Бизнес-карта и ее особенности 

Бизнес-карта — это дебетовая или кредитная карта, которая привязана к расчетному счету ИП или организации. Она нужна для оплаты расходов компании. 

Лимит по выдаче наличных по дебетовой карте — 170 тысяч в сутки. У кредитной карты же обычно есть лимит, например, у Сбера — это 1 миллион. 

Условия использования бизнес-карт для организаций различаются: 

Для ИП: может тратить деньги с бизнес-карты как на себя, так и на компанию. У предпринимателя есть возможность оплачивать и сырье для товаров, и бензин для личного автомобиля, и новые кружки в офис. 

Для юридических лиц: может оплачивать только нужды компании, личные — нет. Деньги с карты должны идти на обслуживание офиса, командировочные, но не оплату отдыха или нового компьютера для сына. 

От обычных дебетовых карт, которыми пользуются физлица, бизнес-карты тоже отличаются. Собрали основные отличия в таблицу: 

Сравнение обычных и бизнес-карт по 4 критериям

Бизнес-карты стали также заменять наличные средства. Иметь в кошельке физические деньги теперь просто неудобно. Проблемы в следующем:

  • Неудобно: о деньгах бизнеса нужно отчитываться. Чтобы всё было прозрачно, нужно ехать в банк или снимать из кассы — долгий и трудный процесс.
  • Непрозрачно: у ФНС часто возникают вопросы из-за сложности отслеживания наличного оборота. Такой интерес со стороны налоговой может отрицательно сказаться на делах компании.
  • Срочность: иногда деньги нужны внезапно и быстро, их выдача через бухгалтерию занимает много времени и создает дополнительную работу. 

Причины иметь бизнес-карту 

Бизнес-карта, прежде всего, помогает не смешивать личные деньги и средства компании. По истории покупок можно отследить, на что именно были потрачены ресурсы. 

Иногда при расчете по бизнес-карте, например, с поставщиками может потребоваться доверенность.Чтобы это сделать придется подтвердить, что вы действительно сотрудник компании.

С бизнес-картой компания также может: 

  • Контролировать расходы сотрудников: по истории бизнес-карты можно отследить, не злоупотребляет ли сотрудник деньгами компании. 
  • Контролировать лимиты по карте: у вас есть возможность устанавливать лимиты для сотрудников в командировках, чтобы компания не терпела убытки. 
  • Ускорить работу бухгалтерии: бухгалтер потратит несколько часов на выдачу наличных сотруднику, например, в командировку. С бизнес-картой таких проблем нет.
  • Отслеживать, куда уходят деньги: это помогает контролировать расходы компании. В конце месяца вы можете открыть историю по карте и проанализировать, куда больше всего денег было потрачено. Это поможет скорректировать будущие расходы.

А если хочется получать углубленный анализ и без лишней траты времени — подключите сервис Adesk и настройте интеграцию с бизнес-картой. Сервис сам загрузит все операции и соберет из них отчет ДДС, разделив траты и поступления по статьям и проектам. А вы сможете оперативно принять меры, если заметите какие-то аномалии. Попробовать сервис можно бесплатно. 

Виды бизнес-карт 

Помимо дебетовых и кредитных существуют и другие виды бизнес-карт:

  • Моментальные — это неименные карты с бесплатным обслуживанием. Подойдут в основном малому бизнесу.
  • Премиальные — карты с бесплатным обслуживанием при обороте более 100 тысяч рублей в месяц. Кроме того, повышенный лимит на снятие наличных и увеличенный кэшбэк 5%.
  • Ограниченные — можно оплатить только товары определенной категории, которую выставляет собственник. Например, курьеру — только на еду, шоферу — на бензин. Никто из них не сможет на деньги компании купить навороченный велосипед или обновить домашний телевизор.
  • Универсальные — можно оплачивать любые расходы. Нужны в основном для командировок. На карте также можно установить лимит по расходам и предупредить о нем сотрудников.
  • Именные — выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. После увольнения блокируются.
  • Неименные — может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. 

Любой бизнес-картой, кроме именной, может пользоваться каждый сотрудник и даже подрядчик. Вы можете доверить карту любому человеку, но на основании гражданско-правового договора. 

Необязательно заводить пластиковую, виртуальная ей идентична по своему функционалу. В зависимости от количества трат и лимитов можно оформить дебетовую, кредитную, моментальную или премиальную. Они отличаются стоимостью обслуживания, некоторым функционалом и специальными предложениями. 

Оплата бизнес-картой и категории расходов

В целом, бизнес-картой можно оплатить всё, что напрямую связано с работой компании.

Что точно нельзя делать с бизнес-картой 

  • оплачивать личные покупки — автомобили, отдых, подарок маме; 
  • снимать крупные наличные суммы — банк отнесется с подозрением; 
  • выплачивать зарплаты и дивиденды — для этого существуют отдельные средства; 
  • передавать карты для использования посторонним, например, матери или сестре. 

Однако, когда заводите бизнес-карту, то обязуетесь соблюдать несколько важных правил, связанных с законом 115-ФЗ. 

Бизнес-карта и законодательство 

Начнем с того, что 115-ФЗ — это закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Появился в 2001 году для борьбы с отмыванием денег. 

Этот закон обязует банки проверять всех, кто открывает расчетные счета, а также следить за операциями компаний. В противном случае банк лишится лицензии. 

Как избежать блокировки по 115-ФЗ: 

  • Все расходы должны соотносится со сферой деятельности и подтверждаться чеками, накладными. Если это командировка, нужен перечень документов: приказ о командировке и удостоверение на сотрудника, а также установлен суточный лимит. Иначе работник просто не сможет расплачиваться бизнес-картой и после составить отчет.
  • Не превышать установленный лимит внесения наличных, если используете карту для инкассации. В противном случае банк расценит операцию как нелегальную.
  • Не снимать большие суммы денег. Банки устанавливают лимиты на снятие наличных, поскольку нужно убедиться, что средства пошли на бизнес. После снятия крупной суммы банк может потребовать чеки и иные документы.
  • Декларируйте все свои доходы, чтобы не возникли вопросы со стороны ФНС.

Отчет о расходах по бизнес-карте 

За расходы по бизнес-карте отвечает тот сотрудник (сотрудники), который ее использовал. Формат отчетности организация определяет сама. Обычно сотрудник должен написать заявление на использование бизнес-карты. 

Подтвердить расходы можно с помощью: 

  • кассового или товарного чека; 
  • накладной; 
  • акта;
  • договора на оказание услуг или поставку; 
  • бланк строгой отчетности (БСО). 

Кроме того, компании удобно отражать все расходы по бизнес-карте в бухгалтерии, поскольку это облегчит историю с налогами. Обратите внимание, что бухгалтер принимает к учету только оригиналы чеков. 

Если у вас ИП на УСН или патент и не нужно платить НДС, то для подтверждения расходов будет достаточно кассового чека. Главное, чтобы в документе были наименование товара, цена и другие реквизиты в соответствии со статьей 4.7 закона 54-ФЗ. Иначе чек не будет котироваться для отчетности. 

Если же вы платите НДС и является юрлицом, одного чека будет мало. Для отчета нужны акты, накладные или счета-фактуры. Также расходы должны соответствовать вашей деятельности. Тогда к вам не возникнет никаких вопросов.