Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот или ЭДО — это обмен документами с партнерами, поставщиками, сотрудниками, клиентами или государственными органами в электронном виде.

С помощью ЭДО можно отправить клиенту счет на оплату, подписать договор с подрядчиком или даже направить отчет в государственные органы.

В зависимости от того, с кем конкретно вы обмениваетесь документами, выделяется 3 вида ЭДО:

  1. Внутренний — обмен документами внутри компании. Например, отправка отчетов, договоров, счетов в пределах организации. Для этого вида документооборота нет правил или государственных норм, поэтому каждая компания сама решает, как передавать документы — где-то сотрудники используют электронную почту, где-то специальные сервисы ЭДО, где-то — облачные папки совместным доступом.
  2. Внешний — обмен документами с другими организациями/людьми. Сюда входит, например, отправка договора клиенту или передача акта поставщику. Внешний ЭДО уже более регламентирован — документы должны как минимум соответствовать требованиям контрагента, с которым вы ими обмениваетесь. Как максимум — соблюдать требования законодательства.
  3. Государственный — обмен документами с государственными органами. По сути, это тоже внешний документооборот, только второй стороной выступает, например, ФНС, Росстат или Пенсионный фонд.

Внешний (в том числе, государственный) ЭДО осуществляется с помощью специальных сервисов, а компании, которые их предоставляют, называются операторами ЭДО. Сервисы могут быть коробочными (устанавливаться на компьютер) или облачными — работать через интернет.

Почти все процессы в сервисах ЭДО автоматизированы, поэтому передача документов операторами занимает всего несколько секунд:

После отправки документа, его получает ваш оператор ЭДО и перенаправляет оператору ЭДО, с которым работает вторая сторона, и уже потом документ направляется к самому получателю

В результате у каждой стороны есть подписанный экземпляр документа, который имеет такую же юридическую значимость, как его бумажная версия.

Для работы с ЭДО вам потребуется электронная подпись — специальный цифровой код, который является аналогом вашей личной. Подпись может быть простой (ПЭП) — она подойдет для внутреннего документооборота, или квалифицированной (КЭП) — она нужна для обмена документами с контрагентами и государственными органами.

НЭП (неквалифицированная электронная подпись) тоже может применяться для внешнего ЭДО, однако в этом случае вам нужна подписать с контрагентами дополнительно соглашение и зафиксировать юридическую силу такой подписи.

Кому нужен электронный документооборот

Электронный документооборот помогает бизнесу оптимизировать процесс обмена документами, сэкономить время и упростить работу, поэтому он будет полезен для любой компании — будь то небольшое маркетинговое агентство или крупный холдинг.

Рекомендуется присмотреться к ЭДО, если вы:

  • работаете со счетами-фактурами;
  • часто подписываете документы с контрагентами из других регионов;
  • имеете большой штат сотрудников и много внутренних процессов.

Также есть компании, которым вести электронный документооборот обязательно, например, тем, кто занимается продаже маркированных товаров или планирует участвовать в госзакупках.

Некоторые компании обязывают использовать ЭДО для сдачи отчетности в государственные органы. Например, если у вас ИП на УСН и среднесписочная численность работников превышает 100 человек, вы можете подать декларацию только в электронном виде.

Помимо того, что электронный обмен документами помогает соблюдать требования законодательства, он также:

  • Ускоряет процесс заключения сделок и экономит время. Не нужно ждать, пока Почта России или курьерская служба доставят документы — можно подписать их за пару минут и сразу отгружать товары или оказывать услуги.
  • Систематизирует работу с документами. Вам не нужно организовывать архив и следить за порядком. Договоры, счета-фактуры, акты, отчеты будут храниться в одном месте, не потеряются и при необходимости легко найдутся.

Использовать ЭДО могут компании, индивидуальные предприниматели, самозанятые — все, кому необходимо обмениваться документами для осуществления деятельности.

Какой сервис ЭДО выбрать

Если вы хотите использовать сервис ЭДО исключительно для обмена документами внутри компании, присмотритесь к СЭД — системам электронного документооборота. Они разработаны специально для внутреннего документооборота и позволяют организовать делопроизводство внутри компании. К таким системам относятся, например, EnDocs или Directum RX.

Для компаний, которые планируют с помощью сервиса ЭДО обмениваться документами с контрагентами и госорганами, существует перечень ФНС — в нем собраны операторы электронного документооборота, а также их основные характеристики.

При выборе сервиса обращайте внимание на:

  • Роуминг с другими операторами. Роуминг — это возможность передавать документы контрагентам, которые пользуются другим операторам ЭДО. Какие-то системы интегрируются с большинством популярных сервисов, что дает практически неограниченные возможности обмена, другие — замкнуты сами в себе.
  • Демо-доступ. Хорошо, если оператор предлагает демо-доступ или бесплатный тариф — так вы сможете изучить интерфейс и возможности на практике. Чем проще программа — тем легче вам будет внедрить ее и обучить сотрудников.
  • Тарифы. Если бюджет ограничен, обратите внимание на сервисы ЭДО, где есть разные варианты тарифов, например, бесплатные входящие и пакеты исходящих документов.
  • Дополнительные функции. Посмотрите другие возможности, которые важны конкретно для вашего бизнеса, например, обмен документами с Казахстаном или передача отчетности в ФНС (ее поддерживают не все сервисы ЭДО).

Внедряем электронный документооборот в компании за 5 шагов

Шаг 1. Подготовительный

Поставьте цели и задачи перехода на ЭДО, пообщайтесь с контрагентами и убедитесь, что им подходит электронный документооборот, определите, какие документы вы будете вести электронно, а какие так и останутся в бумажном виде.

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО и заключите договор

Изучите перечень ФНС, почитайте отзывы на сервисы, поспрашивайте знакомых предпринимателей, запросите демо-доступ, чтобы изучить разные варианты.

Особое внимание уделите тарифам — у сервисов разное ценообразование и выбор подходящего будет зависеть от потребностей конкретного бизнеса. Например, если у вас небольшой розничный магазин, вам подойдет тариф с бесплатными входящими документами и оплатой за исходящие поштучно.

После выбора оператора вам нужно оставить заявку на подключение и заключить договор — это ваша гарантия, что документы в безопасности.

Шаг 3. Организовать переход на электронный документооборот

Если у вас еще нет электронной подписи, ее нужно получить. Подпись выдается на человека, например, руководителя компании или сотрудника, и оформляется через специальные аккредитованные центры.

Для внутреннего документооборота достаточно ПЭП, для внешнего и государственного потребуется КЭП.

Шаг 4. Обучите сотрудников

Если работать в системе будете не только вы, организуйте доступ сотрудников к сервису и обучите работе в программе.

Пропишите регламент работы с электронными документами для себя и сотрудников — это поможет быстрее перейти на новый инструмент и избежать саботажа со стороны команды.

Шаг 5. Сообщите контрагентам о перехода на ЭДО

Если в договоре с действующими контрагентами не указана возможность электронного документооборота, заключите с ними дополнительное соглашение. При подписании новых договоров добавляйте в них пункт об использовании ЭДО.

Если контрагенты работают в других системах, вам нужно «подружиться» с ними — отправить приглашение. Для работы внутри одного сервиса ЭДО никаких дополнительных действий не нужно — можно сразу обмениваться документами.