Мы в Kaiten постоянно публикуем истории успеха наших клиентов. Для этого погружаемся в их процессы и видим, с какими проблемами сталкиваются коллеги по цеху. Кроме того, я и сам в маркетинге с 2014 года. За это время на себе прочувствовал все прелести и факапы в работе с наемными сотрудниками и аутсорсом. С удовольствием поделюсь с вами опытом. 

Сотрудники в штате

Многим предпринимателям сотрудники в штате дают чувство спокойствия: вот они, тут, рядом. Можно всегда проконтролировать, как идет работа, задать вопрос или обсудить стратегию будущего развития. 

Именно из этих приятных ощущений вытекают плюсы работы
со штатными специалистами:

  • Уровень вовлеченности в работу. Штатный сотрудник – это часть команды. Он знает все о вашем продукте, погружен в текущие процессы, не распыляет свое внимание на сразу несколько клиентов/проектов/заказчиков. 
  • Маневренность и скорость принятия решений. Собственный специалист легко подстраивается под обстоятельства, может оперативно внести правки в работу и в целом ему проще принимать какие-то ситуативные решения. Например, штатный PPC-маркетолог может быстро поменять креативы или изменить заголовки рекламных объявлений.
  • Контроль и понятные рычаги воздействия. Руководителю легче отслеживать процесс работы, оценивать эффективность сотрудника и воздействовать на него, если что-то идет не так. С внешними специалистами взаимодействовать зачастую сложнее и дольше. 

Но не спешите укомплектовывать штат – сначала изучите минусы:

  • Сложность расчета затрат. Кроме зарплаты сотруднику нужно платить отпускные, больничные, декретные, а еще потратиться на обустройство рабочего места, обучение и разные дополнительные бонусы, если они предусмотрены. Считать затраты на ФОТ довольно сложно, особенно если у вас нет бухгалтера, а весь финучет завязан на табличках. 
  • Оплата даже во время «простоя». Если в компании нестабильный поток задач, а специалист работает на окладе, платить ему все равно придется – и зарплату, и отпускные, и больничные. 
  • Сложность масштабирования. Рабочий день штатных сотрудников не резиновый – рано или поздно они достигнут потолка задач. Поэтому если вы решите расширяться, пробовать что-то новое, повышать обороты, открывать новые точки, придется пополнять штат и снова нести все затраты, связанные с рабочим местом и ФОТ. 

Работа с внешним подрядчиком

Внешние подрядчики – это те специалисты, которые не являются частью вашей компании. С ними работают по договору или даже на условиях устной договоренности. 

Всех внешних специалистов можно условно разделить на 2 категории:

  • Аутсорсинговые компании. В этом случае вы передаете непрофильные задачи сторонним организациям. Например, в компании может не быть собственного бухгалтера – всю отчетность готовит специалист на стороне. Чаще всего аутсорс – это про долгосрочное сотрудничество, а не разовые задачи. 
  • Фрилансеры. Это специалисты, которые работают соло. Обычно на фриланс отдают разовые задачи, которые не требуют систематического решения, например, отрисовать креативы для рекламы или написать текст для e-mail-рассылки. 

В случае работы с внешними специалистами тоже не всё однозначно. 

Начнем с плюсов:

  • Экономия финансов компании. Внешнего специалиста не нужно «содержать» — обустраивать его рабочее место, оплачивать больничные и отпуск. Исключение – специалисты, работающие по ГПХ, которые с 2023 года имеют право на больничные и декретные. В остальных случаях эти затраты – не ваша головная боль. Считать траты на внешних подрядчиков проще, так как статей расходов тут меньше. 
  • Можно найти специалистов на любую задачу. Аутсорсинговые компании и разные агентства обычно укомплектованы разноплановыми специалистами, способными решить даже самую неординарную задачу. Можно, например, заключить договор с финансовым директором, который посчитает вам операционный рычаг или найти программиста для разработки приложения. Это особенно выгодно, когда задачи разовые, не требующие постоянной работы. 

С плюсами все ясно — теперь о минусах:

  • Слабое погружение в продукт. Чаще всего внешние специалисты не могут тратить много времени на погружение в продукт, его особенности, возможности. В итоге задачи выполняются поверхностно, а иногда даже с ошибками из-за незнания бизнеса заказчика. 
  • Риск столкнуться с непрофессионализмом. Такое встречается и со штатными специалистами, но с ними правда открывается быстрее. Внешний подрядчик может потратить ваше время и деньги, а вы только потом узнаете, что он ничего не смыслит в поставленной задаче. Минус решается тщательным отбором фрилансеров или компаний, но зачастую никто не хочет тратить на это много времени. 
  • Сложность коммуникации и внесения правок. Оперативно внести правки или поменять вектор с внешним подрядчиком не получится из-за сложности коммуникации. В случае с аутсорсинговыми компаниями найти конечного специалиста не всегда просто – нужно пробираться через маркетолога, менеджера или еще кого-то. А фрилансеры – вообще вольный народ и могут работать по любому графику, например, ночью. И если спец не срывает дедлайны – вы не можете ничего ему сказать.
На аутсорсе ты платишь за фактически выполненную работу по установленному прайсу. Если направление теряет актуальность, можно спокойно закрыть его и сфокусироваться на других задачах с другими подрядчиками. Риски тоже есть. Не всегда с первого раза получается найти исполнительных подрядчиков, которых не нужно пушить каждый день. Однако, это решаемо. 

Штатный или внешний специалист – что выбрать

Выбирая между штатными и внешними специалистами нужно учитывать размеры компании, бюджет, постоянство задач, планы компании на ближайшее будущее.

Если у вас иногда возникают разовые задачи и вы не можете обеспечить полную загрузку штатному специалисту – передайте их фрилансеру. В этом случае должно быть полное понимание результата и внятное ТЗ – без этого набора вы рискуете получить неудовлетворительный результат. Мы же помним, что подрядчики не могут как следует погрузиться в ваш продукт. 

Если у вас есть постоянные, но непрофильные задачи – их можно передать на аутсорс. Например, это могут быть бухгалтерские услуги, инфлюенс-маркетинг, работа с платным трафиком. Так вы сэкономите ресурсы компании, но при этом получите постоянно выполняющиеся задачи. 

Если в компании есть постоянные задачи, для которых важно понимать нюансы продукта, выгоднее нанять специалиста в штат или даже собрать отдельную команду. На долгосрочной дистанции такой вариант принесет вам больше прибыли, даже несмотря на сопутствующие затраты в виде обустройства рабочего места, зарплаты и соцпакета. Конечно, это актуально при условии тщательного отбора сотрудников. 

Идеальный вариант для малого и среднего бизнеса – совмещать штатных и внешних специалистов. Для регулярных задач с полным погружением в продукт собираем команду, а разовые или непрофильные задачи передаем на внешку. Иногда можно отдавать сторонним компаниям даже профильные задачи – актуально, когда нужно разгрузить сотрудников в штате. 

Например, мы в Kaiten совмещаем штат и подрядчиков. Внешние ресурсы чаще всего привлекаем для проверки гипотез. Если идея приносит компании пользу, мы думаем, как сделать лучше: оставить задачу на аутсорсе или нанять сотрудника в штат. 

А еще, штатные сотрудники обладают высокой экспертизой и их время стоит дорого. Поэтому мы передаем подрядчикам рутинные задачи.

Как организовать работу специалистов: 3 совета от Kaiten

Неважно, какой вариант вы выбрали: укомплектовать штат всеми нужными сотрудниками, совмещать штат и аутсорс, или вообще передать все задачи подрядчикам. В любом из случаев важно организовать работу так, чтобы между специалистами была налажена связь, а вы, как руководитель, могли отслеживать процесс работы. 

Совет 1. Создайте удобное пространство контроля и систематизации задач

Таким пространством может выступать даже простая таблица в Excel, ну или более современное решение – таск-трекер. Таблица подойдет компаниям с небольшим количеством задач и сотрудников. Если команда большая, включает и штатных специалистов, и подрядчиков, то удобнее использовать специальный таск-трекер. Это сервисы, в которых можно создавать доски для визуализации работы. Например, самостоятельно создавать задачи на доске или дать доступ сотрудникам — как вам будет удобнее. 

Чтобы понять, чем занимаются работники – внутренние или внешние, достаточно взглянуть на доску. Так вы сразу увидите, укладываются ли сотрудники в дедлайн, требуется ли вмешательство руководителя, нужно ли подвинуть какие-то несрочные задачи. 

Я работаю с внешними работниками так, будто бы это штатные сотрудники: предоставляю необходимые материалы, прозрачно ставлю задачи и дедлайны. А исполнение и времязатраты контролирую с помощью доски в Kaiten. 

Представьте, что вы наняли трех дизайнеров-фрилансеров. Как отслеживать, чем занят каждый из них и, главное, ничего не забыть? Можно обрывать мессенджеры и спамить на почту, а можно просто завести три дорожки на доске таск-трекера – по одной для каждого дизайнера. 

За пару секунд вы поймете, что Ваня ждет оплату и поэтому не берет новые задачи, а Маша активно трудится над обложкой для статьи в блог

Совет 2. Сведите коммуникацию в одно место

Важно, чтобы все члены команды: и внешние, и внутренние, могли легко связаться друг с другом. Для этого необходимо создать единую коммуникационную среду – на почте, в мессенджере или таск-трекере. 

Дополнительным бонусом к слаженности и эффективности разномастной команды будет что-то вроде базы знаний. В отдельные файлы можно собрать информацию о продукте, целевой аудитории, порядке работы над задачами. Организовать такую базу знаний можно в облачном хранилище, например, Nuclino, или использовать таск-трекер, если он поддерживает такую возможность. 

Совет 3. Отслеживайте время на выполнение задач 

Следите за временем, которое уходит у специалистов на выполнение тех или иных задач. Это поможет планировать сроки и ориентироваться в будущих задачах, например, понимать, за сколько до дедлайна нужно скинуть задачу дизайнеру, чтобы он успел ее выполнить. 

Фиксировать время можно с помощью отдельного софта или засекать время в таск-трекерах, если такая функция предусмотрена.

Так выглядит учет времени в Kaiten. При работе с задачами сотрудники запускают таймер, а сервис считает, сколько времени фактически ушло на работу

Налаженные рабочие процессы — маст-хэв как для работы с внешними сотрудниками, так и штатной командой. При необходимости вы сможете быстро адаптироваться к любой ситуации: переезду ключевых сотрудников, делегированию новых задач на аутсорс, полному переходу на удаленный формат или зомби-апокалипсису.

Если хотите визуализировать работу штатных и внешних специалистов, попробуйте Kaiten бесплатно. 30 дней после регистрации вам будут доступны все базовые функции для управления задачами и документами. Давайте вместе превратим хаос в порядок!