Что такое финансовый аутсорсинг

Финансовый аутсорсинг — это делегирование подрядчику определенных финансовых задач. Финансовые задачи — не только и не столько бухгалтерия, сколько планирование, бюджетирование и управление денежными потоками, то есть управленческий учет. При финансовом аутсорсинге всем этим занимается профильная организация или лицо с необходимой квалификацией.

Некоторые услуги в сторонних организациях заказывают ситуативно. Например, финансовый аудит компании или консультацию по какому-то узкому, сложному вопросу.

На постоянной основе чаще всего делегируют:

  • ведение бухгалтерского учета: работу с первичной документацией, авансовые отчеты, составление регулярной отчетности;
  • вопросы, связанные с кадрами: расчет и выплату зарплаты, других вознаграждений, компенсаций, взаимодействие с банками по вопросам оформления зарплатных проектов;
  • расчет и уплату налогов по текущей деятельности;
  • составление и анализ финансовой отчетности;
  • управленческий учет: бюджетирование и прогнозирование, управление денежными потоками, контроль и оптимизацию затрат, финансовое планирование.

Зачем нужен финансовый аутсорсинг

Когда организация обращается к финансовому аутсорсингу, она обычно преследует одну из двух целей: сэкономить время для стратегических бизнес-задач или получить качественные услуги без оформления сотрудников в штат.

Пример: небольшая компания занимается производством и установкой кухонных гарнитуров. Бухгалтерию ведет штатный сотрудник, управленческий учет — владелец компании.

В ближайших планах у предприятия:

  • расширение ассортимента;
  • открытие новых точек;
  • сотрудничество с новыми поставщиками;
  • запуск программы лояльности.

Чтобы это реализовать, владельцу необходимо передать часть финансовых задач на нового сотрудника или отдать аутсорсеру. Поиск финансиста в штат и его адаптация займут, вероятно, больше времени, нежели подбор подходящего подрядчика, поэтому финансовый аутсорсинг в такой ситуации — оптимальное решение.

Плюсы финансового аутсорсинга

Сокращение расходов. Нанять штатного бухгалтера, финансового аналитика и других специалистов — это дорого. Помимо зарплаты, необходимо учитывать расходы на обучение, налоги, оборудование рабочих мест и программное обеспечение. Специализированная компания предоставляет комплексную услугу, экономя ваши время и деньги на поиск и содержание штатного сотрудника. 

Доступ к услугами ведущих специалистов. В компании может не быть денег на опытного финансиста в штат, в таком случае услуги профессионала на аутсорсе обойдутся дешевле. Кроме того, аутсорсеры постоянно прокачивают знания и следят за изменениями в налоговом и бухгалтерском учете. У них лучше насмотренность и больше вариантов решений.

Свободное время для стратегических задач. Для владельцев малого и среднего бизнеса финансовая деятельность — часто второстепенная задача. В то же время ошибки в управлении финансами могут привести к серьезным последствиям. Аутсорсинг освобождает предпринимателей от финансовой рутины.

Снижение рисков. Погрешность в расчетах может привести к налоговым проблемам, штрафам или потере доверия со стороны партнеров. Аутсорсинговые компании, как правило, имеют строгие стандарты качества и отлаженные рабочие процессы.

Регулирование нагрузки на штат. Иногда бизнес связан с сезонностью, и количество финансовых операций сильно колеблется в течение года. Финансовый аутсорсинг помогает распределить нагрузку, не перегружать кадры и не нанимать новых сотрудников. 

Доступ к передовым технологиям. Специализированные компании, как правило, работают на актуальном ПО. Современные программы позволяют владельцам бизнеса в режиме реального времени контролировать финансовые потоки, получать отчеты и анализировать показатели.

Минусы финансового аутсорсинга

Утечка данных. Финансовая информация — это конфиденциальные данные компании. Важно выбрать исполнителя, который обеспечит их надежную защиту.

Зависимость от подрядчика. После передачи финансовых вопросов аутсорсеру компания уже не контролирует каждый шаг в этой сфере так же тщательно, как раньше. В определенной степени она зависит от подрядчика. А если договор с аутсорсером расторгается, сложно быстро подхватить текущие процессы, когда в штате нет специалиста.

Качество услуг. Иногда исполнители не обладают высоким уровнем компетентности. Они могут совершать ошибки, которые чреваты штрафами и потерей доверия партнеров.

Нет глубокого погружения и тесного взаимодействия. Сторонний специалист не сможет постоянно присутствовать в компании, чтобы оперативно решать срочные вопросы. Он не будет на таком же уровне, как штатный сотрудник, погружен в корпоративную культуру и коммуникацию.

Кому подходит финансовый аутсорсинг

Чтобы вам проще было принять решение, мы составили небольшой чек-лист:

Финансовый аутсорсинг будет полезенФинансовый аутсорсинг не подойдет
Вы хотите получать доступ к экспертным услугам, но содержать полноценный финансовый отдел пока не готовы. Принципиально важен высокий уровень лояльности к компании, понимание ее ценностей и корпоративной культуры, ваши сотрудники — сплоченное сообщество близких по духу людей.
Назрела необходимость оптимизировать внутренние процессы.Для вас на первом месте возможность все контролировать и оперативно получать информацию из первых рук.
Компания активно растет, поэтому управленческая команда должна сфокусироваться на стратегии, а не на финансовых вопросах.Есть секретная информация, утечка которой нежелательна, либо вы изначально не готовы раскрывать детали бизнеса.
Вам не нужен финансист на постоянной основе, но периодически возникает необходимость во временной передаче финансового учета.В компании очень сложные внутренние процессы, которые на текущем этапе невозможно или нецелесообразно менять.

Есть случаи, когда аутсорсинг невозможен. Например, компания занимается инвестициями в проекты с высокой долей неопределенности, у нее нестандартные условия финансирования или предприятие работает со сведениями, относящимися к государственной тайне. Также это неактуально для стартапа в сфере IT, который еженедельно меняет стратегию и перераспределяет бюджеты —таким компаниям критически важна скорость и гибкость в моменте.

Как выбрать подрядчика

Если вы приняли решение, что финансовому аутсорсингу быть, следующий шаг — выбор надежного партнера. Вот несколько рекомендаций:

  • Изучите репутацию. Оцените опыт работы компании, почитайте отзывы. Если есть возможность, побеседуйте с клиентами подрядчика, в том числе с бывшими.
  • Проверьте квалификацию специалистов. Попросите документы, подтверждающие уровень их компетентности, и убедитесь, что исполнитель понимает специфику вашего бизнеса.
  • Тщательно проработайте договор. В нем должно быть четко указано, какие услуги и в какие сроки оказывает аутсорсер. Пропишите все условия сотрудничества, включая ответственность подрядчика за ошибки, порядок возмещения причиненного ущерба и условия расторжения договора.
  • Обговорите внештатные ситуации. Исполнитель должен во время и в полном объеме оказывать услуги даже в случае болезни, отпуска или увольнения закрепленного за вашей компанией сотрудника.
  • Проверьте технологическую базу. Подрядчику следует использовать современные системы управления финансами, чтобы вы имели доступ к актуальной информации в режиме реального времени.
  • Убедитесь в безопасности. Узнайте, как компания-подрядчик обеспечивает конфиденциальность и защиту информации.

Финансовый аутсорсинг может стать эффективным инструментом малого и среднего бизнеса, так как открывает доступ к качественным услугам и освобождает время для стратегических задач. Главное — учитывайте особенности вашей компании и внимательно подходите к выбору подрядчика.