, а также оптимизировать работу каждого из наших сотрудников»

Помимо этого, Екатерина и компания активно пользуются инструментами «Платежный календарь», «Отчет о движении денежных средств» и анализируют общую картину бизнеса с помощью графиков и виджетов на рабочем столе.

Рабочий стол сервиса Adesk

На текущий момент, компании удалось оптимизировать следующие аспекты:

  • Автоматизировать разнесение операций по статьям, контрагентам и проектам благодаря правилам автоматизации
  • Сократить время на управленческий учет за счет наличия всей информации в одном месте
  • Распределить права доступа между всеми сотрудниками, чтобы каждый из них имел доступ только к «своим» данным
  • Определить наиболее рентабельные залы и самых прибыльных посетителей
  • Улучшить планирование и прогнозирование кассовых разрывов 

Фотостудия Dvenadzat' еще продолжает оптимизировать процессы своего управленческого учета, однако уже сейчас видны качественные улучшения, которые приносят свои плоды.