Есть ли разница между авансом и предоплатой

Предоплата и аванс — это не совсем одно и то же. В обычной жизни эти слова часто используют как синонимы, но для учета есть разница. 

Предоплата — это формат расчета, при котором клиент платит до того, как получил товар, услугу или результат работы. Она может быть полной или частичной.

Например, клиент может оплатить курс целиком до старта обучения, внести 100% за тур до поездки или заранее оплатить производство партии товара. Это будет полная предоплата. Клиент может оплатить и часть суммы до начала работ — это частичная предоплата.

Аванс — это часть будущей оплаты, которую клиент вносит заранее, чтобы забронировать дату, начать проект, закупить материалы, передать задачу в работу или подтвердить договоренности.

Например, заказчик платит 30% перед ремонтом, а остальные 70% — после завершения работ. Эти 30% засчитываются в общую стоимость ремонта, то есть не идут отдельным платежом сверх цены.

Главная разница — в размере и роли платежа: предоплата может закрывать всю стоимость заказа или услуги, а аванс покрывает только часть. При этом для бизнеса оба формата могут быть опасны, если не учитывать особенности работы с ними.

Дальше будем рассказывать о том, как работать именно с предоплатами — ситуациями, когда клиент платит вперед, а бизнесу еще нужно выполнить заказ, оказать услугу или передать результат. Разберем, как не не попадать в кассовые разрывы и не зависеть от чужих денег. Те же правила стоит применять к любому предварительному платежу.

Почему предоплата — не выручка и как из-за этого возникает кассовый разрыв

Предоплата связана с будущими расходами и обязательствами перед клиентом. Эти деньги нужны, чтобы подготовиться к выполнению заказа: закупить материалы, забронировать площадку, оплатить подрядчиков, запустить производство или организовать работу команды. До исполнения обязательств это чужие деньги.

Если случится форс-мажор — исполнитель не сможет выполнить работу или клиент передумает забирать товар либо получать услугу, — предоплату придется вернуть полностью или частично. Размер возврата зависит от условий договора и того, какую часть обязательств компания уже успела выполнить.

Выручка — это деньги, которые бизнес уже заработал: оказал услугу, передал товар, закрыл этап работ или выполнил другие договоренности с клиентом.

Путаница между предоплатой и выручкой часто возникает, когда бизнес смотрит только на движение денег: пришли на счет — значит, заработали. При работе с предоплатами это ошибка. Чтобы видеть реальную выручку, важно понимать разницу между кассовым и начисленным методом.

Кассовый методМетод начисления
Деньги пришли на счет, и компания их зафиксировала как доход, хотя работа еще не сделана.Компания зафиксировала поступление как обязательство перед клиентом.

При методе начисления предоплата отражается как обязательство и переводится в доход только после того, как работа выполнена. Использование кассового метода при работе с предоплатами искажает действительность: на счете есть деньги, в учете — доход, а по факту компания еще ничего не отработала и должна клиенту результат. Это и приводит к кассовым разрывам.

Читайте также: Кассовый метод и метод начисления: когда и какой метод применять в учете

Строительная компания взяла заказ на строительство дома из бруса. Команда берет на себя весь пул работ: от создания проекта и получения разрешений до чистовой отделки. На старте компания получает предоплату, которая ощутимым плюсом оседает на счетах.

Раз деньги есть — они должны работать, поэтому часть полученного аванса владелец фирмы вывел для себя, еще немного реинвестировал в компанию, а также купил важные мелочи для офиса.

Через три месяца деньги заканчиваются, а работы еще много. Команде нужно платить, материалы нужны, а свободных средств уже нет. Как быть?

Можно вложить личные деньги, но тогда минус появится уже в бюджете собственника. Предприниматель решает перекрыть нехватку новым проектом.

Компания берет новый объект и предоплатой за него закрывает обязательства по первому: выплачивает зарплаты, докупает разные мелочи для первого проекта, оплачивает аренду. Еще через три месяца ситуация повторяется, теперь уже с двумя объектами. Каждый следующий клиент не приносит реальный доход, а перекрывает долги перед предыдущим. При этом внешне все выглядит нормально: деньги на счете есть, работа идет.

Так появляется замкнутый круг: новые предоплаты закрывают старые дыры, но не помогают бизнесу выбраться из кассового разрыва.

Чаще в такую зависимость попадают бизнесы с длинным циклом сделки: онлайн-школы, туристические и строительные компании, рекламные и ивент-агентства, производства. Чем больше времени между оплатой и результатом, тем выше вероятность потратить деньги клиента раньше, чем успеть их отработать.

Как правильно учитывать предоплаты

Чтобы не попасть в круговорот предоплат, важно выстроить правильную работу с ними с самого начала. Вот что для этого нужно:

1. Разделяйте предоплаты и заработанные деньги. Например, заведите отдельный счет для предварительных платежей, пусть средства клиента лежат там до момента, пока работа не выполнена. После закрытия этапа или сделки переводите на основной счет и признавайте выручкой.

Если отдельный счет пока неудобен, можно начать с отдельной статьи в учете. Важно в любой момент понимать, какая сумма на счете уже заработана, а какая относится к будущим работам.

2. Признавайте выручку по мере выполнения работы. Необязательно ждать полного выполнения заказа. Если он делится на этапы, выручку можно признавать постепенно: закрыли этап — отразили доход по нему.

Еще можно привязать выручку к расходам: закупили материалы на 200 000 ₽ — признали 200 000 ₽ из предоплаты доходом. Такой подход дает реалистичную картину финансов и помогает бизнесу работать без риска потратить неотработанные деньги.

Читайте также: Считаем деньги бизнеса правильно: что такое оборот и выручка и чем они отличаются

3. Ведите платежный календарь. Предоплата может прийти сегодня, а основные расходы на выполнение заказа появятся через две недели, месяц или три. Платежный календарь показывает, когда именно понадобятся деньги и хватит ли текущего остатка на будущие обязательства.

В календарь стоит заносить не только аренду, зарплаты и налоги, но и расходы по уже оплаченным заказам: материалы, подрядчиков, логистику, площадки, оборудование, комиссии, возможные возвраты.

Без платежного календаря кассовый разрыв часто кажется внезапным. На деле его можно было увидеть заранее: деньги пришли раньше, чем появились основные расходы, и бизнес успел их потратить.

Читайте также: Кассовые разрывы в бизнесе: как избежать с помощью платежного календаря Adesk

4. Следите за задолженностями. При предоплатах важно держать под контролем дебиторку (нам должны) и кредиторку (мы должны). Делать это можно с помощью отчета о задолженностях.

Регулярный контроль помогает видеть реальное положение компании, а не только остаток на счете. Баланс может показывать миллион рублей, но если большая часть этой суммы относится к незакрытым заказам, свободных денег у бизнеса намного меньше.

⚠️ И отчет о задолженностях, и платежный календарь можно составить самостоятельно в Excel или Google Sheets, но если не хочется собирать таблицы с нуля, используйте готовые шаблоны Adesk. В них останется только внести свои данные — структура и формулы уже настроены.

Скачать отчет и календарь можно по этой ссылке — там вы найдете и другие полезные шаблоны для бизнеса: ДДС, ОПиУ, финмодель.

5. Закладывайте резерв под возвраты. В бизнесе с предоплатами возвраты не должны быть неожиданностью, однако они могут стать неприятностью и ударом по бюджету, если не предусмотрен резерв.

Часть предоплат стоит заранее откладывать на такие случаи. Размер «возвратного» запаса зависит от сферы, условий договора и статистики по прошлым клиентам.

Например, если онлайн-школа знает, что часть учеников регулярно просит возврат после старта курса, эти деньги нельзя считать свободными. Их нужно держать отдельно, чтобы один возврат не ломал платежи по зарплатам, аренде и подрядчикам.

Читайте также: Резервный фонд: зачем и как бизнесу откладывать «на черный день»

6. Ведите учет по проектам и заказам. Для каждого проекта нужен отдельный бюджет. В нем должно быть видно, сколько денег пришло, сколько уже потрачено и сколько еще предстоит потратить на выполнение заказа.

Когда все поступления и расходы сваливаются в одну кучу, сложно понять, какие деньги уже заработаны, а какие только лежат на счете до будущих расходов.

Детализация по проектам помогает вовремя заметить, где один заказ начинает финансировать другой. Например, предоплатой нового клиента компания закрывает расходы по старому проекту — это первый сигнал приближающегося кассового разрыва..

Что делать, если уже попали в ловушку

Если компания уже живет от предоплаты до предоплаты — нужно действовать незамедлительно:

Перестаньте тратить предоплаты как свободные деньги. Не со следующего проекта и не с 1 января, а прямо сейчас: пока обязательства перед клиентом не выполнены, предоплата не должна уходить на необязательные расходы.

Пересмотрите расходы. Откажитесь от всего, что не влияет на результат работы: сократите закупку канцелярии, уберите необязательные траты за счет компании, отложите корпоративные мероприятия. Это временные меры — вернуться в привычный ритм можно будет, как только ситуация стабилизируется.

Поговорите с командой и честно расскажите о ситуации. Объясните, какие меры вводятся временно: заморозка бонусов, пересмотр необязательных расходов, перенос внутренних проектов. Так команда будет понимать, что происходит и зачем нужны ограничения.

Читайте также: Как предпринимателю говорить и поддерживать команду в кризис

Не выводите дивиденды. Когда компания находится в убытке, дивиденды лучше не выводить. Стоит подождать, пока ситуация стабилизируется и не будет рисков для нового кассового разрыва.

Поговорите с текущими клиентами. Возможно, они смогут раньше перечислить компании оставшуюся часть оплаты, чтобы не пришлось закрывать кассовый разрыв новыми предоплатами. Этот метод не всегда работает, но — попытка не пытка.