С этого момента все пошло не так

Попасть в зависимость от авансов может любая компания, которая работает по предоплате. Но особенно подвержены этому недугу бизнесы, в которых срок закрытия сделки длинный: IT-компании, строительные фирмы, юридические конторы – то есть все те предприятия, в которых от предоплаты до сдачи работы могут пройти месяцы, а то и годы. 

Почему так происходит? Потому что в таких компаниях работа растягивается на долгий срок, но до дня X, когда сделка будет закрыта, нужно оплачивать аренду, налоги, выдавать сотрудникам зарплаты. Аванса от клиента вряд ли на все это хватит. 

Строительная компания возводит дома из бруса. Команда берет на себя весь пул работ: от создания проекта и получения разрешений до чистовой отделки. На старте компания получает предоплату, которая ощутимым плюсом оседает на счетах. Раз деньги есть – они должны работать, поэтому часть полученного аванса владелец фирмы вывел для себя, еще немного инвестировал в компанию, а также купил важные штуки для офиса.

Прошло 3 месяца. От аванса ничего не осталось, а работы – непочатый край. При этом платить зарплату команде нужно прямо сейчас, ровно как и оплачивать офис. А еще иногда приходится докупать что-то для стройки на объекте. Но денег-то нет – как быть?  

Можно вложить из своих, но тогда в личном бюджете собственника образуется минус. Перекрыть нехватку средств предприниматель решает новым проектом. Компания получает в работу еще один объект, а авансом от него латает дыры в бюджете: выплачивает зарплаты, докупает разные мелочи для первого проекта, оплачивает аренду. 

Рано или поздно строительная фирма окажется в той же точке – когда работы еще много, а денег от предоплаты уже не осталось. Это замкнутый круг, в котором каждый новый клиент будет перекрывать своим авансом образовавшийся убыток.

Чтобы посмотреть, не попала ли ваша компания в порочный круг авансов, можно суммировать деньги на счетах, кредиторку и дебиторку

Конечно, мы привели очень простой пример – он объясняет природу авансов и их возможное влияние на компании. В реальности всё намного сложнее: компании ведут сразу несколько проектов, сваливают все финансы в кучу и становится непонятно – это предоплаты или окончательный расчет, можно их тратить или еще нет?

Что делать, чтобы не попасть в круговорот авансов

Если ваш бизнес не попал в этот круговорот предоплат, желаем, чтобы так и оставалось. А чтобы минимизировать риски, берите на заметку эти 7 правил:

  1. Не тратьте деньги, которые еще не заработали. Оставляйте аванс на счету, пока не исполните все обязательства со своей стороны – окажете услугу или отгрузите товар. Самый безопасный вариант – хранить предоплаты на отдельном счете и вводить их в компанию уже после закрытия сделки. 
  2. Детализируйте информацию по проектам. Ведите учет расходов и доходов с привязкой к каждому конкретному заказу и составляйте бюджет по каждому клиенту: сколько планируете потратить, когда и в каком размере запланированы поступления. Так вы будете видеть картину целиком и сможете держаться в рамках. 
  3. Правильно признавайте выручку. В идеале признавать деньги от клиентов нужно уже после закрытия сделки, но так получается не всегда – бизнесу нужно на что-то жить, да и оказание услуги часто сопровождается тратами. В таких случаях можно признавать выручку поэтапно: сделали строительный проект – признали выручку, поставили коробку дома – признали еще часть. Также можно отталкиваться от расходов, понесенных в процессе: закупили материалов на 200 000 – признали выручкой 200 000 из аванса. 
  4. Заведите резервные фонды. Часть от выручки отправляйте «в копилку», которая выручит в случае форс-мажоров и поможет «заткнуть» дыру, если образуется кассовый разрыв. Так компания будет более устойчивой и готовой к неожиданным тратам. 
  5. Заранее продумывайте все детали. Долгосрочные проекты очень сложные еще и с точки зрения договоренностей – не всегда получается оценить все этапы работы и разные нюансы. В итоге компании-исполнители оказываются в ситуации, когда всплыли какие-то непредвиденные траты, а клиент отказывается их покрыть, ссылаясь на условия договора. Чтобы такого не было, заранее предусмотрите подобные ситуации в соглашении.
  6. Правильно мотивируйте сотрудников. Чтобы проект не растягивался, важно заинтересовать команду делать работу быстро и качественно. Можно, например, выплачивать бонусы только после полного закрытия сделки. 
  7. Планируйте! Траты и поступления лучше продумывать заранее, если это возможно. Аренду, например, можно прогнозировать даже на полгода вперед, а поступления денег от клиента спланировать исходя из условий договора. Платежный календарь поможет понять, сколько денег нужно компании и хватит ли того, что есть, на предстоящие обязательные платежи. Вести такой календарь можно в таблицах или в специальном сервисе финансового учета.

А если бизнес уже в круговороте авансов

Если вас уже засосало в этот круговорот и компания живет от предоплаты до предоплаты – нужно действовать незамедлительно:

  1. Прямо сейчас начните правильно распоряжаться деньгами. Не со следующего проекта, не с 1 января, а прямо в этот момент. Запретите себе тратить средства, пока не закроете сделку. 
  2. Перейдите в режим экономии. Выбраться из круговорота авансов поможет оптимизация расходов. Откажитесь от всего, что не навредит результату работы: сократите количество закупаемой канцелярии, не заказывайте пирожные на всю команду за счет компании и отложите празднование дня рождения фирмы. Если не сделать этого сейчас – возможно потом праздновать будет нечего. Это все временные меры – вернуться в привычный ритм можно будет сразу, как ситуация стабилизируется. 
  3. Поговорите с командой и честно расскажите о ситуации. Предупредите, что временно вы не сможете выплачивать бонусы и, возможно, будут задержки зарплаты. Да, звучит не слишком человечно, но в перспективе это поможет вам сохранить компанию, а сотрудникам – рабочие места. 
  4. Не выводите дивиденды. Сейчас ваша компания находится в убытке – это не лучшее время для вывода дивидендов. Стоит подождать, пока ситуация наладится и с чистой совестью забирать деньги из бизнеса. 
  5. Поговорите с текущими клиентами. Возможно, они смогут раньше выплатить вам остатки денег, чтобы не пришлось перекрывать убытки новыми авансами. Не всегда этот метод работает, но – попытка не пытка.