Коротко: дебиторская задолженность — это деньги, которые должны компании клиенты, поставщики, сотрудники или другие контрагенты. Кредиторская задолженность — наоборот, обязательства самой компании перед поставщиками, сотрудниками, налоговой, клиентами или банками. Обе задолженности важно контролировать: дебиторка показывает, где зависли деньги бизнеса, а кредиторка — какие платежи нужно закрыть и когда.

Что такое дебиторская задолженность и ее виды 

Дебиторская задолженность, ДЗ, дебиторка — это все, что должны вашей компании другие фирмы, люди, государство.

Например, вы оказали услугу клиенту, а он еще не произвел оплату, так как по договору у него есть на это 10 дней. Все это время будет числиться дебиторка. Она может существовать несколько часов, дней или месяцев, а может висеть годами и искажать реальные финансовые показатели.

В управленческом учете дебиторку можно классифицировать по четырем признакам. Это нужно, чтобы было проще понять, какие долги будут возвращены в ближайшее время, где уже есть просрочка и с чем нужно работать в первую очередь.

По сроку погашения: здесь смотрят, когда контрагент должен закрыть долг перед компанией:

  • краткосрочная ДЗ — срок погашения не превышает 12 месяцев;
  • долгосрочная ДЗ — долг должны погасить более чем через год.

По состоянию обязательства: эта классификация показывает, наступил срок оплаты или нет:

  • нормальная дебиторка — срок оплаты еще не подошел;
  • просроченная дебиторка — срок оплаты прошел, но деньги компания не получила. 

По типу должника: дебиторами могут быть:

  • покупатели — если получили товар или услугу, но еще не оплатили;
  • поставщики — если компания перечислила аванс, но еще не получила товар или услугу;
  • государство — например, если есть переплата по налогам;
  • работники — если получили заем, подотчетные деньги или аванс за работу, которую еще не выполнили.;
  • учредители — если не внесли свою долю в уставный капитал. 

Также должниками могут быть арендаторы, подрядчики и другие контрагенты — все зависит от того, кому и на каких условиях компания передала деньги, товары или услуги.

По вероятности погашения: здесь оценивают, насколько реально получить деньги:

  • сомнительная дебиторка — долг могут погасить, а могут и не погасить. Например, если у должника нет денег, залога или банковской гарантии;
  • безнадежная дебиторка — долг, который компания, скорее всего, уже не получит. Например, если должник обанкротился.

Как управлять дебиторской задолженностью

В управлении дебиторкой главное — не допустить ситуацию, когда долг станет проблемой. Для этого:

Проверяйте контрагентов до сделки, особенно, если сумма крупная или клиент просит отсрочку. Посмотрите открытые данные о компании, судебные споры, финансовое состояние, историю работы с другими поставщиками. Если риски высокие, можно сократить срок отсрочки, попросить предоплату или отказаться от сделки.

Читайте также: Проверка контрагентов: что нужно знать предпринимателю

Прописывайте условия оплаты в договоре. Укажите срок оплаты, порядок напоминаний, штрафы и пени за просрочку. Если клиент оплачивает товар или услугу позже, это тоже можно учитывать в цене: пока деньги не поступили, компания фактически финансирует контрагента за свой счет.

Назначьте ответственных за оплату. Долгами не должны заниматься «когда вспомнили». Закрепите правило: кто проверяет сроки, когда пишет клиенту, когда звонит, когда передает вопрос руководителю или юристу. Так просрочки не будут теряться между отделами.

Следите за датами погашения. Удобно вести реестр задолженностей: контрагент, сумма, срок оплаты, статус долга, ответственный и следующий шаг. В некоторых компаниях премию менеджерам начисляют не после подписания договора, а после поступления денег — так у сотрудников появляется мотивация доводить сделку до оплаты.

Оценивайте, что делать с долгом дальше. Если сумма небольшая, а взыскание займет больше времени и денег, долг иногда проще списать в управленческом учете. Если сумма крупная, можно рассмотреть продажу задолженности по договору уступки права требования: компания получит меньше первоначальной суммы, но вернет хотя бы часть денег и уберет проблемный долг из отчетов.

Что такое кредиторская задолженность и ее виды 

Кредиторская задолженность, кредиторка, КЗ — это ваши обязательства перед другими компаниями, физлицами, государством.

Например, если вы получили услугу или товар, вам выставили счет, а вы еще не оплатили — за вами числится кредиторская задолженность. Также кредиторкой считается, например, задолженность перед работниками, когда месяц закончился, а зарплату они еще не получили.

Кредиторская задолженность делится на виды по разным признакам:

  • По сроку погашения — краткосрочная или долгосрочная: до 12 или свыше 12 месяцев соответственно. 
  • По источнику возникновения — внутренняя, например перед сотрудниками, или внешняя — перед другими компаниями, клиентами, поставщиками. 
  • По вероятности погашения — основная, когда вы собираетесь закрыть задолженность, или безнадежная — если срок оплаты давно истек, но компания, которой вы должны закрылась или простила долг. 

Как управлять кредиторской задолженностью

Кредиторку, как и дебиторскую задолженность, важно контролировать, иначе можно прийти к неприятным последствиям — получить штрафы, претензии, испорченные отношения с контрагентами. Чтобы не допустить этого:

Сравнивайте кредиторку с ожидаемыми поступлениями. Если клиенты платят позже, а поставщикам, сотрудникам и налоговой нужно платить сейчас, может возникнуть кассовый разрыв. Поэтому кредиторку важно смотреть вместе с дебиторкой: так будет понятнее, какие платежи бизнес выдержит, а где нужно заранее искать решение.

🗓 Минимизировать риск кассового разрыва можно с помощью платежного календаря. Это инструмент, куда собственник или финансист вносят все информацию о будущих платежах и поступлениях, и видят, какие обязательства нужно закрыть в ближайшее время и хватит ли на них денег.

👉 Скачать готовый шаблон можно по этой ссылке

Расставляйте платежи по приоритету. В первую очередь учитывайте обязательные и критичные платежи: зарплату, налоги, аренду, кредиты, расчеты с ключевыми поставщиками и долги, за просрочку которых предусмотрены штрафы. Так проще не потратить деньги на второстепенные расходы, если скоро предстоит закрывать важные обязательства.

Заранее договаривайтесь об отсрочке. Если понимаете, что не успеваете оплатить счет в срок, не ждите просрочки. Свяжитесь с контрагентом, объясните ситуацию и предложите новый срок или частичную оплату. Договориться обычно проще до того, как долг стал просроченным.

Часто задаваемые вопросы про дебиторскую и кредиторскую задолженность

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской? Дебиторка — это деньги, которые кто-то должен вашей компании. Кредиторка — обязательства вашей компании перед кем-то: поставщиками, сотрудниками, налоговой, клиентами или другими контрагентами.

Почему дебиторская задолженность опасна для бизнеса? Если деньги долго не поступают, они выпадают из оборота и со временем обесцениваются. Компания может столкнуться с нехваткой средств на зарплату, налоги, закупки или другие обязательные платежи.

Какие риски для бизнеса несет кредиторская задолженность? При добросовестном исполнении обязательств кредиторка не опасна для компании. Риски наступают, когда компания не платит вовремя. Просрочки грозят потерей репутации и доверия среди контрагентов, инвесторов, сотрудников и банков, а также получением штрафов.

Зачем дебиторку и кредиторку нужно анализировать вместе? Поступления и платежи связаны между собой, если клиенты заплатят позже, компания не сможет вовремя рассчитаться с поставщикам, сотрудникам или налоговой.

Где вести учет дебиторской и кредиторской задолженности? На старте можно вести реестр задолженностей и платежный календарь в таблицах. Когда контрагентов, проектов и платежей становится больше, удобнее использовать сервис управленческого учета: там можно видеть задолженности, платежи, отчеты и финансовую картину бизнеса в одном месте.

В качестве такого сервиса рекомендуем Adesk. В нем автоматизирован учет задолженностей, а также есть разные управленческие инструменты — отчеты, платежный календарь, бюджетирование. Благодаря интеграциям с банками и учетными программами не нужно вручную собирать информацию по платежам и сводить ее в таблицы. Операции автоматически загружаются из банков, распределяются по статьям, а на их основе Adesk формирует отчеты и графики.

👉 Попробуйте все возможности Adesk бесплатно 14 дней по этой ссылке