Краткая справка по Google Sheets 

Google-таблицы – это, по сути, облачная версия привычных таблиц изпакета Microsoft Office. Облачные таблицы позволяют организовать совместный доступ к документу, не исчезнут, если полетит операционная система на компьютере и не требуют постоянного создания резервных копий – в любой момент можно «откатить» документ к предыдущей версии. 

Гугл-таблицы – отличный инструмент для предпринимателей и хорошая альтернатива Excel. Собственники бизнеса успешно используют его для работы с финансами: учета расходов и доходов, расчета зарплат или построения отчетов. Но существуют сервисы, которые помогают автоматизировать большую часть табличной рутины, например, Adesk.

Внесение данных

Google Sheets

В гугл-таблицах, хоть они и круто отличаются от классического Excel, данные все еще вносятся вручную. Купили кофе по корпоративной карте – внесли 200 рублей в таблицу, обновили запас бумажных полотенец в офисе – записали еще 1 500 рублей. Чтобы операции не терялись, вносить их нужно «по горячим следам» или раз в неделю брать выписки из банков и сверяться с ними. 

Если операций за неделю было 5-7 – ничего сложного, а если 50 или даже 100? Тогда можно смело выделять пару часов только на разнесение операций в таблицу – и это только на денежные операции. А еще есть обязательства, товары, амортизация… Про отчеты и аналитику тут даже не говорим – речь лишь о механической работе с цифрами.  

Adesk

В Adesk тоже можно вносить операции вручную – некоторые наши пользователи принципиально выбирают такой вариант. Но если лишнего времени у вас нет, можно подключить интеграцию с банками, чтобы каждое движение денег по счетам автоматически попадало в сервис. 

Сервис интегрируется со всеми популярными банками, но если вашего в списке нет, можно загружать данные через импорт банковской выписки. Это, конечно, требует нескольких ручных действий, но это не идет ни в какое сравнение с ручным разнесением операций в таблицу. 

Автоматизация

Google Sheets

В таблицах, даже в облачных, автоматизации как таковой нет – можно настроить синхронизацию между листами или изучить макросы, чтобы сэкономить время на однотипных действиях. Но, во-первых, с этим нужно сначала разобраться, во-вторых – экономии времени такая «автоматизация» практически не даст. Большую часть действий все равно придется делать вручную, а это повышает вероятность ошибок. 

Adesk

Кроме автоматической загрузки операций в систему, Adesk помогает минимизировать работу с этими операциями – нужно только один раз настроить правила автоматизации, и каждой транзакции будет автоматически присваиваться нужная статья, проект или контрагент. 

При необходимости можно «сказать» сервису, чтобы определенные операции он разбивал на несколько частей – это удобно, когда несколько расходов или поступлений проходят по счету общей суммой. Например, выплата зарплаты происходит одной операцией, но ее можно распределить на несколько проектов. 

А еще в Adesk есть искусственный интеллект – он постепенно обучается и со временем сможет сам предлагать статьи расходов по операциям, для которых не установлены правила автоматизации. 

Интеграция и создание единой бизнес-системы

Google Sheets

Включить таблицы в бизнес-процессы компании можно, но нужно понимать – это не облегчит, а скорее усложнит аналитику и работу в целом. Можно создать какие-то простые интеграции, но они едва ли облегчат финучет. 

Adesk

Adesk интегрируется со всеми популярными банками, а также с CRM-системами и интернет-эквайрингами. Через сервис Albato можно создать нетипичные интеграции. Если Adesk нужно внедрить в уже выстроенную бизнес-систему, поможет открытый и хорошо задокументированный API. 

Adesk интегрируется с CRM-системами и всеми популярными банками, а еще, к сервису можно подключить карту физлица

Права доступа

Google Sheets

В гугл-таблицах права доступа к документу регулируются на трех уровнях: читатель, комментатор и редактор. При этом нельзя, например, открыть доступ только к одному листу или скрыть, скажем, данные из отчета ДДС. 

Выход, конечно, есть – можно создать несколько таблиц и разделять информацию на «общественную» и конфиденциальную, но для ведения финучета это неудобно. 

Adesk

В Adesk вы сами решаете, какие права доступа будет иметь конкретный сотрудник. Можно, например, скрыть остаток денег на счетах, запретить изменение или удаление операций, закрыть доступ к отчетам. 

Отчеты и аналитика

Google Sheets

Финансовые отчеты в гугл-таблицах строить, конечно, можно – и ДДС, и ОПиУ, и любые другие. Но тут появляется проблема настройки, к которой добавляется специфичность отчетов. Нужно знать о способах признания расходов и доходов, формулах расчета рентабельности или чистой прибыли, нюансах ведения учета по проектам и так далее. 

При этом Google Sheets дает неограниченные возможности по кастомизации финансовых отчетов – нужно только выделить время и освоить навыки работы с таблицами. Правда большинству компаний такие кастомизированные отчеты не нужны, или нужны не настолько, чтобы тратить на настройку по несколько часов в день. 

Тем не менее, гугл-таблицы могут быть хорошим подспорьем для собственников, которые ведут специфический учет – тут можно фиксировать номера кадровых документов или, скажем, инвентарные номера офисной мебели. 

Adesk

В Adesk по умолчанию включены все необходимые управленческие отчеты, а также дополнительные инструменты – анализ расходов, учет дебиторки и кредиторки, основных средств, кредитов, бюджетирование и план-факт анализ. Вам не нужно ничего делать дополнительно – Adesk умеет строить всю аналитику на основе тех данных, которые загружены в сервис. Никаких танцев с бубном, сложных формул и 10 таблиц. 

А еще отчеты имеют разные возможности конфигурации, чтобы вы могли взглянуть на данные с разных углов. Например, движение денег можно смотреть по статьям, по контрагентам, по счетам или проектам. 

На основании данных о поступлениях и выплатах, сервис строит отчет в разных форматах, чтобы было удобнее анализировать движение денежных средств

В сервисе сделан большой упор на визуализацию данных, ведь нельзя управлять тем, что не видишь. Мы стараемся визуализировать все, что можно – это позволяет легко находить какие-то аномалии в финансах. 

Исправление ошибок

Google Sheets

Один из серьезных недостатков таблиц – хоть Google, хоть Excel – высокий риск ошибок. Так как все данные вносятся вручную, добавить к сумме лишний ноль или поставить не туда запятую очень легко. А еще, легко такую ошибку не заметить и этим сильно исказить результат учета. Если отчетом пользуется сразу несколько человек, риск ошибок возрастает кратно и также кратно снижается вероятность оперативно отыскать и исправить неточности.  

Если закрались сомнения в корректности данных, на поиски ошибки может уйти и пара минут, и пара часов – зависит от масштабов таблицы. И хотя Google Sheets позволяют «откатить» таблицу к предыдущей версии, это не слишком помогает в устранении и профилактике ошибок. 

Adesk

Так как операции в сервис попадают сами – через выписку или интеграцию с банком, вероятность ошибки снижается в разы. Иногда бывают накладки со стороны банка, но они быстро диагностируются и устраняются с помощью сверки остатков. 

Сверка покажет, какие операции и почему не попали в сервис и вы быстро сможете это исправить. А еще, есть лента действий пользователей, чтобы было видно, кто и что сделал в Adesk. Если была допущена ошибка – любое действие можно отметить. 

Другие возможности

Google Sheets

В теории в гугл-таблицах можно вести бюджеты, учет задолженностей, составлять платежный календарь, строить отчеты, но все это сначала придется настроить вручную, а потом также вручную заполнять – автоматизации-то нет. 

Есть вещи, реализовать которые очень сложно, например, составление наглядного графика корреляции между расходами и выручкой компании. 

Adesk

В Adesk есть все необходимые для предпринимателя инструменты, а гибкие настройки позволяют кастомизировать сервис под деятельность конкретной компании. 

Основные возможности:

  • Отчеты ДДС и ОПиУ
  • Анализ задолженностей
  • Платежный календарь 
  • Бюджетирование и план-факт анализ
  • Анализ расходов
  • Согласование платежей
  • Учет товаров и запасов
  • Учет кредитов и основных средств.
  • Дашборд с наглядными графиками. 

А еще мы постоянно выпускаем обновления, чтобы сделать учет еще комфортнее и информативнее.